📢 Distribution de Documents

"Transmettez les bons documents aux bonnes personnes."
Distribuez en toute sécurité des politiques, procédures et informations critiques — en interne comme en externe.

1️⃣ Pourquoi utiliser les distributions ?

L’objectif principal de ce module est de simplifier la diffusion des documents essentiels dans votre organisation et auprès de partenaires externes tels que les consultants et auditeurs.

En utilisant les distributions, vous vous assurez que :

1. Tout le monde a accès aux dernières versions.
2. Vous avez une vue d’ensemble sur qui a lu les documents.
3. Vous gagnez des heures de travail en évitant de courir après les preuves lors d’un audit.

2️⃣ Qu’est-ce qu’une distribution ?

Une distribution est un ensemble de documents sélectionnés pour un objectif commun, comme :

• Politiques
• Procédures
• Documents d’accueil
• Formations Sécurité & Confidentialité
• Documents légaux clients

💡 Les distributions centralisent l’information et garantissent une preuve de lecture.

3️⃣ Étapes pour créer une distribution

① Ajouter une distribution

• Ouvrez le menu Distribution.
• Cliquez sur Ajouter une distribution.

1. Titre – nommez votre distribution (ex. Politiques).
2. Preuve – activez le suivi de lecture/validation.
3. Texte personnalisé – ajoutez un message à envoyer aux destinataires.
4. Protection par mot de passe – par défaut, les distributions sont accessibles via un simple lien. Pour les distributions sensibles (ex. collecte de preuves pour auditeur), vous pouvez protéger le lien par mot de passe et l’envoyer séparément (ex. SMS).

② Catégories

Sur l’écran suivant, définissez des catégories pour regrouper vos documents.

1. Plusieurs catégories possibles.
2. Les catégories peuvent être supprimées (les documents sont dél li és mais pas effacés).
3. De nouvelles catégories peuvent être ajoutées à tout moment.

③ Destinataires

Définissez ensuite les destinataires à partir de vos contacts externes.

Vous pouvez attribuer :

1. Des contacts individuels.
2. Plusieurs contacts à la fois selon leurs tags (ex. Marketing, Développement,...).
3. Exclure certains contacts en fonction des tags.

4️⃣ Attribution des documents

Vous pouvez attribuer n’importe quel document de votre espace de travail, y compris :

• Fichiers Word, Excel, PowerPoint
• PDFs
• Captures vidéo / YouTube

Étapes :

1. Cliquez sur les trois points à côté d’un document.
2. Sélectionnez Ajouter à la distribution.
3. Choisissez la distribution et la catégorie cible.

5️⃣ Vue d’ensemble d’une distribution

En ouvrant une distribution existante et configurée, vous verrez :

1. Nom & sélecteur – passer rapidement d’une distribution à une autre.
2. Copier le lien – copier l’URL de la distribution pour la partager.
3. Aperçu – voir ce que les destinataires verront.
4. Gérer & notifier les contacts – suivre les validations si elles ont été activées. Plus d’infos ici.
5. Actions :

• Modifier la distribution
• Supprimer la distribution (le suivi est supprimé, les documents dél li és mais non effacés)
• Télécharger les pièces jointes (Word, Excel, Zip, etc.)
• Télécharger en un seul document indexé (utile pour les auditeurs).

6. Liste des documents – réorganiser via glisser-déposer.
7. Contrôle des versions – versions obsolètes affichées en rouge. Vous pouvez montrer une ancienne version pendant que vous travaillez sur une nouvelle.
8. Taux d’acceptation % – montre combien de personnes ont validé la lecture. Un clic permet de voir qui a complété ou non.
9. Éditer/supprimer des documents – le bouton Éditer ouvre le document dans son dossier d’origine. Le bouton Supprimer retire le document de la distribution sans l’effacer.

6️⃣ Gérer & notifier les contacts

Pour inviter des contacts externes :

1. Cliquez sur Gérer & Notifier les contacts (étape 4 ci-dessus).
2. Depuis cet écran, vous pouvez :

• Suivre la progression des validations par contact.
• Ajouter rapidement de nouveaux contacts.
• Envoyer les invitations par email.

Actions principales

1. Contacts non assignés – liste des contacts absents de la distribution. Ajoutez-les avec le bouton "Ajouter".
2. Contacts assignés – suivi des validations et pourcentages par utilisateur. Vous pouvez sélectionner les contacts à notifier.
3. Date de dernière activité – indique la date du dernier "lu et approuvé".
4. Marquer comme lu (admin) – si vous diffusez ailleurs mais souhaitez tracer dans Brainframe, un administrateur peut valider au nom d’un employé.
5. Envoyer une notification – inviter tous les contacts sélectionnés à consulter la distribution.

L’email inclut :

• Le nom de la distribution (ex. CISOMatic)
• Le logo/branding de votre organisation (configuré dans Custom Branding)
• Un lien d’accès direct

📌 Les contacts externes n’ont pas besoin de se connecter — le lien leur donne accès direct.

7️⃣ Bonnes pratiques

• 📌 Regroupez toujours vos documents par catégorie pour plus de clarté.
• 💡 Activez le suivi des preuves pour répondre aux besoins d’audit.
• 🔐 Ajoutez une protection par mot de passe pour les distributions sensibles.
• 🔍 Vérifiez régulièrement le taux d’acceptation pour repérer les manques.
• 📂 Utilisez l’option télécharger en PDF pour les auditeurs ou pour faciliter la recherche.

🎯 Checklist

• [x] Distribution créée
• [x] Catégories définies
• [x] Destinataires assignés
• [ ] Documents ajoutés et regroupés
• [ ] Notifications envoyées
• [ ] Acceptation suivie via le tableau de bord

Mis à jour le : 11/09/2025