📑 Dokumenttypen und Vorlagen

„Standardisieren Sie Ihre Inhalte, vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe."
Erstellen, passen Sie an und wenden Sie Vorlagen an, um Dokumente konsistent, benutzerfreundlich und auditbereit zu halten.

1️⃣ Erste Schritte

Wenn Sie eigene Dokumenttypen oder Vorlagen erstellen möchten, gehen Sie zu:
👉 Arbeitsbereichseinstellungen → Dokumenttypen und Vorlagen (unten links im Dashboard).

📌 Alle benutzerdefinierten Typen und Vorlagen werden hier zentral erstellt und verwaltet.

2️⃣ Benutzerdefinierte Dokumentvorlagen

Die meisten von Brainframe bereitgestellten Dokumenttypen enthalten Standardvorlagen.

Sie können auch eigene Vorlagen erstellen, die Folgendes darstellen:

• Den anfänglichen Text, der beim Erstellen eines neuen Dokuments angezeigt wird.
• Vollständig versioniert für Audits.

So erstellen Sie eine Vorlage:

1. Gehen Sie zu Arbeitsbereichseinstellungen.
2. Wählen Sie Dokumentvorlagen.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Vorlagen können erstellt werden mit:

• 📝 Dem Standardeditor (einfacher Text, Markdown, Variablen).
• 📊 Dem erweiterten Editor (OnlyOffice) für Word/Excel/PowerPoint.

📌 Vorlagen helfen Ihnen, Zeit zu sparen und Konsistenz über Teams hinweg durchzusetzen.

3️⃣ Standardeditor

Der Standardeditor unterstützt Text, Markdown und wiederverwendbare Variablen.

① Optionen beim Erstellen einer Vorlage

1. Vorlagentitel – Name, der beim Erstellen eines Dokuments angezeigt wird.
2. Als Standardvorlage festlegen – Diese Vorlage als Standardvorlage für Dokumente dieses Typs festlegen.
3. Editortyp – Wählen Sie Standard oder Erweitert.
4. Markdown-Schalter – Markdown-Formatierung aktivieren.
5. Vorlageninhalt – Der Text zur Vorbefüllung von Dokumenten.
6. Lizenz hinzufügen – Eine Lizenz anhängen.
7. Übersetzungen – In eine andere, in Ihrem Arbeitsbereich aktivierte Sprache übersetzen.

4️⃣ Erweiterter Editor (OnlyOffice)

Verwenden Sie den erweiterten Editor, wenn Ihre Vorlagen in nativen Office-Formaten bleiben sollen.

Schritte:

1. Laden Sie eine vorhandene Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Datei hoch.
2. Wählen Sie den richtigen Dokumenttyp.
3. Bearbeiten Sie den Inhalt direkt in OnlyOffice.

📌 Hervorragend geeignet für rechtliche, HR- oder auditlastige Inhalte, bei denen das native Dateiformat erhalten bleiben muss.

5️⃣ Benutzerdefinierte Dokumenttypen

Nach dem Erstellen von Vorlagen können Sie diese benutzerdefinierten Dokumenttypen zuweisen.

Einen Dokumenttyp erstellen

1. Gehen Sie im Menü zu Dokumenttypen.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

1. Kennung aktivieren – Eindeutige IDs mit optionalen Präfixen verlangen (z. B. R-00x, CAPA-).

2. Standard-Zielordner konfigurieren – Wenn Sie ein Dokument dieses Typs erstellen, wird es automatisch in diesem Ordner angelegt.
3. Name des Dokumenttyps – Wie er unter „Dokument erstellen" erscheint.
4. Beschreibung – Tooltip-Hinweis.
5. Kategorie und Symbol – Zuweisung zu Sicherheit, Datenschutz, Qualität usw., und Auswahl des zugehörigen Symbols.
6. Eigenschaften – Verpflichtende versus optionale Eigenschaften festlegen.
7. Freigabestufen – Statische (keine Änderungen je Freigabestatus) oder dynamische (Änderungen erlaubt) Freigaben konfigurieren und Genehmiger zuweisen.

8. Vorlage – Mit einer ausgewählten Vorlage vorbefüllen.
9. Verknüpfte Dokumenttypen – Verwandte Typen bei der Erstellung vorschlagen.
10. Dokumentbündel – Standardmäßig eine Reihe von Kontrollen oder Dokumenten mit diesem Dokumenttyp verknüpfen.
11. Governance festlegen – Festlegen, ob dieser Dokumenttyp eine Kontrolle, ein Asset oder ein Risiko ist.
12. Reifegrad verfolgen – Reifegradverfolgung je Dokument aktivieren.

6️⃣ Standardordner für einen Dokumenttyp konfigurieren

Um zu vermeiden, dass Sie jedes Dokument einzeln zu seinem Ordner hinzufügen müssen, bieten wir eine Standardkonfigurationsoption an, die alle Dokumente eines bestimmten Typs automatisch in den passenden Ordner einordnet. Dies ist besonders nützlich für Dokumenttypen, die immer zu einem bestimmten Ordner gehören (z. B. für Korrekturmaßnahmen, Risiken, Vorfälle, Lieferanten, Schwachstellen usw.).

Dies ist die Kopfzeile, die Sie beim Bearbeiten eines vorhandenen oder beim Erstellen eines neuen Dokumenttyps sehen. Um den Standardordner festzulegen, in dem dieser Dokumenttyp abgelegt werden soll, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.

Dadurch öffnet sich das folgende Fenster:

Zielordner auswählen

• Den aktiven Ordner verwenden (Standard: POSTEINGANG).
• Oder einen vorhandenen Ordner im Arbeitsbereich auswählen.

Verhalten bei neuen Elementen

1. Alle Daten im gleichen Zielordner wie ein Dokument speichern.
2. Einen Unterordner mit dem Namen des Elements erstellen.
3. Eine Ordneransicht mit dem Namen des Elements erstellen.

📌 Bei unseren gängigen Dokumenten ist diese Funktion bereits aktiviert und vorkonfiguriert, Sie können sie jedoch lokal überschreiben, um sie vollständig anzupassen.

7️⃣ Bewährte Praktiken

• 📝 Verwenden Sie den Standardeditor für textbasierte Vorlagen mit Variablen sowie für neue Dokumente, die Sie erstellen.
• 📊 Verwenden Sie den erweiterten Editor, wenn native Office-Formate erhalten bleiben müssen.
• 🚨 Konfigurieren Sie Freigaben für vollständige Audit-Konformität.
• 💡 Überprüfen Sie Vorlagen vierteljährlich, um sie mit Ihren Richtlinien abgestimmt zu halten.

🎯 Visuelle Checkliste

• Benutzerdefinierte Vorlage erstellt
• Standard- oder erweiterter Editor gewählt
• Neuer Dokumenttyp konfiguriert
• Freigabestufen zugewiesen
• Vorlagen auf bestehende Dokumente angewendet

Aktualisiert am: 14/07/2026