📑 Types & Modèles de documents

"Standardisez vos contenus, simplifiez vos workflows."
Créez, personnalisez et appliquez des modèles pour garder vos documents cohérents, faciles à utiliser et prêts pour l’audit.

1️⃣ Mise en route

Si vous souhaitez créer vos propres types de documents ou modèles, allez dans :

👉 Paramètres de l’espace de travail → Types & modèles de documents (en bas à gauche du tableau de bord).

📌 Tous les types et modèles personnalisés sont créés et gérés de manière centralisée ici.

2️⃣ Modèles de documents personnalisés

La plupart des types de documents fournis par Brainframe incluent des modèles par défaut.

Vous pouvez aussi créer vos propres modèles, qui sont :

• Le texte initial affiché lors de la création d’un nouveau document.
• Entièrement versionnés pour les audits.

Comment créer un modèle :

1. Allez dans Paramètres de l’espace de travail.
2. Sélectionnez Modèles de documents.
3. Cliquez sur Ajouter.

Les modèles peuvent être créés avec :

• 📝 Éditeur standard (texte simple, markdown, variables).
• 📊 Éditeur avancé (OnlyOffice) pour Word/Excel/PowerPoint.

📌 Les modèles vous aident à gagner du temps et à imposer la cohérence entre équipes.

3️⃣ Éditeur standard

L’éditeur standard prend en charge le texte, Markdown et les variables réutilisables.

① Options lors de la création d’un modèle

1. Titre du modèle – Nom affiché lors de la création d’un document.
2. Définir comme modèle par défaut – Définit ce modèle comme celui par défaut pour les documents de ce type.
3. Type d’éditeur – Choisissez Standard ou Avancé.
4. Bascule Markdown – Active la mise en forme Markdown.
5. Contenu du modèle – Texte pré-rempli dans les documents.
6. Fenêtre d’aperçu – Affiche le rendu Markdown en temps réel.
7. Ajouter une licence – Attache une licence.

4️⃣ Éditeur avancé (OnlyOffice)

Utilisez l’éditeur avancé si vous souhaitez que vos modèles restent aux formats Office natifs.

Étapes :

1. Importez un fichier Word, Excel, PowerPoint ou PDF existant.
2. Sélectionnez le type de document approprié.
3. Modifiez le contenu directement dans OnlyOffice.

📌 Idéal pour les contenus juridiques, RH ou sensibles aux audits où le format natif doit être préservé.

5️⃣ Types de documents personnalisés

Après avoir créé vos modèles, vous pouvez les affecter à des types de documents personnalisés.

Créer un type de document

1. Allez dans Types de documents dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur Ajouter.

1. Activer l’identifiant – Exiger des identifiants uniques avec préfixes optionnels (ex. : R-00x, CAPA-).

2. Nom du type de document – Comment il apparaît dans « Créer un document ».
3. Description – Indication affichée en info-bulle.
4. Catégorie & Icône – Assignez à Sécurité, Confidentialité, Qualité, etc., et choisissez l’icône associée.
5. Propriétés – Définissez les propriétés obligatoires vs. optionnelles.
6. Étapes d’approbation – Configurez statique (pas de changements lors de l’approbation) ou dynamique (changements autorisés), et attribuez les approbateurs.

7. Modèle – Préremplir avec un modèle choisi.
8. Questionnaire – Joindre un suivi Q&R pour audits.

9. Types de documents liés – Suggérer des types associés lors de la création.
10. Suivi de maturité – Activer le suivi de maturité par document.

11. Type de suivi – Choisissez entre suivi basé sur la date de création ou de dernière modification.

6️⃣ Configurer un dossier par défaut pour un type de document

Pour éviter d’avoir à ajouter manuellement chaque document dans son dossier, nous proposons une option de configuration par défaut qui place automatiquement tous les documents d’un certain type dans le dossier approprié. Particulièrement utile pour les documents qui appartiennent toujours à un dossier spécifique (ex. : actions correctives, risques, incidents, fournisseurs, vulnérabilités, ...).

Voici l’en-tête que vous verrez lors de la modification ou création d’un type de document. Pour définir le dossier par défaut, cliquez sur le bouton correspondant.

Cela ouvrira la fenêtre suivante :

Sélection du dossier cible

• Utiliser le dossier actif (par défaut : INBOX).
• Ou sélectionner un dossier existant dans l’espace de travail.

Comportement pour les nouveaux éléments

1. Stocker toutes les données dans le même dossier cible en tant que document.
2. Créer un sous-dossier avec le nom de l’élément.
3. Créer une vue de dossier avec le nom de l’élément.

📌 Nos documents communs disposent déjà de cette fonctionnalité activée et préconfigurée, mais vous pouvez la personnaliser localement.

7️⃣ Appliquer des modèles à des documents existants

Les modèles peuvent aussi être appliqués aux documents déjà créés :

Lors de la création d’un document

Utilisez l’icône ⭐ pour appliquer un modèle lors de la création.

En mode ÉDITION

Appliquez un modèle en éditant un document existant.

Lors de l’application d’un modèle, vous verrez :

1. Espace de travail source
2. Nom du modèle
3. Barre de recherche
4. Aperçu du modèle
5. Indicateur de format (Standard, Markdown, Word, Excel, PowerPoint)
6. Option d’édition assistée par IA
7. Détails de licence (appliqués à tous les documents créés à partir de ce modèle)
8. Appliquer vos configurations

8️⃣ Bonnes pratiques

• 📝 Utilisez l’éditeur standard pour les modèles textuels avec variables et pour vos nouveaux documents.
• 📊 Utilisez l’éditeur avancé lorsque les formats Office natifs doivent être préservés.
• 🚨 Configurez les approbations pour une conformité totale aux audits.
• 💡 Révisez les modèles trimestriellement pour qu’ils restent alignés avec vos politiques.

🎯 Checklist

• [x] Modèle personnalisé créé
• [x] Éditeur standard ou avancé choisi
• [ ] Nouveau type de document configuré
• [ ] Étapes d’approbation attribuées
• [ ] Modèles appliqués aux documents existants

Mis à jour le : 11/09/2025