✅ Approbations de documents

"Rendez-le officiel, gardez-le traçable."
Collectez les preuves d’approbation pour les politiques, risques et autres documents critiques.

Les approbations de documents fournissent une preuve traçable indiquant quel responsable ou partie prenante a approuvé quelle version d’un document (ex. : politiques, acceptation de risques, procès-verbaux).

Lorsqu’une nouvelle version est assignée et que le type de document a un workflow d’approbation configuré (ex. : politiques et procédures), les étapes d’approbation apparaissent avec les boutons Approuver et Rejeter.

1️⃣ Approuver ou rejeter un document

• Si aucun utilisateur n’est pré-assigné pour la première étape, vous verrez les boutons Approuver et Rejeter pour avancer entre les phases d’approbation.
• Lors de votre première approbation/rejet, il vous sera demandé de configurer la double authentification (2FA) via QR code (Authy, Google Authenticator, Microsoft Authenticator).
• Une fois configuré, les futures approbations nécessitent uniquement le code à 6 chiffres.

2️⃣ Configurer les étapes d’approbation et notifications

Les étapes d’approbation peuvent être personnalisées par document via l’option Configurer les étapes d’approbation.

1. Étape & approbateurs – Attribuez qui peut approuver/rejeter chaque étape. Les approbateurs reçoivent une invitation automatique une fois l’étape atteinte. Si aucun utilisateur n’est configuré, n’importe qui peut approuver cette étape.
2. Liste de notification – Sélectionnez des utilisateurs ou contacts externes à informer lorsqu’une étape est atteinte (lecture seule).
3. Ajouter une étape – Insérez de nouvelles phases si nécessaire.
4. Notifications d’approbation finale – Définissez qui est notifié lorsque le document est totalement approuvé.
5. Type d’approbation – Choisissez Statique (aucune modification pendant l’approbation) ou Dynamique (modifications autorisées pendant l’approbation).
6. Interdire le même utilisateur pour plusieurs étapes – Empêche une personne d’approuver plusieurs phases.
7. Sauvegarder réinitialise les approbations actuelles – Réinitialise toutes les approbations existantes de cette version à l’étape 1.
8. Copier depuis – Importez une configuration d’étapes depuis une autre configuration.
9. Aligner le workflow d’approbation – Assurez-vous que le workflow correspond à la configuration par défaut du type de document.

3️⃣ Étapes d’approbation par défaut selon le type de document

Vous pouvez définir des workflows d’approbation par défaut pour tous les documents d’un même type dans Types & Modèles de documents.

• Afficher les étapes d’approbation – Active des phases d’approbation statiques, sans possibilité de modification pendant l’approbation.
• Étapes dynamiques – Autorisent des mises à jour pendant l’approbation (utile en gestion qualité ou quand il faut continuer à collecter des informations).
• Modifier les étapes – Ouvre le même écran de configuration que ci-dessus.

4️⃣ Mes approbations de documents

Chaque utilisateur peut voir ses approbations en attente dans Mes approbations de documents.

5️⃣ Demandes de relecture de documents

Depuis le bouton Plus dans la vue document, sélectionnez Demander une relecture de document.

• Ces tâches de relecture apparaissent dans Ma Conformité sous Tâches.
• Idéal pour les approbations ponctuelles ou relectures par les pairs.

6️⃣ Bonnes pratiques

• 🔐 Activez la 2FA tôt pour fluidifier les approbations.
• 👥 Utilisez des groupes plutôt que des individus pour attribuer les approbateurs.
• 📩 Configurez les notifications afin que les parties prenantes restent informées sans avoir besoin de droits d’approbation.
• 🚨 Prévenez les conflits d’intérêts en interdisant le même utilisateur sur plusieurs étapes.
• 📝 Documentez votre politique d’approbation pour les auditeurs.

🎯 Checklist

• [x] 2FA configurée pour les approbateurs
• [x] Workflow d’approbation attribué
• [ ] Notifications configurées pour les parties prenantes clés
• [ ] Paramètres par défaut du type de document alignés
• [ ] Approbations en attente vérifiées dans Mes approbations de documents
• [ ] Demandes de relecture suivies dans Ma Conformité

Mis à jour le : 11/09/2025