📑 Types de documents et modèles

« Standardisez votre contenu, simplifiez vos workflows. »
Créez, personnalisez et appliquez des modèles pour garder des documents cohérents, faciles à utiliser et prêts pour l'audit.

1️⃣ Pour commencer

Si vous souhaitez créer vos propres types de documents ou modèles, allez dans :
👉 Paramètres de l'espace de travail → Types de documents et modèles (en bas à gauche du tableau de bord).

📌 Tous les types et modèles personnalisés sont créés et gérés de manière centralisée ici.

2️⃣ Modèles de documents personnalisés

La plupart des types de documents fournis par Brainframe incluent des modèles par défaut.

Vous pouvez également créer vos propres modèles, qui constituent :

• Le texte initial affiché lors de la création d'un nouveau document.
• Un contenu entièrement versionné pour les audits.

Comment créer un modèle :

1. Allez dans Paramètres de l'espace de travail.
2. Sélectionnez Modèles de documents.
3. Cliquez sur Ajouter.

es modèles peuvent être créés avec :

• 📝 L'éditeur standard (texte simple, Markdown, variables).
• 📊 L'éditeur avancé (OnlyOffice) pour Word/Excel/PowerPoint.

📌 Les modèles vous font gagner du temps et renforcent la cohérence entre les équipes.

3️⃣ Éditeur standard

L'éditeur standard prend en charge le texte, le Markdown et les variables réutilisables.

① Options lors de la création d'un modèle

1. Titre du modèle – Nom affiché lors de la création d'un document.
2. Définir comme modèle par défaut – Définir ce modèle comme celui par défaut pour les documents de ce type.
3. Type d'éditeur – Choisir Standard ou Avancé.
4. Bascule Markdown – Activer la mise en forme Markdown.
5. Contenu du modèle – Le texte pour préremplir les documents.
6. Ajouter une licence – Joindre une licence.
7. Traductions – Traduire vers une autre langue activée dans votre espace de travail.

4️⃣ Éditeur avancé (OnlyOffice)

Utilisez l'éditeur avancé si vous souhaitez que vos modèles restent dans des formats Office natifs.

Étapes :

1. Téléversez un fichier Word, Excel, PowerPoint ou PDF existant.
2. Sélectionnez le type de document correct.
3. Modifiez le contenu directement dans OnlyOffice.

📌 Idéal pour le contenu juridique, RH ou à forte composante d'audit, où le format de fichier natif doit être préservé.

5️⃣ Types de documents personnalisés

Après avoir créé des modèles, vous pouvez les assigner à des types de documents personnalisés.

Créer un type de document

1. Allez dans Types de documents dans le menu.
2. Cliquez sur Ajouter.

1. Activer l'identifiant – Exiger des identifiants uniques avec des préfixes facultatifs (par ex. R-00x, CAPA-).

2. Configurer le dossier cible par défaut – Lorsque vous créez un document de ce type, il sera automatiquement créé dans ce dossier.
3. Nom du type de document – Comment il apparaît dans « Créer un document ».
4. Description – Texte d'aide contextuelle.
5. Catégorie et icône – Assigner à Sécurité, Confidentialité, Qualité, etc., et sélectionner l'icône à y associer.
6. Propriétés – Définir les propriétés obligatoires ou facultatives.
7. Étapes d'approbation – Configurer des approbations statiques (aucun changement par état d'approbation) ou dynamiques (changements autorisés), et assigner des approbateurs.

8. Modèle – Préremplir avec un modèle choisi.
9. Types de documents liés – Suggérer des types associés à la création.
10. Ensembles de documents (bundles) – Joindre par défaut un ensemble de contrôles ou de documents à ce type de document.
11. Définir la gouvernance – Définir si ce type de document est un contrôle, un actif ou un risque.
12. Suivi de la maturité – Activer le suivi de la maturité par document.

6️⃣ Configurer le dossier par défaut pour un type de document

Pour éviter d'avoir à ajouter chaque document un par un à son dossier, nous proposons une option de configuration par défaut qui placera automatiquement tous les documents d'un certain type dans le dossier où ils doivent se trouver. Ceci est particulièrement utile pour les types de documents qui appartiennent toujours à un dossier spécifique (par ex. actions correctives, risques, incidents, fournisseurs, vulnérabilités, etc.).

Voici l'en-tête que vous verrez lors de la modification d'un type de document existant ou de la création d'un nouveau. Pour définir le dossier par défaut dans lequel ce type de document doit être placé, cliquez sur le bouton correspondant.

Cela ouvrira la fenêtre suivante :

Sélectionner le dossier cible

• Utiliser le dossier actif (par défaut : BOÎTE DE RÉCEPTION).
• Ou sélectionner un dossier existant dans l'espace de travail.

Comportement pour les nouveaux éléments

1. Stocker toutes les données dans le même dossier cible en tant que document.
2. Créer un sous-dossier portant le nom de l'élément.
3. Créer une vue de dossier portant le nom de l'élément.

📌 Nos documents courants ont déjà cette fonctionnalité activée et préconfigurée, mais vous pouvez la remplacer localement pour une personnalisation complète.

7️⃣ Bonnes pratiques

• 📝 Utilisez l'éditeur standard pour les modèles textuels avec variables, et les nouveaux documents que vous créez.
• 📊 Utilisez l'éditeur avancé lorsque les formats Office natifs doivent être préservés.
• 🚨 Configurez les approbations pour une conformité totale aux audits.
• 💡 Révisez les modèles trimestriellement pour les maintenir alignés avec vos politiques.

🎯 Liste de contrôle visuelle

• Modèle personnalisé créé
• Éditeur standard ou avancé choisi
• Nouveau type de document configuré
• Étapes d'approbation assignées
• Modèles appliqués aux documents existants

Mis à jour le : 14/07/2026