📤 Verzoeken om documenten te uploaden

"Stop met achter bewijs aanjagen — laat het naar u toe komen."
Vraag eenvoudig compliancebewijs aan, volg het en bewaar het op de juiste plek.

1️⃣ Waarom uploadverzoeken gebruiken?

Het verzamelen van compliancebewijs voor audits betekent vaak dat u collega's of leveranciers moet achtervolgen via e-mails, telefoontjes en chattools.
📌 Brainframe vereenvoudigt dit doordat u verzoeken om documenten te uploaden rechtstreeks vanuit de doelmap kunt versturen:

• Verzoeken kunnen worden verstuurd naar elk contact met een e-mailadres.
• Uploads worden automatisch in de juiste map opgeslagen.
• U wordt op de hoogte gesteld wanneer uploads zijn voltooid of wanneer opvolging nodig is.

2️⃣ Een uploadverzoek aanmaken

Selecteer vanuit de gewenste map Uploaden van bestand aanvragen.

ul het formulier in:

1. Naam van de ontvanger
2. E-mail van de uploader – Adres waarnaar het verzoek wordt gestuurd.
3. Beschrijving – Instructies opgenomen in de uitnodiging (bijv. "Upload de ondertekende NDA").
4. Terugkerende herinnering – Schakel dit in als er periodiek bewijs nodig is, met instelbare frequentie.
5. Bijlage toevoegen (optioneel) – Voeg een ondersteunend bestand toe (bijv. een in te vullen sjabloon).

3️⃣ Bewijsverzoeken volgen

Bij het aanmaken genereert Brainframe automatisch een Uploadverzoek-document in dezelfde map, zodat u uw verzoeken kunt volgen.

1. Het uploadverzoek zelf.
2. Bijlagen worden opgeslagen en aan het verzoek gekoppeld.
3. Metagegevens van het verzoek.
4. Een link die u kunt kopiëren en indien nodig opnieuw naar een ander contact buiten Brainframe kunt sturen.
5. Opmerkingen en activiteit registreert wie wanneer is geïnformeerd. Bij terugkerende verzoeken wordt alle individuele activiteit hier vastgelegd.

4️⃣ Aanvraagmail en uploadpagina

Ontvangers krijgen een e-mail met:

• Uw beschrijving.
• Eventuele bijgevoegde bestanden.
• Een beveiligde uploadlink.

Bij het klikken opent de link een beveiligde uploadpagina, waar bestanden kunnen worden neergezet of geselecteerd.

5️⃣ Bevestiging van de upload

Zodra de upload is voltooid:

• Ontvangen zowel de aanvrager als de uploader een bevestigingse-mail.
• Wordt een link naar het geüploade bestand opgenomen.
• Wordt het Uploadverzoek-document automatisch gekoppeld aan het bewijs in dezelfde map.

6️⃣ Best practices

• 📌 Gebruik terugkerende verzoeken voor periodiek bewijs (bijv. driemaandelijkse toegangsreviews).
• 💡 Voeg altijd een duidelijke beschrijving toe om heen-en-weer-gemail te beperken.
• 🔍 Gebruik Opmerkingen en activiteit om te bewijzen wanneer en door wie bewijs is geleverd.
• ✅ Archiveer voltooide verzoeken om uw mappen overzichtelijk te houden.

🎯 Visuele checklist

• Uploadverzoek aangemaakt vanuit map
• Contact heeft e-mailuitnodiging ontvangen
• Bewijs geüpload en gekoppeld
• Terugkerende herinnering ingeschakeld indien nodig
• Verzoek gearchiveerd na voltooiing

Bijgewerkt op: 14/07/2026