Artikelen over: Documenten
Dit artikel is ook beschikbaar in:

Documenttypes & Sjablonen

📑 Documenttypen en sjablonen

"Standaardiseer uw content, vereenvoudig uw workflows."
Maak sjablonen aan, pas ze aan en pas ze toe om documenten consistent, gebruiksvriendelijk en auditklaar te houden.



1️⃣ Aan de slag


Als u uw eigen documenttypen of sjablonen wilt maken, ga dan naar:
👉 Werkruimte-instellingen → Documenttypen en sjablonen (linksonder in het dashboard).


📌 Alle aangepaste typen en sjablonen worden hier centraal aangemaakt en beheerd.



2️⃣ Aangepaste documentsjablonen


De meeste documenttypen die Brainframe levert, bevatten standaardsjablonen.


U kunt ook uw eigen sjablonen maken, die bestaan uit:

  • De initiële tekst die wordt getoond bij het aanmaken van een nieuw document.
  • Volledig geversioneerd voor audits.


Een sjabloon aanmaken:

  1. Ga naar Werkruimte-instellingen.
  2. Selecteer Documentsjablonen.
  3. Klik op Toevoegen.


Sjablonen kunnen worden gemaakt met:

  • 📝 De standaardeditor (eenvoudige tekst, markdown, variabelen).
  • 📊 De geavanceerde editor (OnlyOffice) voor Word/Excel/PowerPoint.


📌 Sjablonen helpen u tijd te besparen en consistentie tussen teams af te dwingen.



3️⃣ Standaardeditor

De standaardeditor ondersteunt tekst, Markdown en herbruikbare variabelen.


① Opties bij het aanmaken van een sjabloon


  1. Sjabloontitel – Naam die wordt getoond bij het aanmaken van een document.
  2. Instellen als standaardsjabloon – Dit sjabloon instellen als het standaardsjabloon voor documenten van dit type.
  3. Editortype – Kies Standaard of Geavanceerd.
  4. Markdown-schakelaar – Markdown-opmaak inschakelen.
  5. Sjabloninhoud – De tekst om documenten vooraf in te vullen.
  6. Licentie toevoegen – Een licentie bijvoegen.
  7. Vertalingen – Vertalen naar een andere taal die is geactiveerd in uw werkruimte.


💡 Tip: Gebruik het vervolgkeuzemenu Invoegen waarmee u veelgebruikte tekstblokken, de huidige datum en helpteksten kunt toevoegen.



💡 Gebruik Variabelen, de laatste optie in het vervolgkeuzemenu, om plaatshouders in te voegen die automatisch worden bijgewerkt met documenteigenschappen.



4️⃣ Geavanceerde editor (OnlyOffice)


Gebruik de geavanceerde editor als u wilt dat uw sjablonen in native Office-indelingen blijven.


Stappen:

  1. Upload een bestaand Word-, Excel-, PowerPoint- of PDF-bestand.
  2. Selecteer het juiste documenttype.
  3. Bewerk de inhoud rechtstreeks in OnlyOffice.



📌 Uitstekend voor juridische, HR- of audit-intensieve content waarbij het native bestandsformaat behouden moet blijven.



5️⃣ Aangepaste documenttypen


Na het aanmaken van sjablonen kunt u deze toewijzen aan aangepaste documenttypen.


Een documenttype aanmaken


  1. Ga naar Documenttypen in het menu.
  2. Klik op Toevoegen.




  1. Identificatiecode inschakelen – Unieke ID's vereisen met optionele voorvoegsels (bijv. R-00x, CAPA-).


  1. Standaard doelmap configureren – Wanneer u een document van dit type aanmaakt, wordt het automatisch in deze map aangemaakt.
  2. Naam documenttype – Hoe het verschijnt bij "Document aanmaken".
  3. Beschrijving – Tooltip-toelichting.
  4. Categorie en icoon – Toewijzen aan Beveiliging, Privacy, Kwaliteit, enz., en het bijbehorende icoon selecteren.
  5. Eigenschappen – Verplichte versus optionele eigenschappen instellen.
  6. Goedkeuringsfasen – Statische (geen wijzigingen per goedkeuringsstatus) of dynamische (wijzigingen toegestaan) goedkeuringen configureren en goedkeurders toewijzen.

  1. Sjabloon – Vooraf invullen met een gekozen sjabloon.
  2. Gekoppelde documenttypen – Gerelateerde typen voorstellen bij het aanmaken.
  3. Documentbundels – Standaard een set beheersmaatregelen of documenten aan dit documenttype koppelen.
  4. Governance instellen – Bepalen of dit documenttype een beheersmaatregel, asset of risico is.
  5. Volwassenheid volgen – Volwassenheidstracking per document inschakelen.

💡 Tip: Om de standaardinstellingen van Brainframe te overschrijven, maakt u een aangepast type met dezelfde naam als een bestaand type en configureert u dit naar wens. (Een paginaverversing is nodig om dit door te voeren.)


6️⃣ De standaardmap voor een documenttype configureren


Om te voorkomen dat u elk document één voor één aan de bijbehorende map moet toevoegen, bieden wij een standaardconfiguratieoptie die alle documenten van een bepaald type automatisch in de juiste map plaatst. Dit is vooral nuttig voor documenttypen die altijd bij een specifieke map horen (bijv. voor corrigerende maatregelen, risico's, incidenten, leveranciers, kwetsbaarheden, enz.).


Dit is de kop die u ziet bij het wijzigen van een bestaand of het aanmaken van een nieuw documenttype. Om de standaardmap te definiëren waarin dit documenttype moet worden geplaatst, klikt u op de bijbehorende knop.



Hiermee opent u het volgende venster:




Doelmap selecteren

  • Gebruik de actieve map (standaard: INBOX).
  • Of selecteer een bestaande map in de werkruimte.

Gedrag voor nieuwe items

  1. Alle gegevens opslaan in dezelfde doelmap als een document.
  2. Een submap met de naam van het item aanmaken.
  3. Een mapweergave met de naam van het item aanmaken.


📌 Onze veelgebruikte documenten hebben deze functie al ingeschakeld en vooraf geconfigureerd, maar u kunt dit lokaal overschrijven voor volledige aanpassing.



7️⃣ Best practices

  • 📝 Gebruik de standaardeditor voor tekstgebaseerde sjablonen met variabelen, en voor nieuwe documenten die u aanmaakt.
  • 📊 Gebruik de geavanceerde editor wanneer native Office-indelingen behouden moeten blijven.
  • 🚨 Configureer goedkeuringen voor volledige auditcompliance.
  • 💡 Beoordeel sjablonen elk kwartaal om ze afgestemd te houden op uw beleid.


🎯 Visuele checklist

Bijgewerkt op: 14/07/2026

Was dit artikel nuttig?

Deel uw feedback

Annuleer

Dankuwel!