❓ Questionnaires de documents

"Transformez les vérifications récurrentes en Q&R structurées."
Évaluations de fournisseurs, intégration des employés ou confirmations de politiques — toutes avec une piste d’audit.

1️⃣ Pourquoi utiliser des questionnaires ?

Chaque fois que vous devez effectuer une revue avec un ensemble de questions cohérent — comme la due diligence fournisseurs, l’intégration des employés ou les contrôles de conformité — les questionnaires de documents offrent une solution structurée.

2️⃣ Création d’un questionnaire

Les questionnaires sont créés dans les paramètres de l’espace de travail et ensuite attribués à des types de documents.

① Ajouter un nouveau questionnaire

Commencez dans la section Questionnaires des paramètres de l’espace de travail.

② Titre du questionnaire

Saisissez un titre que vous utiliserez ensuite pour lier ce questionnaire à un type de document.

③ Catégories

Définissez des catégories pour regrouper les questions associées et améliorer la lisibilité.

④ Questions

Associez vos questions aux catégories, définissez leur formulation et choisissez le type de réponse.

Chaque question peut inclure :

1. Catégorie – Groupe défini à l’étape précédente.
2. Question – La formulation.
3. Exemple de type de réponse : texte libre avec champ de saisie et valeur par défaut optionnelle.
4. Réponse par défaut – Texte pré-rempli à titre de guide.
5. Exemple de type de réponse : contenu de document(s) existant(s).
6. Lien vers le document dans Brainframe.
7. Exemple de type de réponse : Oui/Non – Réponse binaire simple.

3️⃣ Utilisation des questionnaires

Lorsqu’un questionnaire est attribué à un type de document, tous les documents de ce type disposent d’un onglet Q&R.

Fonctionnalités :

1. Questions regroupées par catégorie.
2. Chaque question affiche son statut.
3. Un bouton d’action permet de répondre selon le type de réponse choisi.

📌 Le reste du document se comporte normalement — les questionnaires ajoutent simplement une couche supplémentaire.

4️⃣ Gestion des réponses

Options pour les administrateurs :

1. Voir les réponses – Examiner toutes les réponses fournies.
2. Ajouter au workbench – Si plus d’informations sont nécessaires ou si le questionnaire requiert du travail supplémentaire, vous pouvez l’ajouter directement à vos tâches.
3. Réponses verrouillées – Interdire toute modification supplémentaire.
4. Verrouiller les réponses – Empêcher de futures modifications.
5. Imprimer les résultats – Générer un document Q&R consolidé.

5️⃣ Bonnes pratiques

• 📌 Regroupez toujours les questions par catégories pour une meilleure lisibilité.
• 💡 Utilisez des réponses par défaut pour accélérer la saisie des réponses fréquentes.
• 🔍 Liez les questionnaires aux types de documents nécessitant une validation récurrente (ex. : risques fournisseurs).
• 🖨️ Utilisez l’option imprimer les résultats pour archiver les réponses comme preuves officielles.
• 🚨 Verrouillez les réponses une fois les revues terminées pour éviter toute modification accidentelle.

🎯 Checklist

• [x] Questionnaire créé dans les paramètres de l’espace de travail
• [x] Catégories définies
• [ ] Lié à un type de document pertinent
• [ ] Questions répondues dans l’onglet Q&R
• [ ] Résultats verrouillés et imprimés pour audit

Mis à jour le : 11/09/2025