Articles sur : Documents

Vue document

📄 Vue Document

"Votre hub central pour créer, éditer et gérer du contenu."
Politiques, procédures, actifs, risques, non-conformités ou comptes rendus de réunion — tout est géré dans la même vue.

Chaque fois que vous ouvrez un document depuis n’importe quel module, il apparaît en plein écran dans la Vue Document. C’est ici que vous accédez au contenu, mettez à jour les propriétés, suivez les validations et liez les dépendances.

Tous les documents, quel que soit leur type, s’affichent dans la même vue pour vous éviter d’apprendre des dizaines de mises en page différentes.

1️⃣ Ouverture d’un document

Pour ouvrir la vue document, cliquez sur un document depuis n’importe où dans l’application.

📌 Astuce : Maintenez CTRL en cliquant pour l’ouvrir dans un nouvel onglet.

① Onglets de la Vue Document

La Vue Document propose plusieurs onglets pour gérer et interagir avec votre document :

Document – Vue principale du contenu.
Risque – Historique de lecture des risques. En savoir plus sur la gestion des risques.
KPI – Historique de lecture des KPI. En savoir plus sur la gestion de la performance.
Planification – Ajoutez le document aux checklists de processus dans le Workbench.
Rappel – Configurez des rappels uniques ou récurrents.
Un onglet optionnel Questionnaires de document peut être activé pour suivre les évaluations sur les documents.

② Éléments de la barre supérieure

Icône du type de document – Cliquez pour modifier le type du document.
Identifiant & Nom – Modifiables via l’icône crayon.
Suivi de maturité – Permet de suivre la maturité du document (activé pour politiques, procédures, preuves).

③ Onglets de configuration

Accédez à une configuration plus avancée depuis ces onglets :

Révisions – Versions de document, approbations, revues.
Gouvernance – Classez en tant qu’actif, contrôle ou risque, et personnalisez-le en conséquence.
Dépendances – Voir les liens et relations du document.
Propriétés du document – Catégorisez le document par attributs (ex. : Propriétaire, Fournisseur, Non-conformité,...).
Documents liés – Tous les documents connectés.
Lié comme propriété – Montre où ce document est référencé ailleurs.
Tâches – Tâches liées à ce document, avec échéances et responsabilités.

④ Contenu du document

Deux options d’éditeur sont disponibles :

Éditeur standard – Éditeur de texte simple pour rédiger directement.
Éditeur avancé (OnlyOffice) – Travaillez directement sur des fichiers Word, Excel, PowerPoint et PDF.

⑤ Actions dans la Vue Document

Créer un nouveau brouillon – Pour les documents versionnés.
Éditer – Pour les documents non versionnés.
Menu d’actions rapides (⋯) : Notifier des contacts externes. Afficher les dépendances. Configurer les étapes d’approbation.
⚡ Icône éclair – Ajoutez rapidement des tâches liées au document.

⑥ Onglet Activités

Journalise toute l’activité liée au document.
Ajoutez des commentaires pour collaborer.
Identifiez des utilisateurs avec @nomutilisateur pour les notifier.

Lorsqu’un document est ouvert et que vous copiez l’URL, vous pouvez l’utiliser pour revenir directement à la même vue plus tard.

2️⃣ Éditeur avancé (OnlyOffice)

L’Éditeur avancé intègre OnlyOffice pour une édition professionnelle :

Importez et éditez des modèles Word, Excel, PowerPoint, PDF.
Choisissez le type d’éditeur lors de la création de nouveaux documents.
Toutes les modifications sont suivies avec un contrôle complet des versions.

3️⃣ Vue Formulaire

Vous pouvez aussi créer ce que nous appelons des "Vues Formulaire" pour vos documents de différents types (ou utiliser celles préconfigurées déjà présentes dans l’outil). La Vue Formulaire affiche les propriétés et métadonnées dans une mise en page logique.

Activer la Vue Formulaire

Allez dans Paramètres de l’espace de travail → Formulaire de document.
Consultez les formulaires existants.
Ajoutez ou modifiez selon vos besoins.

Créer/Modifier une Vue Formulaire

Ajouter une section – Groupez un ensemble de propriétés dans une même section.
Renommer la section – Double-cliquez sur le titre.
Glisser-déposer – Placez les composants dans les sections.
Organiser – Ordonnez les composants logiquement selon votre processus.

Une fois configurée, vous pouvez voir rapidement toutes les propriétés pertinentes dans une vue structurée.

✅ Résumé

Vue Document – Vue classique pour le contenu et les actions des documents.
Éditeur avancé – Édition professionnelle pour les fichiers Office & PDF.
Vue Formulaire – Méthode structurée et personnalisable pour gérer les propriétés.

4️⃣ Bonnes pratiques

📄 Utilisez l’Éditeur standard pour les documents simples.
🛠 Utilisez l’Éditeur avancé pour les modèles Office/PDF avec contrôle de version.
🗂 Exploitez la Vue Formulaire pour des processus structurés comme les revues fournisseurs.
🔄 Utilisez l’onglet Révisions pour suivre les validations et audits.
👥 Collaborez avec des commentaires et @mentions pour plus de responsabilité.

🎯 Checklist

[x] Document ouvert dans la Vue Document
[x] Onglets vérifiés (Risque, KPI, Planification, Rappel)
[x] Propriétés et dépendances configurées
[ ] Bon éditeur sélectionné (Standard ou Avancé)
[ ] Vue Formulaire personnalisée pour les processus
[ ] Révisions vérifiées pour préparation audit

Mis à jour le : 11/09/2025

Cet article a-t-il répondu à vos questions ?

Merci !