🏷️ Propriétés des documents

"Organisez plus intelligemment, cherchez plus rapidement."
Classifiez les documents avec des attributs comme Propriétaire, Type de risque ou Classification.

Les propriétés des documents sont l’épine dorsale de la gestion documentaire dans Brainframe. Elles vous permettent de regrouper, filtrer et rechercher selon des attributs, rendant les workflows de conformité plus rapides et cohérents.

1️⃣ Création et modification des propriétés de documents

Vous pouvez gérer les propriétés des documents depuis le menu Paramètres de l’espace de travail.

Lors de l’ajout d’une nouvelle propriété, vous serez invité à configurer :

1. Titre de la propriété – Le nom de la propriété.
2. Description – Explique l’objectif de la propriété.
3. Type de propriété :

• Texte libre → N’importe quelle valeur peut être saisie.
• Sélection unique → Menu déroulant avec une option à choisir (ex. : Type de non-conformité).
• Sélection multiple → Menu déroulant permettant plusieurs options (ex. : Origine du risque).
• Lien vers document → Connecte la propriété à des types de documents spécifiques (ex. : Propriétaire lié à Employé, Consultant ou Rôle/Responsabilités).

2️⃣ Exemples en pratique

1. Exemple de propriété obligatoire : Personne concernée doit être sélectionnée pour ce type de document.
2. Exemple de propriété liée : Propriétaire peut renvoyer vers 3 types de documents différents (Employé, Consultant, Rôle/Responsabilités).

💡 Lors de la saisie dans ces champs, Brainframe va :

• Suggérer les documents existants correspondants.
• Permettre de créer rapidement un nouveau document lié si aucun n’existe.

📌 Lorsqu’un modèle de document est configuré avec des variables, elles seront automatiquement remplies lorsqu’il est sélectionné à l’étape 2.

3️⃣ Utiliser les propriétés comme filtres

📌 Dans le menu aperçu de l’inventaire, vous pouvez utiliser ces propriétés pour filtrer rapidement vos documents selon leurs attributs.

4️⃣ Bonnes pratiques

• 🏷️ Gardez les noms de propriétés courts et clairs (ex. : Propriétaire au lieu de Partie responsable du document).
• 🔄 Utilisez des propriétés liées autant que possible pour maintenir la cohérence.
• 🚨 Marquez les propriétés critiques comme obligatoires (ex. : Propriétaire, Classification).
• ⚡ Exploitez les propriétés dans les modèles pour pré-remplir les données répétitives.

🎯 Checklist

• [x] Propriétés clés créées dans les paramètres de l’espace de travail
• [x] Propriétés par défaut Brainframe passées en revue
• [ ] Propriétés obligatoires appliquées
• [ ] Propriétés liées configurées si nécessaire
• [ ] Filtres d’inventaire testés avec les propriétés de documents

Mis à jour le : 11/09/2025