📋 Formulaires de Demande

"Laissez l’information venir à vous."
Collectez, suivez et traitez les demandes avec des workflows de conformité intégrés.

1️⃣ Pourquoi utiliser les formulaires de demande ?

La gestion efficace de la sécurité et de la conformité fonctionne mieux lorsque les gens viennent vers vous, plutôt que de devoir leur courir après pour obtenir des mises à jour.

Nous recommandons de créer une page intranet simple d’une page avec des liens vers votre système de gestion, hébergée sur un domaine facile à retenir (ex. compliance.company.com).

📌 Cette page peut être hébergée sur votre intranet existant (Google Sites, SharePoint, etc.) et être limitée au personnel.

Chaque élément de cette page renvoie vers un processus dédié dans votre système de gestion, le rendant facilement accessible à vos collaborateurs.

2️⃣ Formulaires intégrés

Le problème des simples liens est : que se passe-t-il après le clic ?

Des questions clés apparaissent :

1. Comment collecter les bonnes informations ?
2. Comment recueillir les preuves ?
3. Comment déclencher automatiquement les validations ?
4. Comment intégrer les demandes dans des processus multi-étapes ?
5. Comment réévaluer les risques liés à une demande ?

📌 Les formulaires de demande Brainframe résolvent cela en créant des demandes, les distribuant et les intégrant dans vos workflows.

Les formulaires sont créés dans le menu Formulaires, avec un paramétrage adapté au type choisi.

3️⃣ Formulaires standards

Lors de la création d’un formulaire standard, vous pouvez :

1. Sélectionner le type de formulaire (exemple ci-dessus : formulaire standard).
2. Définir le type de document généré avec les réponses.
3. Choisir le dossier cible pour stocker les formulaires remplis.
4. Notifier certains utilisateurs à la réception des réponses (optionnel).
5. Déclencher automatiquement le workflow d’approbation du document et assigner une version.
6. Placer les réponses reçues dans une étape Kanban du Workbench.

Sur l’écran suivant, définissez les informations générales du formulaire :

1. Titre du formulaire
2. Texte d’aide pour guider l’utilisateur
3. Ce champ est concaténé avec le titre pour générer le nom du document de la réponse

① Types de questions

Après configuration, définissez les questions. Trois types de réponses principaux sont possibles :

1. Texte libre – collecte d’informations générales.

2. Propriété de document – capture de métadonnées structurées.

3. Cartographie des risques – choix multiples avec pondération des scores.

Pour chaque question de cartographie des risques, vous pouvez :

1) Saisir le texte de la question.

2) Sélectionner le type de réponse.

3) Attribuer un poids pour mesurer l’impact.

4) Définir les réponses possibles.

5) Attribuer des scores (0–5).

6) Autoriser un champ de commentaire libre.

7) Ajouter/supprimer des options de réponse.

Définir une visibilité conditionnelle (selon réponses précédentes).

9) Supprimer la question.

10) Ajouter une nouvelle question après celle-ci.

11) Rendre la réponse obligatoire.

📌 La cartographie des risques permet d’alimenter directement vos workflows de gestion des risques.

4️⃣ Travailler avec un formulaire

Une fois un formulaire créé, vous pouvez :

1. Gérer les autres formulaires.
2. Copier le lien public à partager.
3. Prévisualiser le lien public.
4. Accéder au dossier des réponses.
5. Sauvegarder vos modifications.

5️⃣ Formulaires de document

Ils fonctionnent comme les formulaires standards, mais vous fournissez ici un document Word/Excel depuis votre arborescence.

• Recherchez et sélectionnez un modèle de document de votre espace.
• Le formulaire guide l’utilisateur pour remplir du texte ou déposer des preuves.

1. Nom final du document
2. Champs texte éditables issus du modèle
3. Téléversement de pièces jointes comme preuves (images, PDFs, fichiers Word)

1. Nom du document
2. Contenu du document Word, directement éditable dans le formulaire

📌 Les pièces jointes en glisser-déposer sont prises en charge uniquement dans l’éditeur simple (pas OnlyOffice).

6️⃣ Intégration des formulaires

Les formulaires peuvent être partagés via un lien public ou intégrés directement sur vos sites.

💡 Exemples :

• Un formulaire GDPR intégré sur votre page de confidentialité.
• Un formulaire d’onboarding fournisseur intégré sur votre intranet.

Brainframe fournit un code d’intégration HTML que votre équipe peut insérer sur le site.

7️⃣ Bonnes pratiques

• 📂 Stockez les formulaires remplis dans des dossiers accessibles pour un audit facile.
• 🚨 Testez chaque formulaire de bout en bout avant publication.
• 🔗 Intégrez les formulaires à votre intranet/site public pour réduire les demandes manuelles.

🎯 Checklist

• [x] Formulaire standard configuré avec workflow d’approbation
• [ ] Formulaire document testé avec pièces jointes
• [ ] Formulaire GDPR intégré et actif

Mis à jour le : 11/09/2025