📢 Dokumentenverteilung

"Die richtigen Dokumente an die richtigen Personen."
Verteilen Sie genehmigte Richtlinien, Verfahren und wichtige Informationen sicher — intern und extern.

1️⃣ Warum Verteilungen verwenden?

Das primäre Ziel dieses Moduls ist die Vereinfachung der Verteilung wesentlicher Dokumente innerhalb Ihrer Organisation und an externe Partner wie Berater und Prüfer.

Durch die Verwendung von Verteilungen stellen Sie sicher, dass:

1. Alle Zugriff auf die neuesten Versionen haben.
2. Sie einen Überblick darüber haben, wer die Dokumente gelesen hat.
3. Sie stundenlange Arbeit sparen, da Sie während eines Audits nicht mehr hinter Dokumenten herlaufen müssen.

2️⃣ Was ist eine Verteilung?

Eine Verteilung ist eine zusammengestellte Sammlung von Dokumenten, die einem gemeinsamen Zweck dienen, wie z. B.:

• Richtlinien
• Verfahren
• Einarbeitungsmaterialien
• Sicherheits- & Datenschutzschulungen
• Rechtliche Kundendokumente

💡 *Verteilungen helfen dabei, Informationen zu zentralisieren und den Nachweis der Kenntnisnahme zu gewährleisten. *

3️⃣ Schritte zum Erstellen einer Verteilung

① Verteilung hinzufügen

• Öffnen Sie das Menü Verteilungen.
• Klicken Sie auf Verteilung hinzufügen.

1. Titel – benennen Sie Ihre Verteilung (z. B. Richtlinien).
2. Nachweis – aktivieren Sie die Lese-/Genehmigungsverfolgung.
3. Benutzerdefinierter Text – fügen Sie eine persönliche Nachricht hinzu, die an die Empfänger gesendet wird.
4. Passwortschutz – standardmäßig sind Verteilungen über den bereitgestellten Link zugänglich. Für sensible Verteilungen (z. B. Sammlung von Prüfungsnachweisen) können Sie den Link mit einem Passwort schützen und dieses auf einem anderen Weg übermitteln (z. B. per SMS).

② Kategorien

Definieren Sie auf dem nächsten Bildschirm Kategorien zur Gruppierung von Dokumenten.

1. Mehrere Kategorien möglich.
2. Kategorien können entfernt werden (Dokumente werden getrennt, aber nicht gelöscht).
3. Neue Kategorien können jederzeit hinzugefügt werden.

③ Empfänger

Definieren Sie anschließend Empfänger aus Ihren externen Kontakten.

Sie können zuweisen:

1. Einzelne Kontakte.
2. Mehrere Kontakte gleichzeitig basierend auf Tags (z. B. Marketing, Entwicklung, ...).
3. Kontakte anhand von Tags ausschließen.

4️⃣ Dokumente zuweisen

Sie können jedes Dokument aus Ihrem Arbeitsbereich zuweisen, darunter:

• Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
• PDFs
• YouTube-/Videoaufzeichnungen

Schritte zum Zuweisen:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Dokument.
2. Wählen Sie Zur Verteilung hinzufügen.
3. Wählen Sie die Zielverteilung und die Kategorie.

5️⃣ Übersicht einer Verteilung

Wenn Sie eine bestehende und konfigurierte Verteilung öffnen, sehen Sie:

1. Verteilungsname & Auswahl – wechseln Sie schnell zwischen Verteilungen.
2. Link kopieren – kopieren Sie die Verteilungs-URL zur internen oder externen Weitergabe.
3. Vorschau – sehen Sie, was die Empfänger sehen werden.
4. Kontakte verwalten & benachrichtigen – verfolgen Sie Bestätigungen, sofern diese aktiviert wurden. Weitere Informationen dazu unten.
5. Aktionen:

• Verteilung bearbeiten
• Verteilung löschen (Tracking entfernt, Dokumente getrennt, aber nicht gelöscht)
• Anhänge herunterladen (nicht druckbare Dateien wie Word, Excel, Zip, ...)
• Als einzelnes indiziertes Dokument herunterladen (nützlich für die Weitergabe an Prüfer).

6. Dokumentenliste – per Drag & Drop neu anordnen.
7. Versionskontrolle – veraltete Versionen werden rot angezeigt. Sie können wählen, Ihren Kontakten eine ältere Version anzuzeigen, während Sie an einer neuen arbeiten.
8. Akzeptanz % – zeigt die Anzahl der Personen, die das Dokument bestätigt haben. Durch Klicken auf die %-Schaltfläche können Sie genau sehen, wer es abgeschlossen hat und wer nicht.
9. Dokumente bearbeiten/entfernen – die Bearbeitungsschaltfläche öffnet das Dokument im ursprünglichen Ordner, sodass Sie Änderungen vornehmen können. Die Löschen-Schaltfläche trennt das Dokument von der aktuellen Verteilung, ohne es zu löschen.

6️⃣ Kontakte verwalten & benachrichtigen

So laden Sie externe Kontakte ein:

1. Klicken Sie auf Kontakte verwalten & benachrichtigen (Schritt 4 oben).
2. Von hier aus können Sie:

• Den Bestätigungsfortschritt pro Kontakt verfolgen.
• Schnell neue Kontakte hinzufügen.
• Einladungen per E-Mail versenden.

Wichtigste Aktionen

1. Liste nicht zugewiesener Kontakte – Liste Ihrer Kontakte, die sich derzeit NICHT in der Verteilung befinden. Fügen Sie sie über die Schaltfläche „Hinzufügen" hinzu.
2. Liste zugewiesener Kontakte – verfolgen Sie Bestätigungen und Prozentsätze pro Benutzer und wählen Sie die zu benachrichtigenden Kontakte über das Kontrollkästchen aus.
3. Datum der letzten Aktivität – zeigt das jüngste „Als gelesen markiert".
4. Als gelesen markieren (Administrator) – wenn Sie Dokumente über ein anderes Tool verteilen, die Fertigstellung aber dennoch in Brainframe für Prüfungszwecke erfassen möchten, kann ein Administrator ein Dokument manuell im Namen eines Mitarbeiters bestätigen.
5. Benachrichtigung senden – laden Sie alle ausgewählten Kontakte ein, die Verteilung anzusehen.

Die E-Mail enthält:

• Den Namen der Verteilung (z. B. CISOMatic)
• Das Branding/Logo Ihrer Organisation (konfiguriert unter Benutzerdefiniertes Branding)
• Einen direkten Zugriffslink

📌 *Externe Kontakte müssen sich nicht anmelden — der Link in der E-Mail ermöglicht direkten Zugriff. *

7️⃣ Empfehlung zur Prüfungsvorbereitung

Wir empfehlen dringend, alle prüfungsrelevanten Dokumente im Vorfeld eines Prüfungsverfahrens in einer dedizierten Verteilung zusammenzufassen. Dies stellt sicher, dass Ihr Nachweispaket strukturiert, versionskontrolliert und zum richtigen Zeitpunkt unmittelbar verfügbar ist.

Sobald Ihre Prüfungsverteilung vollständig ist, verwenden Sie die Option Als einzelnes indiziertes PDF-Dokument herunterladen, um den gesamten Dokumentensatz zu exportieren. Diese exportierte Datei stellt eine zuverlässige, in sich geschlossene Momentaufnahme Ihrer Compliance-Dokumentation dar — unabhängig von der Systemverfügbarkeit oder Internetverbindung — und kann auf Anfrage direkt an Prüfer weitergeleitet werden.

💡 Profi-Tipp: Die regelmäßige Planung eines Exports Ihrer Prüfungsverteilung (z. B. quartalsweise) ist eine gute Praxis, um stets über eine aktuelle Offline-Sicherung Ihrer Compliance-Nachweise zu verfügen.

8️⃣ Best Practices

• 📌 Gruppieren Sie Dokumente stets nach Kategorie für mehr Übersichtlichkeit.
• 💡 Verwenden Sie die Nachweiserfassung, um den Anforderungen von Compliance-Audits gerecht zu werden.
• 🔐 Wenden Sie Passwortschutz für sensible externe Verteilungen an.
• 🔍 Überprüfen Sie regelmäßig den Akzeptanz %, um Lücken im Bewusstsein zu erkennen.
• 📂 Verwenden Sie die Option Als PDF herunterladen für Prüfer oder zur schnellen Suche.

🎯 Visuelle Checkliste

• [x] Verteilung erstellt
• [x] Kategorien definiert
• [x] Empfänger zugewiesen
• [ ] Dokumente hinzugefügt und gruppiert
• [ ] Benachrichtigungen versendet
• [ ] Akzeptanz über Dashboard verfolgt

Aktualisiert am: 19/03/2026