📤 Anfragen zum Hochladen von Dokumenten

„Laufen Sie Nachweisen nicht mehr hinterher — lassen Sie sie zu sich kommen."
Fordern, verfolgen und speichern Sie Compliance-Nachweise einfach am richtigen Ort.

1️⃣ Warum Upload-Anfragen verwenden?

Das Sammeln von Compliance-Nachweisen für Audits bedeutet oft, Kollegen oder Lieferanten über E-Mails, Anrufe und Chat-Tools hinterherzulaufen.
📌 Brainframe vereinfacht dies, indem Sie Anfragen zum Hochladen von Dokumenten direkt aus dem Zielordner senden können:

• Anfragen können an jeden Kontakt mit einer E-Mail-Adresse gesendet werden.
• Uploads werden automatisch im richtigen Ordner gespeichert.
• Sie werden benachrichtigt, wenn Uploads abgeschlossen sind oder eine Nachverfolgung erforderlich ist.

2️⃣ Eine Upload-Anfrage erstellen

Wählen Sie im gewünschten Ordner Hochladen einer Datei anfordern.

üllen Sie das Formular aus:

1. Name des Empfängers
2. E-Mail des Hochladenden – Adresse, an die die Anfrage gesendet wird.
3. Beschreibung – In der Einladung enthaltene Anweisungen (z. B. „Bitte laden Sie die unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung hoch").
4. Wiederkehrende Erinnerung – Aktivieren, wenn periodisch Nachweise benötigt werden, mit konfigurierbarer Häufigkeit.
5. Anhang hinzufügen (optional) – Eine unterstützende Datei beifügen (z. B. eine auszufüllende Vorlage).

3️⃣ Nachverfolgung von Nachweisanfragen

Bei der Erstellung generiert Brainframe automatisch ein Upload-Anfrage-Dokument im selben Ordner, mit dem Sie Ihre Anfragen verfolgen können.

1. Die Upload-Anfrage selbst.
2. Anhänge werden gespeichert und mit der Anfrage verknüpft.
3. Metadaten der Anfrage.
4. Ein Link, den Sie bei Bedarf kopieren und erneut an einen anderen Kontakt außerhalb von Brainframe senden können.
5. Kommentare & Aktivitäten protokolliert, wer wann benachrichtigt wurde. Bei wiederkehrenden Anfragen wird hier die gesamte einzelne Aktivität erfasst.

4️⃣ Anfrage-E-Mail und Upload-Seite

Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit:

• Ihrer Beschreibung.
• Etwaigen angehängten Dateien.
• Einem sicheren Upload-Link.

Beim Anklicken öffnet der Link eine sichere Upload-Seite, auf der Dateien abgelegt oder ausgewählt werden können.

5️⃣ Bestätigung des Uploads

Sobald der Upload abgeschlossen ist:

• Erhalten sowohl der Anfragende als auch der Hochladende eine Bestätigungs-E-Mail.
• Wird ein Link zur hochgeladenen Datei beigefügt.
• Wird das Upload-Anfrage-Dokument automatisch mit dem Nachweis im selben Ordner verknüpft.

6️⃣ Bewährte Praktiken

• 📌 Verwenden Sie wiederkehrende Anfragen für periodische Nachweise (z. B. vierteljährliche Zugriffsüberprüfungen).
• 💡 Fügen Sie stets eine klare Beschreibung hinzu, um Hin-und-her-Kommunikation zu reduzieren.
• 🔍 Nutzen Sie Kommentare & Aktivitäten, um zu belegen, wann und von wem Nachweise erbracht wurden.
• ✅ Archivieren Sie abgeschlossene Anfragen, um Ihre Ordner übersichtlich zu halten.

🎯 Visuelle Checkliste

• Upload-Anfrage aus Ordner erstellt
• Kontakt hat E-Mail-Einladung erhalten
• Nachweis hochgeladen und verknüpft
• Wiederkehrende Erinnerung bei Bedarf aktiviert
• Anfrage nach Abschluss archiviert

Aktualisiert am: 14/07/2026