📂 Import de documents en masse

« Téléversez plus intelligemment, pas plus laborieusement. »
Importez facilement de grands ensembles de documents, actifs ou risques sans travail manuel.

1️⃣ Pourquoi utiliser l'import en masse ?

Parfois, vous devez téléverser un grand ensemble de documents depuis votre structure de dossiers locale, ou importer des actifs, risques ou autres éléments qui prendraient trop de temps à créer manuellement.

L'option « Créer des documents/actifs en masse » dans le menu de gestion des dossiers vous permet de : téléverser de nombreux fichiers en une seule fois.

📌 Cette fonctionnalité est conçue pour vous faire gagner des heures de travail répétitif tout en garantissant la cohérence des données.

2️⃣ Options de téléversement

1. Sous-menu Téléverser un Zip/fichier Excel.

C'est le premier écran que vous verrez, où vous pouvez choisir entre le téléversement d'un « document Excel » pour créer plusieurs éléments à partir de lignes Excel, ou un « téléversement Zip » pour importer une structure de dossiers locale complète.

2. Téléversez un document Excel contenant plusieurs éléments à créer dans le dossier actuel (par ex. un fichier Excel avec des risques, actifs, non-conformités, vulnérabilités, etc.).

Vous pouvez utiliser le modèle de l'étape 4 dans la capture d'écran. Après le téléversement, vous passerez à l'étape 5.

3. Téléversez un fichier ZIP (veuillez utiliser un zip standard).

Cela peut être utilisé pour importer toute une hiérarchie de dossiers locale contenant des documents. Lors de l'import, ils seront téléversés en conservant la même structure de dossiers dans le dossier actuel. Les dates de création d'origine des fichiers importés seront conservées.

4. Vous pouvez ici télécharger la structure du modèle Excel à utiliser à l'étape 2 (voir la vidéo en bas de page pour un exemple d'import de risques plus avancé).

Le modèle Excel comporte deux onglets :

Premier onglet : Contenu à importer (chaque ligne créera un nouveau document).

• Doit utiliser les noms exacts de "DocumentType" du second onglet.
• Des colonnes supplémentaires peuvent être mappées vers :
• 1. Des variables dans les modèles de documents
  2. Des mesures pour les relevés de risque

Second onglet : Répertorie tous les types de documents disponibles utilisables sous « DocumentType ».

📌 Partir du modèle évite des problèmes de validation ultérieurs.

5. Après avoir téléversé votre fichier Excel à l'étape 2, vous devez mapper les noms de colonnes Excel aux valeurs attendues par Brainframe.

💡 Astuce : Si aucun identifiant unique n'est renseigné, il sera ignoré.

6. Préremplissez automatiquement les variables des modèles de document directement à partir des valeurs Excel en les mappant aux variables Brainframe.

💡 Astuce : En cochant la case, vous pouvez également assigner ces mêmes valeurs aux propriétés du document.

7. Configurez la façon dont les risques doivent être importés :

1. Activer un relevé de risque sur les documents importés pour un type de risque spécifique.
2. Activer une configuration de travail restant pour les risques importés.
3. Mapper les valeurs de mesure à partir des colonnes Excel.
4. Activer la case à cocher Cible pour également mapper les valeurs cibles depuis Excel pour les relevés de risque initiaux.

📌 Essayez toujours de partir de nos modèles, et ne laissez aucune ligne « vide » à la fin du premier onglet pour éviter les erreurs lors de la validation.

8. Validez votre import.

3️⃣ Tutoriel : importer plusieurs risques

La vidéo tutoriel vous guide à travers :

• Le mappage des types de documents, modèles et propriétés lors de l'import.
• La configuration des relevés de risque initiaux et cibles automatiques.
• La réalisation d'imports sans erreur.

4️⃣ Bonnes pratiques

• 📂 Configurez le modèle Excel pour éviter les problèmes de mise en forme.
• 🗂️ Gardez les structures de dossiers propres avant de les compresser en zip.
• 📝 Utilisez des variables dans les modèles pour préremplir automatiquement le contenu.
• 🔍 Vérifiez soigneusement les mappages avant de finaliser l'import.
• 🚨 Validez les risques lors de l'import pour garantir l'exhaustivité des données de conformité.

🎯 Liste de contrôle visuelle

• Fichier Excel/ZIP préparé
• Types de documents vérifiés dans le modèle
• Mappages de colonnes vérifiés
• Variables du modèle assignées
• Cartographies de risques configurées
• Import validé avec succès

Mis à jour le : 14/07/2026