📤 Demandes de téléversement de documents

« Arrêtez de courir après les preuves — laissez-les venir à vous. »
Demandez, suivez et stockez facilement les preuves de conformité au bon endroit.

1️⃣ Pourquoi utiliser les demandes de téléversement ?

Collecter des preuves de conformité pour les audits signifie souvent courir après des collègues ou des fournisseurs via des e-mails, des appels et des outils de messagerie.
📌 Brainframe simplifie cela en vous permettant d'envoyer des demandes de téléversement de documents directement depuis le dossier cible :

• Les demandes peuvent être envoyées à n'importe quel contact disposant d'une adresse e-mail.
• Les fichiers téléversés sont automatiquement enregistrés dans le bon dossier.
• Vous êtes notifié lorsque les téléversements sont terminés ou si un suivi est nécessaire.

2️⃣ Créer une demande de téléversement

Depuis le dossier souhaité, sélectionnez Demander le téléversement d'un fichier.

emplissez le formulaire :

1. Nom du destinataire
2. E-mail du téléverseur – Adresse à laquelle la demande est envoyée.
3. Description – Instructions incluses dans l'invitation (par ex. « Veuillez téléverser l'accord de confidentialité signé »).
4. Rappel récurrent – Activez cette option si des preuves sont nécessaires périodiquement, avec une fréquence configurable.
5. Ajouter une pièce jointe (facultatif) – Inclure un fichier de support (par ex. un modèle à compléter).

3️⃣ Suivi des demandes de preuves

Une fois créée, Brainframe génère automatiquement un document de demande de téléversement dans le même dossier, vous permettant de suivre vos demandes.

1. La demande de téléversement elle-même.
2. Les pièces jointes sont enregistrées et liées à la demande.
3. Les informations de métadonnées de la demande.
4. Un lien que vous pouvez copier et renvoyer à un autre contact en dehors de Brainframe si nécessaire.
5. Commentaires et activité enregistre qui a été notifié et quand. Pour les demandes récurrentes, toute l'activité individuelle sera enregistrée ici.

4️⃣ E-mail de demande et page de téléversement

Les destinataires reçoivent un e-mail contenant :

• Votre description.
• Tout fichier joint.
• Un lien de téléversement sécurisé.

Une fois cliqué, le lien ouvre une page de téléversement sécurisée où les fichiers peuvent être déposés ou sélectionnés.

5️⃣ Confirmation du téléversement

Une fois le téléversement terminé :

• Le demandeur et le téléverseur reçoivent tous deux un e-mail de confirmation.
• Un lien vers le fichier téléversé est inclus.
• Le document de demande de téléversement est automatiquement lié à la preuve dans le même dossier.

6️⃣ Bonnes pratiques

• 📌 Utilisez les demandes récurrentes pour les preuves périodiques (par ex. revues d'accès trimestrielles).
• 💡 Incluez toujours une description claire pour réduire les allers-retours.
• 🔍 Utilisez Commentaires et activité pour prouver quand et par qui la preuve a été fournie.
• ✅ Archivez les demandes complétées pour garder vos dossiers propres.

🎯 Liste de contrôle visuelle

• Demande de téléversement créée depuis le dossier
• Le contact a reçu l'invitation par e-mail
• Preuve téléversée et liée
• Rappel récurrent activé si nécessaire
• Demande archivée après achèvement

Mis à jour le : 14/07/2026