📢 Distribution de documents

« Faites parvenir les bons documents aux bonnes personnes. »
Distribuez en toute sécurité les politiques, procédures et informations critiques approuvées — en interne et en externe.

1️⃣ Pourquoi utiliser les distributions ?

L'objectif principal de ce module est de rationaliser la distribution des documents essentiels au sein de votre organisation et vers des partenaires externes tels que les consultants et les auditeurs.

En utilisant les distributions, vous garantissez que :

1. Tout le monde a accès aux dernières versions.
2. Vous disposez d'une vue d'ensemble sur qui a lu les documents.
3. Vous économisez des heures de travail en n'ayant pas à courir après les documents lors d'un audit.

2️⃣ Qu'est-ce qu'une distribution ?

Une distribution est un ensemble organisé de documents servant un objectif commun, tel que :

• Politiques
• Procédures
• Matériel d'intégration
• Formation à la sécurité et à la confidentialité
• Documents juridiques clients

💡 Les distributions aident à centraliser l'information et à garantir une preuve de prise de connaissance.

3️⃣ Étapes pour créer une distribution

① Ajouter une distribution

• Ouvrez le menu Distribution.
• Cliquez sur Ajouter une distribution.

1. Titre – nommez votre distribution (par ex. Politiques).
2. Preuve – activez le suivi de lecture/approbation.
3. Texte personnalisé – ajoutez un message personnalisé à envoyer aux destinataires.
4. Protection par mot de passe – par défaut, les distributions sont simplement accessibles via le lien fourni. Pour les distributions sensibles (par ex. collecte de preuves par un auditeur), vous pouvez protéger le lien avec un mot de passe et l'envoyer par un autre moyen (par ex. SMS).

② Catégories

Sur l'écran suivant, définissez les catégories pour regrouper les documents.

1. Plusieurs catégories.
2. Les catégories peuvent être réorganisées ou supprimées (les documents seront déliés, pas supprimés).
3. De nouvelles catégories peuvent être ajoutées à tout moment.

③ Destinataires

Ensuite, définissez les destinataires à partir de vos contacts externes.

Vous pouvez assigner :

1. Des contacts individuels.
2. Plusieurs contacts à la fois selon des étiquettes (par ex. Marketing, Développement, etc.).
3. Exclure des contacts selon des étiquettes.

4️⃣ Assigner des documents

Vous pouvez assigner n'importe quel document de votre espace de travail, y compris :

• Fichiers Word, Excel, PowerPoint
• PDF
• Captures YouTube/vidéo

Étapes pour assigner :

1. Cliquez sur les trois points à côté d'un document.
2. Sélectionnez Ajouter à la distribution.
3. Choisissez la distribution et la catégorie cibles.

5️⃣ Aperçu d'une distribution

En ouvrant une distribution existante et configurée, vous verrez :

1. Nom et sélecteur de distribution – basculer rapidement entre les distributions.
2. Copier le lien – copier l'URL de la distribution pour la partager en interne ou en externe.
3. Aperçu – voir ce que les destinataires verront.
4. Gérer et notifier les contacts – suivre les accusés de réception s'ils ont été activés. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous.
5. Actions :

• Modifier la distribution
• Supprimer la distribution (le suivi est retiré, les documents sont déliés mais non supprimés)
• Télécharger les pièces jointes (fichiers non imprimables comme Word, Excel, Zip, etc.)
• Télécharger en tant que document unique indexé (utile pour le partage avec les auditeurs).

6. Liste des documents – réorganiser par glisser-déposer.
7. Contrôle de version – les versions obsolètes sont affichées en rouge. Vous pouvez choisir de montrer à vos contacts une version plus ancienne pendant que vous travaillez sur une nouvelle.
8. % d'acceptation – indique le nombre de personnes ayant pris connaissance du document. En cliquant sur le bouton %, vous pouvez voir précisément qui l'a fait ou non.
9. Modifier/retirer des documents – Le bouton de modification ouvre le document dans son dossier d'origine, vous permettant d'y apporter des modifications. Le bouton de suppression délie le document de la distribution actuelle sans le supprimer.

6️⃣ Gérer et notifier les contacts

Pour inviter des contacts externes :

1. Cliquez sur Gérer et notifier les contacts (étape 4 ci-dessus).
2. À partir de là, vous pouvez :

• Suivre la progression de l'acceptation par contact.
• Ajouter rapidement de nouveaux contacts.
• Envoyer des invitations par e-mail.

Actions clés

1. Liste des contacts non assignés – liste de vos contacts actuellement PAS dans la distribution. Ajoutez-les avec le bouton « Ajouter ».
2. Liste des contacts assignés – suivre les accusés de réception et les pourcentages par utilisateur, et sélectionner les contacts auxquels envoyer une notification à l'aide de la case à cocher.
3. Date de dernière activité – affiche le « marqué comme lu » le plus récent.
4. Envoyer une notification – inviter tous les contacts sélectionnés à consulter la distribution.

L'e-mail comprend :

• Le nom de la distribution (par ex. CISOMatic)
• L'identité visuelle/logo de votre organisation (configuré dans Personnalisation de la marque)
• Un lien d'accès direct

📌 Les contacts externes n'ont pas besoin de se connecter — le lien dans l'e-mail donne un accès direct.

7️⃣ Recommandation pour la préparation aux audits

Nous recommandons vivement de regrouper tous les documents pertinents pour l'audit dans une distribution dédiée avant tout engagement d'audit. Cela garantit que votre dossier de preuves est organisé, contrôlé en version et facilement accessible en cas de besoin.

Une fois votre distribution d'audit terminée, utilisez l'option Télécharger en tant que PDF unique indexé pour exporter l'ensemble complet des documents. Ce fichier exporté sert d'instantané fiable et autonome de votre documentation de conformité — indépendant de la disponibilité du système ou de la connectivité — et peut être partagé directement avec les auditeurs sur demande.

💡 Astuce de pro : Planifier un export périodique (par ex. trimestriel) de votre distribution d'audit est une bonne habitude pour vous assurer de toujours disposer d'une sauvegarde hors ligne à jour de vos preuves de conformité.

8️⃣ Bonnes pratiques

• 📌 Regroupez toujours les documents par catégorie pour plus de clarté.
• 💡 Utilisez le suivi des preuves pour répondre aux besoins d'audit de conformité.
• 🔐 Appliquez une protection par mot de passe pour les distributions externes sensibles.
• 🔍 Examinez régulièrement le % d'acceptation pour repérer les lacunes de sensibilisation.
• 📂 Utilisez l'option télécharger le PDF pour les auditeurs ou pour une recherche rapide.

🎯 Liste de contrôle visuelle

• Distribution créée
• Catégories définies
• Destinataires assignés
• Documents ajoutés et regroupés
• Notifications envoyées
• Acceptation suivie via le tableau de bord

Mis à jour le : 15/07/2026