📂 Importation de documents en masse

"Importez plus intelligemment, pas plus difficilement."
Importez facilement de grands ensembles de documents, d’actifs ou de risques sans travail manuel.

1️⃣ Pourquoi utiliser l’import en masse ?

Parfois, vous devez télécharger un grand ensemble de documents depuis votre structure locale de dossiers, ou importer des actifs, des risques ou d’autres éléments qui prendraient trop de temps à créer manuellement.

L’option « Créer des documents/actifs en masse » dans le menu de gestion des dossiers vous permet de télécharger de nombreux fichiers en une seule fois.

📌 Cette fonctionnalité est conçue pour vous faire gagner des heures de travail répétitif tout en garantissant la cohérence des données.

2️⃣ Options de téléchargement

1. Sous-menu pour télécharger un fichier Zip/Excel.
2. Télécharger un document Excel contenant plusieurs documents à créer dans le dossier actuel.
3. Télécharger un fichier zip standard d’une hiérarchie de dossiers locaux avec des documents : ils seront importés dans Brainframe avec la même structure.
4. Télécharger le modèle utilisé à l’étape 2 (voir vidéo en bas de page).

Le modèle contient deux onglets :

Premier onglet : Contenu à importer.

• Doit utiliser les noms exacts "DocumentType" de l’onglet 2.
• Colonnes supplémentaires pouvant être mappées à :

1) Variables dans les modèles de documents

2) Mesures pour les lectures de risques

Deuxième onglet : Liste tous les types de documents disponibles (ceux fournis par Brainframe et ceux créés sur mesure).

📌 Commencer avec le modèle évite les erreurs de validation plus tard.

5. Après avoir téléchargé votre Excel, vous pouvez mapper les noms des colonnes Excel aux valeurs attendues par Brainframe.

💡 Astuce : Si aucun identifiant unique n’est rempli, il sera ignoré.

6. Renseignez automatiquement les variables de modèle de document directement depuis les valeurs Excel en les mappant aux variables de Brainframe.

💡 Astuce : En cochant la case, vous pouvez aussi attribuer ces mêmes valeurs aux propriétés des documents.

7. Configurez comment les risques doivent être importés :

1) Activer une lecture de risque sur les documents importés pour un type de risque spécifique.

2) Activer une configuration de travail restant pour les risques importés.

3) Mapper les valeurs de mesure à partir des colonnes Excel.

4) Activer la case Target pour aussi mapper les valeurs cibles depuis Excel pour les lectures initiales de risques.

📌 Toujours essayer de partir de nos modèles, et ne laissez pas de lignes vides à la fin du premier onglet pour éviter les erreurs de validation.

8. Validez votre import.

3️⃣ Tutoriel : Importer plusieurs risques

La vidéo tutorielle vous guide à travers :

• Le mapping des types de documents, modèles et propriétés lors de l’import.
• La configuration des lectures initiales et cibles automatiques des risques.
• La réalisation d’imports sans erreurs.

4️⃣ Bonnes pratiques

• 📂 Configurez le modèle Excel pour éviter les problèmes de formatage.
• 🗂️ Gardez vos structures de dossiers propres avant de zipper.
• 📝 Utilisez des variables dans vos modèles pour préremplir automatiquement le contenu.
• 🔍 Vérifiez deux fois les correspondances avant de finaliser l’import.
• 🚨 Validez les risques lors de l’import pour garantir l’exhaustivité des données de conformité.

🎯 Checklist

• [x] Fichier Excel/ZIP préparé
• [x] Types de documents vérifiés dans le modèle
• [ ] Correspondance des colonnes revue
• [ ] Variables de modèle assignées
• [ ] Cartographies des risques configurées
• [ ] Import validé avec succès

Mis à jour le : 11/09/2025