Bundle de Documents

📦 Ensembles de documents

"Groupez une fois. Liez partout."
Créez des collections réutilisables de documents et attachez-les instantanément à n'importe quel enregistrement — fournisseurs, risques, contrôles, et plus encore.

1️⃣ Pourquoi utiliser les ensembles de documents ?

Dans la gestion de la conformité, vous travaillez rarement avec un seul document isolé. L'entrée en relation avec un nouveau fournisseur déclenche une liste de politiques à fournir. Un audit nécessite un ensemble cohérent de preuves. Un risque s'accompagne d'une série de contrôles associés.

Les ensembles de documents vous permettent de regrouper des documents connexes à l'avance, afin de les lier tous en une seule fois — plutôt que de les attacher un par un à chaque fois.

En utilisant les ensembles, vous vous assurez que :

Les documents connexes sont toujours regroupés de manière cohérente — fini les oublis de politique.
Les processus d'intégration et de conformité avancent plus vite, en un clic plutôt qu'en plusieurs.
Vos enregistrements restent propres et auditables — chaque lien est intentionnel et traçable.

📌 Les ensembles de documents sont gérés dans les paramètres de l'espace de travail.

2️⃣ Qu'est-ce qu'un ensemble de documents ?

Un ensemble de documents est une collection nommée de documents qui appartiennent ensemble à un objectif commun. Les ensembles sont réutilisables : créez-les une fois, puis liez-les à autant d'enregistrements que nécessaire.

Quelques exemples courants :

Contrôles fournisseurs — gestion des données, accords contractuels, procédures de sélection
Contrôles des données confidentielles — revues d'accès, MFA, gestion des clés de chiffrement
Contrôles SaaS — tests d'intrusion, code de conduite, architecture de sécurité
Dossier d'intégration — politiques RH, code de conduite, socle de sécurité informatique

💡 Pensez à un ensemble comme à un modèle pour les documents qui s'appliquent toujours ensemble.

3️⃣ Créer un ensemble

① Ouvrir les paramètres des ensembles de documents

Accédez aux paramètres de l'espace de travail.
Sélectionnez Ensembles de documents.
Cliquez sur + Ajouter pour en créer un nouveau.

② Nommer votre ensemble

Donnez à l'ensemble un titre clair et descriptif qui reflète son contenu — par exemple, Contrôles fournisseurs ou Contrôles des données confidentielles.

③ Ajouter des documents

Attachez les documents pertinents à l'ensemble. Il peut s'agir de n'importe quel fichier déjà présent dans votre espace de travail :

Fichiers Word, Excel, PowerPoint
PDFs
Captures de sites web ou de vidéos

Une fois enregistré, l'ensemble apparaît dans la liste avec ses documents liés.

Important : Une fois un ensemble configuré, vous pouvez accéder à la configuration de n'importe quel type de document et activer l'ensemble pour qu'il soit automatiquement appliqué à tous les documents de ce type.

4️⃣ Lier un ensemble à un enregistrement

La vraie puissance des ensembles apparaît lorsque vous les liez. Au lieu d'attacher manuellement des documents un par un, vous liez un ensemble entier à un enregistrement — et tous ses documents suivent.

Les ensembles peuvent être liés à :

Des fournisseurs — attachez tous les contrôles fournisseurs dès l'intégration d'un nouveau partenaire
Des risques — connectez chaque politique ou procédure pertinente directement à un enregistrement de risque
Des contrôles — référencez les documents de preuve sous-jacents directement depuis le contrôle
Tout autre document

Pour lier un ensemble :

Ouvrez le document.
Accédez à l'onglet "Documents liés".
Cliquez sur "Modifier les ensembles de documents".
Sélectionnez le ou les ensembles à attacher.

Tous les documents de l'ensemble deviennent visibles directement dans les documents liés.

📌 Vous pouvez lier plusieurs ensembles à un seul enregistrement — par exemple, un fournisseur peut nécessiter à la fois Contrôles fournisseurs et Contrôles des données confidentielles.

5️⃣ Exemple concret : intégration d'un fournisseur

Lors de l'intégration d'un nouveau fournisseur, il existe un ensemble standard de documents qui doit soutenir chaque relation fournisseur — exigences de traitement des données, accords contractuels, procédures de sélection du personnel, et plus encore.

Sans les ensembles, vous devriez attacher chacun de ces documents manuellement à chaque nouveau fournisseur. Avec les ensembles, le processus ressemble à ceci :

Créez une fois l'ensemble Contrôles fournisseurs avec tous les documents pertinents.
Lors de l'ajout d'un nouveau fournisseur, liez l'ensemble Contrôles fournisseurs à son enregistrement.
Chaque document de l'ensemble est désormais accessible directement depuis le fournisseur — de manière cohérente, à chaque fois.

Cela facilite également les audits : lorsqu'un auditeur demande des preuves de vos contrôles fournisseurs, chaque enregistrement fournisseur dispose déjà de l'ensemble complet.

6️⃣ Gérer les ensembles dans le temps

Les ensembles sont des collections vivantes — vous pouvez les mettre à jour à mesure que votre bibliothèque de documents évolue.

Ajouter un document à un ensemble le rend automatiquement disponible sur chaque enregistrement auquel l'ensemble est lié.
Supprimer un document d'un ensemble le dissocie de ces enregistrements, sans supprimer le fichier original.
Renommer ou modifier un ensemble n'a aucun impact sur les enregistrements liés — seul le contenu de l'ensemble compte.

7️⃣ Bonnes pratiques

📌 Créez des ensembles par thème — un par domaine (fournisseur, sécurité, RH) plutôt qu'un seul grand ensemble.
💡 Révisez régulièrement le contenu des ensembles pour vous assurer que les documents sont à jour et complets.
🔗 Liez les ensembles dès le début de tout processus d'intégration ou de gestion des risques — n'attendez pas qu'un audit soit imminent.

🎯 Liste de contrôle visuelle

[x] Ensemble créé avec un nom clair
[x] Documents pertinents ajoutés à l'ensemble
[x] Ensemble lié au document
[ ] Contenu de l'ensemble revu et tenu à jour
[ ] Plusieurs ensembles liés si plusieurs domaines s'appliquent

Mis à jour le : 02/06/2026

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