📤 An externe Kontakte senden

"Sicher teilen, ohne vollen Zugriff zu gewähren."
Richtlinien, Verfahren oder Dokumente an externe Parteien senden – für Feedback, Information oder Auditnachweise.

Manchmal müssen Sie jemanden über eine bestimmte Richtlinie, ein Verfahren oder ein Dokument in Brainframe informieren oder Feedback anfordern – ohne diesem direkten Systemzugriff zu geben.

1️⃣ An externe Kontakte senden

Öffnen Sie bei einem beliebigen Dokument das Menü Mehr anzeigen oben rechts und wählen Sie An externe Kontakte senden.

① Einzelne Kontakte auswählen

Wählen Sie einen oder mehrere externe Kontakte aus der Liste.

📌 Diese Kontakte müssen bereits in den Externen Kontakten Ihres Unternehmens definiert sein.

② Tags auswählen

Benachrichtigen Sie alle externen Kontakte, die ein bestimmtes Tag teilen (z. B. Management, Mitarbeiter).

③ Tags ausschließen

Schließen Sie bestimmte markierte Gruppen von der Benachrichtigung aus.

④ Benutzerdefinierten Einladungstext hinzufügen

Verfassen Sie eine persönliche Nachricht, die in der E-Mail des Empfängers erscheint.

⑤ Passwortschutz hinzufügen

Sichern Sie den freigegebenen Link mit einem Passwort.

2️⃣ Best Practices

• 🔐 Passwortschutz immer aktivieren für sensible Dokumente.
• 🏷️ Tags verwenden für Massensendungen, statt Kontakte einzeln auszuwählen.
• 📩 Einladungstext professionell und prägnant halten, mit klarer Erklärung des Zwecks.
• 🚨 Passwörter separat senden, um das Risiko einer Abfangung zu reduzieren.

🎯 Checkliste

• [x] Externe Kontakte in den Einstellungen konfiguriert
• [x] Empfänger oder Tags ausgewählt
• [ ] Einladungstext angepasst
• [ ] Passwortschutz aktiviert
• [ ] Passwort über separaten Kanal geteilt

Aktualisiert am: 22/09/2025