📄 Dokumentenansicht

"Ihr zentrales Hub zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Inhalten."
Richtlinien, Verfahren, Assets, Risiken, Abweichungen oder Sitzungsprotokolle – alles wird in derselben Ansicht verwaltet.

Wann immer Sie ein Dokument aus einem Modul öffnen, erscheint es im Vollbildmodus innerhalb der Dokumentenansicht. Hier greifen Sie auf Inhalte zu, aktualisieren Eigenschaften, verfolgen Freigaben und verknüpfen Abhängigkeiten.

1️⃣ Dokument öffnen

Um die Dokumentenansicht zu öffnen, klicken Sie auf ein Dokument von überall in der Anwendung.

① Tabs in der Dokumentenansicht

Die Dokumentenansicht bietet mehrere Tabs zur Verwaltung und Interaktion mit Ihrem Dokument:

• Dokument – Hauptinhaltsansicht.
• Risiko – Verlauf von Risikobewertungen. Mehr dazu unter Risikomanagement.
• KPI – Verlauf von KPI-Bewertungen. Mehr dazu unter Leistungsmanagement.
• Planung – Dokument zu Prozess-Checklisten im Workbench hinzufügen.
• Erinnerung – Einmalige oder wiederkehrende Erinnerungen konfigurieren.
• Optionaler Dokumentenfragebogen-Tab zur Verfolgung von Bewertungen.

② Elemente der oberen Leiste

• Dokumenttyp-Symbol – Zum Bearbeiten des Dokumenttyps anklicken.
• Kennung & Name – Über das Stiftsymbol bearbeitbar.
• Reifegrad-Tracker – Optional zur Nachverfolgung der Dokumentreife (aktiviert für Richtlinien, Verfahren, Nachweise).

③ Konfigurationstabs

Zugriff auf erweiterte Konfiguration über diese Tabs:

• Revisionen – Dokumentversionen, Freigaben, Überprüfungen.
• Governance – Klassifizierung als Asset, Kontrolle oder Risiko, und weitere Anpassungen.
• Abhängigkeiten – Verknüpfungen und Beziehungen zwischen Dokumenten.
• Dokumenteigenschaften – Dokumente nach Attributen kategorisieren (z. B. Eigentümer, Lieferant, Abweichung …).
• Verknüpfte Dokumente – Alle verbundenen Dokumente.
• Als Eigenschaft verknüpft – Zeigt, wo dieses Dokument referenziert wird.
• Aufgaben – Aufgaben zu diesem Dokument mit Fristen und Verantwortlichkeiten.

④ Dokumenteninhalt

Es stehen zwei Editoroptionen zur Verfügung:

• Standard-Editor – Einfacher Texteditor für Inline-Schreiben.
• Erweiterter Editor (OnlyOffice) – Arbeiten Sie direkt mit Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien.

⑤ Aktionen in der Dokumentenansicht

• Neuen Entwurf erstellen – Für versionierte Dokumente.
• Bearbeiten – Für nicht-versionierte Dokumente.
• Schnellaktionsmenü (⋯): Externe Kontakte benachrichtigen. Abhängigkeiten anzeigen. Freigabephasen konfigurieren.
• ⚡ Blitzsymbol – Schnell dokumentbezogene Aufgaben hinzufügen.

⑥ Aktivitäten-Tab

• Protokolliert alle Aktivitäten, die mit dem Dokument verbunden sind.
• Kommentare für Zusammenarbeit hinzufügen.
• Benutzer mit @username taggen, um sie zu benachrichtigen.

2️⃣ Erweiterter Editor (OnlyOffice)

Der Erweiterte Editor integriert OnlyOffice für professionelles Bearbeiten:

• Hochladen und Bearbeiten von Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF-Vorlagen.
• Editor-Typ bei der Dokumenterstellung wählen.
• Alle Änderungen werden mit vollständiger Versionskontrolle nachverfolgt.

3️⃣ Formularansicht

Alternativ können Sie sogenannte "Formularansichten" für Ihre Dokumente verschiedener Typen erstellen (oder die vorkonfigurierten im Tool nutzen). Die Formularansicht zeigt Eigenschaften und Metadaten in einer logischen Anordnung.

Formularansicht aktivieren

1. Gehen Sie zu Arbeitsbereichseinstellungen → Dokumentformular.
2. Vorhandene Formulare einsehen.
3. Bei Bedarf hinzufügen oder bearbeiten.

Formularansicht erstellen/bearbeiten

1. Abschnitt hinzufügen – Gruppe verwandter Eigenschaften in einem Abschnitt.
2. Abschnitt umbenennen – Titel doppelklicken.
3. Drag & Drop – Komponenten in Abschnitte ziehen.
4. Anordnen – Komponenten logisch für Ihren Prozess sortieren.

Einmal konfiguriert, sehen Sie schnell alle relevanten Eigenschaften in einer strukturierten Ansicht.

✅ Zusammenfassung

• Dokumentenansicht – Klassische Ansicht für Inhalte und Aktionen.
• Erweiterter Editor – Professionelles Bearbeiten für Office- & PDF-Dateien.
• Formularansicht – Strukturierte, anpassbare Möglichkeit zur Verwaltung von Eigenschaften.

4️⃣ Best Practices

• 📄 Standard-Editor nutzen für einfache Dokumente.
• 🛠 Erweiterten Editor nutzen für Office/PDF-Vorlagen mit Versionskontrolle.
• 🗂 Formularansicht einsetzen für strukturierte Prozesse wie Lieferantenbewertungen.
• 🔄 Revisionstab nutzen zur Nachverfolgung von Freigaben und Audits.
• 👥 Mit Kommentaren und @Mentions zusammenarbeiten für klare Verantwortlichkeiten.

🎯 Checkliste

• [x] Dokument in der Dokumentenansicht geöffnet
• [x] Tabs überprüft (Risiko, KPI, Planung, Erinnerung)
• [x] Eigenschaften und Abhängigkeiten konfiguriert
• [ ] Richtigen Editor ausgewählt (Standard oder Erweitert)
• [ ] Formularansicht für Prozesse angepasst
• [ ] Revisionen für Audit-Bereitschaft geprüft

Aktualisiert am: 22/09/2025