📤 Upload-Anfragen für Dokumente

"Hören Sie auf, Nachweise hinterherzujagen – lassen Sie sie zu Ihnen kommen."
Compliance-Nachweise einfach anfordern, nachverfolgen und am richtigen Ort speichern.

1️⃣ Warum Upload-Anfragen nutzen?

Das Sammeln von Compliance-Nachweisen für Audits bedeutet oft, Kollegen oder Lieferanten über E-Mails, Anrufe und Chats nachzujagen.

📌 Brainframe vereinfacht dies, indem Sie Upload-Anfragen direkt aus dem Zielordner senden können:

• Anfragen können an jeden Kontakt mit einer E-Mail-Adresse gesendet werden.
• Uploads werden automatisch im richtigen Ordner gespeichert.
• Sie werden benachrichtigt, wenn Uploads abgeschlossen sind oder Nachverfolgung erforderlich ist.

2️⃣ Eine Upload-Anfrage erstellen

Wählen Sie im gewünschten Ordner Upload einer Datei anfordern.

Füllen Sie das Formular aus:

1. Name des Empfängers
2. E-Mail des Uploaders – Adresse, an die die Anfrage gesendet wird.
3. Beschreibung – Anweisungen in der Einladung (z. B. „Bitte laden Sie das unterzeichnete NDA hoch“).
4. Wiederkehrende Erinnerung – Aktivieren, wenn Nachweise regelmäßig benötigt werden, mit konfigurierbarer Häufigkeit.
5. Anhang hinzufügen (optional) – Unterstützende Datei einfügen (z. B. eine Vorlage zum Ausfüllen).

3️⃣ Nachverfolgung von Nachweisen

Nach dem Erstellen erzeugt Brainframe automatisch ein Upload-Anfrage-Dokument im selben Ordner, mit dem Sie Ihre Anfragen nachverfolgen können.

1. Die Upload-Anfrage selbst.
2. Anhänge werden gespeichert und mit der Anfrage verknüpft.
3. Metadateninformationen der Anfrage.
4. Link, den Sie erneut kopieren und an einen weiteren Kontakt außerhalb von Brainframe senden können, falls nötig.
5. Kommentare & Aktivität protokollieren, wer benachrichtigt wurde und wann. Bei wiederkehrenden Anfragen werden alle einzelnen Aktivitäten hier erfasst.

4️⃣ Anfrage-E-Mail & Upload-Seite

Empfänger erhalten eine E-Mail mit:

• Ihrer Beschreibung.
• Allen angehängten Dateien.
• Einem sicheren Upload-Link.

Beim Anklicken öffnet sich eine sichere Upload-Seite, auf der Dateien abgelegt oder ausgewählt werden können.

5️⃣ Bestätigung des Uploads

Sobald der Upload abgeschlossen ist:

• Sowohl der Anforderer als auch der Uploader erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.
• Ein Link zur hochgeladenen Datei ist enthalten.
• Das Upload-Anfrage-Dokument wird automatisch mit dem Nachweis im selben Ordner verknüpft.

6️⃣ Best Practices

• 📌 Wiederkehrende Anfragen für periodische Nachweise nutzen (z. B. vierteljährliche Zugriffsüberprüfungen).
• 💡 Immer eine klare Beschreibung hinzufügen, um Rückfragen zu minimieren.
• 🔍 Kommentare & Aktivität verwenden, um nachzuweisen, wann und von wem Nachweise geliefert wurden.
• ✅ Abgeschlossene Anfragen archivieren, um Ordner übersichtlich zu halten.

🎯 Checkliste

• [x] Upload-Anfrage aus Ordner erstellt
• [x] Kontakt hat E-Mail-Einladung erhalten
• [x] Nachweis hochgeladen und verknüpft
• [ ] Wiederkehrende Erinnerung aktiviert, falls erforderlich
• [ ] Anfrage nach Abschluss archiviert

Aktualisiert am: 22/09/2025