👥 Contacts externes

« Restez connecté sans accès complet. »
Impliquez des parties prenantes externes dans les approbations, distributions et mises à jour — sans nécessiter de connexion.

Tous les collaborateurs n'ont pas besoin d'un accès complet au système de gestion documentaire de Brainframe. Pour répondre à ce besoin, Brainframe fait la distinction entre les utilisateurs de l'espace de travail et les contacts externes.

1️⃣ Que sont les contacts externes ?

Les contacts externes :

• N'ont pas besoin de se connecter.
• Peuvent tout de même être inclus dans des workflows spécifiques, tels que :
• 📩 Recevoir des notifications (par ex. approbations de politique).
• 📤 Participer aux distributions de documents.
• 🔔 Être informés des mises à jour importantes sans nécessiter d'accès à l'espace de travail.

2️⃣ Configuration des contacts externes

L'écran Configuration des contacts externes offre une grande flexibilité pour gérer les parties prenantes qui ne sont pas des utilisateurs.

1. 📥 Importer – Téléversez des contacts à l'aide d'un modèle de fichier Excel.
2. ✍ Création manuelle – Définissez le nom, l'e-mail et des étiquettes facultatives.
3. 🏷 Étiquetage – Organisez les contacts par département, rôle ou projet pour une sélection rapide dans les notifications.
4. 🛠 Modifier ou supprimer – Gardez les listes de contacts à jour à mesure que les rôles ou les projets évoluent.

3️⃣ Bonnes pratiques

• 📌 Utilisez les étiquettes de façon stratégique — regroupez les contacts externes par fonction (par ex. « Fournisseurs », « Auditeurs ») pour une sélection plus rapide.
• 🧾 Gardez les listes de contacts propres — supprimez les entrées obsolètes pour rester conforme et réduire le bruit.
• 🔐 Limitez l'usage externe — n'impliquez les contacts externes que dans les workflows nécessaires afin de réduire l'exposition.
• 📊 Suivez l'engagement — examinez la fréquence à laquelle les contacts externes sont inclus dans les approbations ou les distributions.

🎯 Liste de contrôle visuelle

• Étiquettes définies pour les départements ou rôles
• Contacts externes obsolètes supprimés
• Workflows d'approbation testés avec des contacts externes
• Utilisation de la licence surveillée pour les contacts externes

Mis à jour le : 15/07/2026