📑 Dokumenttypen & Vorlagen

"Inhalte standardisieren, Workflows vereinfachen."
Vorlagen erstellen, anpassen und anwenden, um Dokumente konsistent, benutzerfreundlich und auditbereit zu halten.

1️⃣ Erste Schritte

Wenn Sie eigene Dokumenttypen oder Vorlagen erstellen möchten, gehen Sie zu:

👉 Arbeitsbereichseinstellungen → Dokumenttypen & Vorlagen (unten links im Dashboard).

📌 Alle benutzerdefinierten Typen und Vorlagen werden hier zentral erstellt und verwaltet.

2️⃣ Benutzerdefinierte Dokumentvorlagen

Die meisten von Brainframe bereitgestellten Dokumenttypen enthalten Standardvorlagen.

Sie können auch eigene Vorlagen erstellen, die:

• Den Initialtext darstellen, wenn ein neues Dokument erstellt wird.
• Vollständig versioniert für Audits sind.

So erstellen Sie eine Vorlage:

1. Gehen Sie zu Arbeitsbereichseinstellungen.
2. Wählen Sie Dokumentvorlagen.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Vorlagen können erstellt werden mit:

• 📝 Standard-Editor (einfacher Text, Markdown, Variablen).
• 📊 Erweiterter Editor (OnlyOffice) für Word/Excel/PowerPoint.

📌 Vorlagen helfen, Zeit zu sparen und Konsistenz im Team durchzusetzen.

3️⃣ Standard-Editor

Der Standard-Editor unterstützt Text, Markdown und wiederverwendbare Variablen.

① Optionen beim Erstellen einer Vorlage

1. Vorlagentitel – Name, der beim Erstellen eines Dokuments angezeigt wird.
2. Als Standardvorlage festlegen – Diese Vorlage als Standard für Dokumente dieses Typs verwenden.
3. Editor-Typ – Standard oder Erweitert wählen.
4. Markdown-Umschalter – Markdown-Formatierung aktivieren.
5. Vorlageninhalt – Text, der in Dokumente vorausgefüllt wird.
6. Vorschaufenster – Rendert Markdown in Echtzeit.
7. Lizenz hinzufügen – Eine Lizenz anhängen.

4️⃣ Erweiterter Editor (OnlyOffice)

Nutzen Sie den Erweiterten Editor, wenn Ihre Vorlagen in nativen Office-Formaten bleiben sollen.

Schritte:

1. Eine vorhandene Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Datei hochladen.
2. Den richtigen Dokumenttyp auswählen.
3. Inhalt direkt in OnlyOffice bearbeiten.

📌 Ideal für juristische, HR- oder auditlastige Inhalte, bei denen das native Dateiformat beibehalten werden muss.

5️⃣ Benutzerdefinierte Dokumenttypen

Nach dem Erstellen von Vorlagen können Sie diese benutzerdefinierten Dokumenttypen zuweisen.

Einen Dokumenttyp erstellen

1. Gehen Sie zu Dokumenttypen im linken Menü.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

1. Kennung aktivieren – Eindeutige IDs mit optionalen Präfixen erzwingen (z. B. R-00x, CAPA-).

2. Name des Dokumenttyps – Wie er in „Dokument erstellen“ angezeigt wird.
3. Beschreibung – Tooltip-Hinweise.
4. Kategorie & Symbol – Zuweisung zu Sicherheit, Datenschutz, Qualität usw. und Auswahl eines passenden Symbols.
5. Eigenschaften – Pflicht- und optionale Eigenschaften festlegen.
6. Freigabestufen – Statische (keine Änderungen pro Freigabestatus) oder dynamische (Änderungen erlaubt) Freigaben konfigurieren und Genehmiger zuweisen.

7. Vorlage – Mit gewählter Vorlage vorausfüllen.
8. Fragebogen – Q&A-Tracking für Audits anhängen.

9. Verknüpfte Dokumenttypen – Verwandte Typen bei der Erstellung vorschlagen.
10. Reifegrad verfolgen – Reifegrad pro Dokument aktivieren.

11. Tracking-Typ – Wählen, ob nach Erstellungsdatum oder letztem Änderungsdatum verfolgt werden soll.

6️⃣ Standardordner für einen Dokumenttyp konfigurieren

Um zu vermeiden, dass jedes Dokument einzeln einem Ordner hinzugefügt werden muss, gibt es eine Standardkonfigurationsoption, die alle Dokumente eines bestimmten Typs automatisch in den passenden Ordner legt. Besonders nützlich für Dokumente, die immer in einen bestimmten Ordner gehören (z. B. Korrekturmaßnahmen, Risiken, Vorfälle, Lieferanten, Schwachstellen …).

Dies ist die Kopfzeile, die Sie beim Bearbeiten oder Erstellen eines Dokumenttyps sehen. Um den Standardordner für diesen Typ festzulegen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.

Dies öffnet folgendes Fenster:

Zielordner auswählen

• Den aktuellen Ordner verwenden (Standard: INBOX).
• Oder einen bestehenden Ordner im Arbeitsbereich auswählen.

Verhalten bei neuen Elementen

1. Alle Daten im gleichen Zielordner als Dokument speichern.
2. Einen Unterordner mit dem Elementnamen erstellen.
3. Eine Ordnerversion mit dem Elementnamen erstellen.

📌 Unsere Standarddokumente haben dieses Feature bereits aktiviert und vorkonfiguriert, Sie können es aber lokal überschreiben.

7️⃣ Vorlagen auf bestehende Dokumente anwenden

Vorlagen können auch auf bestehende Dokumente angewendet werden:

Während der Dokumenterstellung

Verwenden Sie das ⭐-Symbol, um beim Erstellen eines neuen Dokuments eine Vorlage anzuwenden.

Im BEARBEITEN-Modus

Eine Vorlage beim Bearbeiten eines bestehenden Dokuments anwenden.

Beim Anwenden einer Vorlage sehen Sie:

1. Quell-Arbeitsbereich
2. Vorlagenname
3. Suchfeld
4. Vorlagenvorschau
5. Formatindikator (Standard, Markdown, Word, Excel, PowerPoint)
6. KI-gestützte Bearbeitungsoption
7. Lizenzdetails (auf alle aus dieser Vorlage erstellten Dokumente angewendet)
8. Ihre Konfigurationen anwenden

8️⃣ Best Practices

• 📝 Standard-Editor nutzen für textbasierte Vorlagen mit Variablen und neue Dokumente.
• 📊 Erweiterten Editor nutzen, wenn native Office-Formate erhalten bleiben müssen.
• 🚨 Freigaben konfigurieren für vollständige Audit-Konformität.
• 💡 Vorlagen vierteljährlich überprüfen, um sie mit Ihren Richtlinien abzugleichen.

🎯 Checkliste

• [x] Benutzerdefinierte Vorlage erstellt
• [x] Standard- oder erweiterter Editor gewählt
• [ ] Neuer Dokumenttyp konfiguriert
• [ ] Freigabestufen zugewiesen
• [ ] Vorlagen auf bestehende Dokumente angewendet

Aktualisiert am: 22/09/2025