💬 Commentaires & Activité sur les documents

"Gardez discussions et historique au même endroit."
Suivez l’activité, ajoutez des commentaires et collaborez directement sur n’importe quel document.

1️⃣ Aperçu de l’onglet Activités

Chaque document dans Brainframe possède un onglet Activités où vous pouvez :

1. Discuter du document indépendamment des étapes d’approbation.
2. Voir tous les journaux d’activité liés au document.
3. Compter sur des mises à jour automatiques à chaque modification.

📌 Cela crée une piste d’audit permanente des commentaires et actions.

2️⃣ Ajouter un commentaire

Accédez à un document et cliquez sur le bouton Activités en haut à droite.

Cliquez sur le champ Ajouter un commentaire dans la section commentaires pour ouvrir l’éditeur.

Vous pouvez :

1. Rédiger des remarques ou retours sur le document.
2. Taguer des utilisateurs avec @username pour les notifier par e-mail.
3. Répondre aux commentaires tagués — les notifications sont envoyées automatiquement.

3️⃣ Actions supplémentaires

Depuis l’onglet Activités, vous pouvez aussi :

• Créer de nouvelles tâches.
• Ajouter des lectures de risques.
• Ajouter des lectures de KPI.

💡 Les options disponibles dépendent du type de document.

4️⃣ Mise à jour du suivi d’ancienneté du document

En cochant la case « Marquer cette version du document comme révisée », vous pouvez voir le statut de révision reflété dans le contenu du dossier (si activé pour ce type).

📌 Cela permet de démontrer une conformité de suivi régulier sans encombrer les versions inutiles.

5️⃣ Ajouter un commentaire sur un texte spécifique

Si vous souhaitez lier votre commentaire à une section précise du texte, vous pouvez utiliser les fonctionnalités intégrées similaires à celles de Word. Sélectionnez le texte à commenter, puis cliquez sur le menu commentaire. Cela ouvre une fenêtre dédiée où vous pouvez ajouter plusieurs commentaires et notifier les utilisateurs concernés. Vous pouvez également supprimer le commentaire ou le marquer comme résolu.

Les textes avec commentaires apparaissent en jaune, et en les survolant vous voyez l’historique des commentaires.

La résolution d’un commentaire masque le texte en jaune, mais conserve le message du commentaire pour audit.

6️⃣ Voir et répondre aux commentaires d’un document

Comme pour l’ajout d’un nouveau commentaire, en allant dans la section Activités d’un document, vous retrouvez tous les commentaires précédents.

En cliquant sur le bouton de réponse, vous pouvez répondre aux commentaires d’un autre utilisateur et celui-ci sera notifié de votre contribution.

7️⃣ Bonnes pratiques

• 📌 Taguez toujours les utilisateurs concernés pour accélérer les réponses.
• 💡 Utilisez les commentaires pour la collaboration, pas seulement pour les notes de version.
• 🗂️ Vérifiez les journaux d’activité lors des audits pour prouver l’efficacité des contrôles.
• 🔍 Utilisez le suivi d’ancienneté pour garantir que politiques et procédures soient régulièrement révisées.

🎯 Checklist

• [x] Onglet Activités ouvert
• [x] Premier commentaire ajouté
• [ ] Tâches ou lectures de risque créées depuis la vue Activités
• [ ] Révision du document marquée comme terminée
• [ ] Commentaires des contacts externes vérifiés

Mis à jour le : 11/09/2025