📋 Antragsformulare

"Lassen Sie die Informationen zu Ihnen kommen."
Anfragen sammeln, verfolgen und verarbeiten – mit integrierten Compliance-Workflows.

1️⃣ Warum Antragsformulare?

Effektives Sicherheits- und Compliance-Management funktioniert am besten, wenn die Leute zu Ihnen kommen, anstatt dass Sie ihnen wegen Updates hinterherlaufen.

Wir empfehlen, eine einfache Ein-Seiten-Intranet-Übersicht zu erstellen, mit Links zu Ihrem Managementsystem, gehostet auf einer leicht merkbaren Domain (z. B. compliance.company.com).

📌 Diese Seite kann in Ihr bestehendes Intranet (Google Sites, SharePoint Team Sites) integriert und nur für Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.

Jeder Eintrag auf dieser Übersicht verweist auf einen dedizierten Prozess in Ihrem Managementsystem und ist so für Mitarbeiter leicht zugänglich.

2️⃣ Integrierte Formulare

Die Herausforderung bei einfachen Links ist: Was passiert nach dem Klick?

Zentrale Fragen:

1. Wie sammeln Sie die richtigen Informationen?
2. Wie erfassen Sie Nachweise?
3. Wie lösen Sie Genehmigungen automatisch aus?
4. Wie integrieren Sie Anfragen in mehrstufige Prozesse?
5. Wie bewerten Sie Risiken, die mit einer Anfrage verknüpft sind, neu?

📌 Brainframe-Antragsformulare lösen dies, indem sie Anfragen erstellen, verteilen und in Workflows integrieren.

Formulare werden im Formularmenü erstellt, die Einrichtung hängt vom Formulartyp ab.

3️⃣ Standardformulare

Beim Erstellen eines Standardformulars können Sie:

1. Den Formulartyp auswählen (oben: Standardformular).
2. Den Dokumenttyp definieren, der mit Antworten generiert wird.
3. Den Zielordner für ausgefüllte Formulare wählen.
4. Bestimmte Benutzer benachrichtigen, wenn Antworten eingehen (optional).
5. Den Genehmigungsworkflow für Dokumente automatisch auslösen und eine Version vergeben.
6. Eingegangene Antworten in eine Kanban-Stufe im Workbench einsortieren.

Im nächsten Schritt definieren Sie allgemeine Formularinformationen:

1. Formulartitel
2. Hilfetext für Benutzer, die das Formular ausfüllen
3. Dieses Feld wird mit dem Formulartitel kombiniert, um den Dokumentnamen der Formularantwort zu erzeugen

① Fragetypen

Nach der Einrichtung konfigurieren Sie die Fragen. Drei Haupt-Antworttypen sind verfügbar:

1. Freitext – allgemeine Informationen sammeln.

2. Dokumenteigenschaft – strukturierte Metadaten erfassen.

3. Risikomapping – Multiple-Choice mit gewichteter Bewertung für Risiken.

Für jede Risikomapping-Frage können Sie:

1) Die Frage formulieren.

2) Antworttyp auswählen.

3) Ein Gewicht zur Bewertung der Auswirkung zuweisen.

4) Mögliche Antworten definieren.

5) Scores (0–5) vergeben.

6) Ein Freitextfeld für Kommentare zulassen.

7) Antwortoptionen hinzufügen/entfernen.

Bedingte Sichtbarkeit einrichten (basierend auf vorherigen Antworten).

9) Fragen löschen.

10) Eine neue Frage nach der aktuellen hinzufügen.

11) Eine Antwort als Pflichtfeld markieren.

📌 Risikomapping stellt sicher, dass Anfragen direkt in Ihre Risikomanagement-Workflows einfließen.

4️⃣ Mit einem Formular arbeiten

Sobald ein Formular erstellt ist, können Sie:

1. Andere Formulare verwalten.
2. Den öffentlichen Link zum Teilen kopieren.
3. Den öffentlichen Link im Vorschau-Modus ansehen.
4. Auf den Antwortordner zugreifen.
5. Änderungen speichern.

5️⃣ Dokumentformulare

Diese funktionieren wie Standardformulare, aber hier stellen Sie ein Word-/Excel-Dokument aus Ihrer Ordnerhierarchie bereit.

• Eine Dokumentvorlage aus Ihrem Arbeitsbereich suchen und auswählen.
• Das Formular führt den Benutzer durch das Ausfüllen von Text oder das Hochladen von Nachweisen.

1. Endgültiger Dokumentname
2. Bearbeitbare Textfelder aus der Vorlage
3. Anhänge als Nachweise hochladen (Bilder, PDFs, Word-Dateien)

1. Dokumentname
2. Word-Dokumentinhalt, direkt im Formular ausfüllbar

📌 Anhänge per Drag-and-Drop werden nur im einfachen Editor unterstützt (nicht in OnlyOffice).

6️⃣ Formulare einbetten

Formulare können über einen öffentlichen Link geteilt oder direkt in Websites eingebettet werden.

💡 Beispiele:

• Ein DSGVO-Antragsformular auf Ihrer Datenschutzseite einbetten.
• Ein Lieferanten-Onboarding-Formular in Ihr Intranet einbetten.

Brainframe stellt einen HTML-Einbettungscode bereit, den Ihr Entwicklungsteam auf Ihrer Website einfügen kann.

7️⃣ Best Practices

• 📂 Abgeschlossene Formulare in zugänglichen Ordnern speichern – für eine einfache Audit-Abfrage.
• 🚨 Jedes Formular End-to-End testen, bevor es veröffentlicht wird.
• 🔗 Formulare in Ihr Intranet/öffentliche Website einbetten, um manuelle Anfragen zu reduzieren.

🎯 Checkliste

• [x] Standardformular mit Genehmigungsworkflow konfiguriert
• [ ] Dokumentformular mit Anhängen getestet
• [ ] Eingebettetes DSGVO-Antragsformular online

Aktualisiert am: 22/09/2025