📢 Distribution de Documents

"Les bons documents aux bonnes personnes."
Distribuez en toute sécurité les politiques, procédures et informations essentielles approuvées — en interne comme en externe.

1️⃣ Pourquoi utiliser les Distributions ?

L'objectif principal de ce module est de simplifier la distribution des documents essentiels au sein de votre organisation et auprès de partenaires externes tels que les consultants et les auditeurs.

En utilisant les distributions, vous vous assurez que :

1. Tout le monde a accès aux dernières versions.
2. Vous avez une vue d'ensemble sur qui a lu les documents.
3. Vous économisez des heures de travail en évitant de courir après les documents lors d'un audit.

2️⃣ Qu'est-ce qu'une Distribution ?

Une distribution est un ensemble de documents regroupés pour un objectif commun, tel que :

• Politiques
• Procédures
• Supports d'intégration
• Formations Sécurité & Confidentialité
• Documents juridiques clients

💡 *Les distributions permettent de centraliser l'information et de garantir une preuve de prise de connaissance. *

3️⃣ Étapes pour créer une Distribution

① Ajouter une Distribution

• Ouvrez le menu Distribution.
• Cliquez sur Ajouter une distribution.

1. Titre – nommez votre distribution (ex. : Politiques).
2. Preuve – activez le suivi de lecture/approbation.
3. Texte personnalisé – ajoutez un message personnalisé à envoyer aux destinataires.
4. Protection par mot de passe – par défaut, les distributions sont accessibles via le lien fourni. Pour les distributions sensibles (ex. : collecte de preuves pour auditeurs), vous pouvez protéger le lien par un mot de passe et le communiquer séparément (ex. : par SMS).

② Catégories

Sur l'écran suivant, définissez des catégories pour regrouper les documents.

1. Plusieurs catégories possibles.
2. Les catégories peuvent être supprimées (les documents seront dissociés, mais pas supprimés).
3. De nouvelles catégories peuvent être ajoutées à tout moment.

③ Destinataires

Ensuite, définissez les destinataires parmi vos contacts externes.

Vous pouvez assigner :

1. Des contacts individuels.
2. Plusieurs contacts à la fois en fonction de tags (ex. : Marketing, Développement, ...).
3. Exclure des contacts en fonction de tags.

4️⃣ Assigner des Documents

Vous pouvez assigner n'importe quel document de votre espace de travail, notamment :

• Fichiers Word, Excel, PowerPoint
• PDFs
• Captures YouTube/vidéo

Étapes pour assigner :

1. Cliquez sur les trois points à côté d'un document.
2. Sélectionnez Ajouter à une distribution.
3. Choisissez la distribution cible et la catégorie.

5️⃣ Vue d'ensemble d'une Distribution

En ouvrant une distribution existante et configurée, vous verrez :

1. Nom & sélecteur de distribution – basculez rapidement entre les distributions.
2. Copier le lien – copiez l'URL de la distribution pour la partager en interne ou en externe.
3. Aperçu – visualisez ce que les destinataires verront.
4. Gérer & Notifier les contacts – suivez les confirmations de lecture si elles ont été activées. Plus d'informations ci-dessous.
5. Actions :

• Modifier la distribution
• Supprimer la distribution (le suivi est supprimé, les documents sont dissociés mais pas supprimés)
• Télécharger les pièces jointes (fichiers non imprimables comme Word, Excel, Zip, ...)
• Télécharger en document indexé unique (utile pour le partage avec les auditeurs).

6. Liste de documents – réorganisez par glisser-déposer.
7. Contrôle des versions – les versions obsolètes apparaissent en rouge. Vous pouvez choisir de montrer à vos contacts une version plus ancienne pendant que vous travaillez sur une nouvelle.
8. % d'acceptation – indique le nombre de personnes ayant confirmé la lecture du document. En cliquant sur le bouton %, vous pouvez voir exactement qui l'a ou non complété.
9. Modifier/supprimer des documents – le bouton de modification ouvre le document dans son dossier d'origine, vous permettant d'y apporter des modifications. Le bouton de suppression dissocie le document de la distribution actuelle sans le supprimer.

6️⃣ Gérer & Notifier les Contacts

Pour inviter des contacts externes :

1. Cliquez sur Gérer & Notifier les contacts (étape 4 ci-dessus).
2. Depuis cet écran, vous pouvez :

• Suivre la progression des confirmations par contact.
• Ajouter rapidement de nouveaux contacts.
• Envoyer des invitations par e-mail.

Actions principales

1. Liste des contacts non assignés – liste de vos contacts actuellement absents de la distribution. Ajoutez-les via le bouton "Ajouter".
2. Liste des contacts assignés – suivez les confirmations et les pourcentages par utilisateur, et sélectionnez les contacts à notifier via la case à cocher.
3. Date de dernière activité – affiche la date du dernier "marqué comme lu".
4. Marquer comme lu (admin) – si vous distribuez des documents via un autre outil mais souhaitez tout de même suivre la complétion dans Brainframe à des fins d'audit, un administrateur peut manuellement confirmer la lecture d'un document au nom d'un employé.
5. Envoyer une notification – invitez tous les contacts sélectionnés à consulter la distribution.

L'e-mail contient :

• Le nom de la distribution (ex. : CISOMatic)
• Le logo/la charte graphique de votre organisation (configuré dans Personnalisation)
• Un lien d'accès direct

📌 *Les contacts externes n'ont pas besoin de se connecter — le lien dans l'e-mail donne un accès direct. *

7️⃣ Recommandation pour la Préparation aux Audits

Nous recommandons vivement de regrouper tous les documents pertinents pour un audit dans une distribution dédiée en amont de toute démarche d'audit. Cela garantit que votre dossier de preuves est organisé, soumis au contrôle de version et facilement accessible au moment opportun.

Une fois votre distribution d'audit complète, utilisez l'option Télécharger en document PDF indexé unique pour exporter l'ensemble des documents. Ce fichier exporté constitue un instantané fiable et autonome de votre documentation de conformité — indépendant de la disponibilité du système ou de la connectivité — et peut être transmis directement aux auditeurs sur demande.

💡 Conseil pro : Planifier un export périodique de votre distribution d'audit (ex. : trimestriel) est une bonne pratique pour vous assurer de toujours disposer d'une sauvegarde hors ligne à jour de vos preuves de conformité.

8️⃣ Bonnes Pratiques

• 📌 Regroupez toujours les documents par catégorie pour plus de clarté.
• 💡 Utilisez le suivi des preuves pour répondre aux besoins des audits de conformité.
• 🔐 Appliquez une protection par mot de passe pour les distributions externes sensibles.
• 🔍 Vérifiez régulièrement le % d'acceptation pour identifier les lacunes de sensibilisation.
• 📂 Utilisez l'option télécharger en PDF pour les auditeurs ou pour une recherche rapide.

🎯 Liste de Contrôle Visuelle

• [x] Distribution créée
• [x] Catégories définies
• [x] Destinataires assignés
• [ ] Documents ajoutés et regroupés
• [ ] Notifications envoyées
• [ ] Acceptation suivie via le tableau de bord

Mis à jour le : 19/03/2026