✅ Approbations de document

« Rendez-le officiel, gardez-le auditable. »
Recueillez des traces d'approbation pour les politiques, risques et autres documents critiques.

Les approbations de document fournissent un enregistrement auditable indiquant quel manager ou quelle partie prenante a approuvé quelle version d'un document (par ex. politiques, acceptation de risque, comptes-rendus de réunion).

Lorsqu'une nouvelle version est attribuée et que le type de document dispose d'un workflow d'approbation configuré (par ex. politiques et procédures), les étapes d'approbation apparaissent avec les boutons Approuver et Rejeter.

1️⃣ Approuver ou rejeter un document

• Si aucun utilisateur n'est préassigné pour la première étape, vous verrez les boutons Approuver et Rejeter pour naviguer entre les phases d'approbation.
• Lors de votre première approbation/rejet, vous serez invité à configurer l'authentification à deux facteurs (2FA) via un code QR (Authy, Google Authenticator, Microsoft Authenticator).
• Une fois configurée, les approbations futures ne nécessiteront que le code à 6 chiffres.

2️⃣ Configurer les étapes d'approbation et les notifications

Les étapes d'approbation peuvent être personnalisées par document à l'aide de l'option Configurer les étapes d'approbation.

1. Étape et approbateurs – Assignez qui peut approuver/rejeter chaque étape. Les approbateurs reçoivent une invitation automatique une fois l'étape atteinte. Si aucun utilisateur n'est configuré, n'importe qui peut approuver cette étape.
2. Liste de notification – Sélectionnez les utilisateurs ou contacts externes à informer lorsqu'une étape est atteinte (lecture seule).
3. Ajouter une étape – Insérez de nouvelles phases selon les besoins.
4. Notifications d'approbation finale – Définissez qui est notifié lorsque le document est entièrement approuvé.
5. Type d'approbation – Choisissez Statique (aucune modification pendant l'approbation) ou Dynamique (modifications autorisées pendant l'approbation).
6. Interdire le même utilisateur pour plusieurs étapes – Empêche une même personne d'approuver plusieurs phases.
7. L'enregistrement réinitialise les approbations en cours – Réinitialise à l'étape 1 toutes les approbations existantes de cette version.
8. Copier depuis – Importer la configuration des étapes depuis une autre configuration.

3️⃣ Étapes d'approbation par défaut selon le type de document

Vous pouvez définir des workflows d'approbation par défaut pour tous les documents d'un certain type dans Types de documents et modèles.

• Afficher les étapes d'approbation – Active les phases d'approbation statiques, où aucune modification n'est autorisée pendant l'approbation.
• Étapes dynamiques – Permet des mises à jour pendant l'approbation (utile en gestion de la qualité ou lorsque vous devez continuer à collecter des informations pendant le flux d'approbation).
• Modifier les étapes – Ouvre le même écran de configuration que ci-dessus.

4️⃣ Mes approbations de document

Chaque utilisateur peut consulter ses approbations en attente dans Mes approbations de document.

5️⃣ Demandes de révision de document

Depuis le bouton Plus dans la vue du document, sélectionnez Demander une révision de document.

• Ces tâches de révision apparaissent dans Ma conformité sous Tâches.
• Idéal pour les approbations ponctuelles ou les revues par les pairs.

6️⃣ Bonnes pratiques

• 🔐 Activez la 2FA tôt pour rationaliser les approbations.
• 👥 Utilisez des groupes plutôt que des individus lors de l'assignation des approbateurs.
• 📩 Configurez des notifications afin que les parties prenantes restent informées sans avoir besoin de droits d'approbation.
• 🚨 Évitez les conflits d'intérêts en interdisant qu'un même utilisateur intervienne sur plusieurs étapes.
• 📝 Documentez votre politique d'approbation à l'intention des auditeurs.

🎯 Liste de contrôle visuelle

• 2FA configurée pour les approbateurs
• Workflow d'approbation attribué
• Notifications configurées pour les parties prenantes clés
• Valeurs par défaut du type de document alignées
• Approbations en attente vérifiées dans Mes approbations de document
• Demandes de révision suivies dans Ma conformité

Mis à jour le : 15/07/2026