🗂️ Ordnerverwaltung

"Organisieren Sie smarter, nicht härter."
Verwalten Sie Ordner, Ansichten, Berechtigungen und Notizen – alles an einem Ort.

Der Bereich Ordnerverwaltung in Brainframe ermöglicht es Ihnen, Ordner und deren Inhalte zu erstellen, zu verwalten und anzupassen. Fügen Sie Notizen hinzu, konfigurieren Sie Ansichten, legen Sie Berechtigungen fest und entscheiden Sie, wie Ordnerinhalte angezeigt werden.

① Ordnername & Ansichten

• Ordner gruppieren Dokumente und Unterordner (z. B. A.10.1 Kryptografische Kontrollen).
• Ordneransichten bieten eine zusätzliche optionale Organisationsebene, um Ihre Dokumente weiter zu strukturieren (z. B. 27001).
• Ansichten hinzufügen: Klicken Sie auf das ➕-Symbol, um eine neue Ansicht zu erstellen.
• Ansichten wechseln: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Ordneransicht, um sofort zu wechseln. Der Ordnerinhalt aktualisiert sich automatisch.

② Ordner bearbeiten

Das Bearbeiten eines Ordners ermöglicht Ihnen:

1. Ordner oder Ansicht umbenennen
2. Die Statusfarbe ändern
3. Berechtigungen konfigurieren
4. Standard-Dokumenteigenschaften festlegen

Mögliche Ordnerstatus sind wie folgt vorkonfiguriert, können aber angepasst werden, um Ihren Workflows zu entsprechen:

③ Ordnernotizen

• Fügen Sie eine Freitextbeschreibung hinzu, um den Zweck des Ordners zu erläutern.
• Notizen sind für alle Benutzer mit Ordnerzugriff sichtbar.
• In Notiz (7) umwandeln: Wandeln Sie den Text sofort in ein Dokument im selben Ordner um.

④ Aktualisierung der Ordnerinhalte

• Aktualisiert die aktuelle Ordner- und Unterordnerhierarchie, ohne die gesamte Seite neu zu laden.
• Nützlich bei der Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern oder nach Massenimporten.

⑤ Ordnerinhalt-Spalten

Konfigurieren Sie, welche Spalten in der Ordnerinhalts-Tabelle sichtbar sind. Optionen sind u. a.:

⑥ Zusätzliche Ordneroptionen

Im Ordnerverwaltungsmenü können Sie:

1. (Unter-)Ordner – letzte Änderungen – Sehen, wer was geändert hat.
2. (Unter-)Ordner – Statistiken – Das Inventar-Overview öffnen.
3. Ordner verlinken oder verschieben – Struktur reorganisieren oder duplizieren, ausführlich erklärt in Verlinken und Verschieben.
4. Dokumente/Assets in Massen erstellen – Schnell mehrere Elemente auf einmal erstellen (siehe Massenimport von Dokumenten).
5. Aktuelle Ansicht aus Ordner entfernen – Löscht die Ansicht.

• Wenn der Ordner nicht anderswo verlinkt ist, werden auch seine Inhalte gelöscht.
• Wird die letzte Ansicht entfernt, wird der Ordner vollständig gelöscht.

1️⃣ Best Practices

• 🔄 Regelmäßig aktualisieren, um die Ansicht nach Updates korrekt zu halten.
• 🚨 Vor dem Löschen von Ansichten doppelt prüfen – das Entfernen der letzten Ansicht löscht den gesamten Ordner.
• 📝 Notizen für Kontext nutzen, damit jeder den Zweck des Ordners versteht.
• 📊 Statistiken regelmäßig prüfen, um Ordneraktivität und Inhalte im Blick zu behalten.
• 🗂️ Ansichten für Frameworks nutzen (z. B. ISO, NIST), um Dokumente organisiert zu halten.

🎯 Checkliste

• [x] Ordneransichten erstellt und gewechselt
• [x] Berechtigungen konfiguriert
• [ ] Ordnernotizen für Klarheit hinzugefügt
• [ ] Inhaltsspalten an Team-Bedürfnisse angepasst
• [ ] Statistiken und letzte Änderungen überprüft
• [ ] Überflüssige Ansichten sicher entfernt

Aktualisiert am: 22/09/2025