🏷️ Documenteigenschappen

"Organiseer slimmer, zoek sneller."
Classificeer documenten met kenmerken zoals Eigenaar, Risicotype of Classificatie.

Documenteigenschappen vormen de ruggengraat van documentbeheer in Brainframe. Ze stellen u in staat om te groeperen, filteren en zoeken op basis van kenmerken, waardoor compliance-workflows sneller en consistenter worden.

1️⃣ Documenteigenschappen aanmaken en bewerken

U kunt documenteigenschappen beheren via het menu Werkruimte-instellingen.

Bij het toevoegen van een nieuwe eigenschap wordt u gevraagd het volgende te configureren:

1. Titel van de eigenschap – De naam van de eigenschap.
2. Beschrijving – Legt het doel van de eigenschap uit.
3. Type eigenschap:

• Vrije tekst → Elke waarde kan worden ingevoerd.
• Enkelvoudige selectie → Vervolgkeuzemenu met één selecteerbare optie (bijv. Type non-conformiteit).
• Meervoudige selectie → Vervolgkeuzemenu met meerdere selecteerbare opties (bijv. Oorsprong van het risico).
• Koppeling naar document → Verbindt de eigenschap met specifieke documenttypen (bijv. Eigenaar gekoppeld aan Medewerker, Consultant of Rol/Verantwoordelijkheden).
• Datum → Kalenderveld waarin een specifieke datum kan worden geselecteerd (bijv. incidentdatum, reviewdeadline).

2️⃣ Voorbeelden in de praktijk

1. Voorbeeld van een verplichte eigenschap: Betrokkene moet worden geselecteerd voor dit documenttype.
2. Voorbeeld van een gekoppelde eigenschap: Eigenaar kan verwijzen naar 3 verschillende documenttypen (Medewerker, Consultant, Rol/Verantwoordelijkheden).

💡 Bij het typen in dergelijke velden zal Brainframe:

• Overeenkomende bestaande documenten voorstellen.
• U in staat stellen om snel een nieuw gekoppeld document aan te maken als er nog geen bestaat.

📌 Wanneer een documentsjabloon is geconfigureerd met variabelen, worden deze automatisch ingevuld zodra het sjabloon in stap 2 wordt geselecteerd.

3️⃣ Eigenschappen als filters gebruiken

📌 In de tabelweergaven kunt u deze eigenschappen gebruiken om snel door uw documenten te filteren op basis van hun eigenschappen.

4️⃣ Best practices

• 🏷️ Houd eigenschapnamen kort en duidelijk (bijv. Eigenaar in plaats van Verantwoordelijke partij voor het document).
• 🔄 Gebruik gekoppelde eigenschappen waar mogelijk om consistentie te behouden.
• 🚨 Markeer kritieke eigenschappen als verplicht (bijv. Eigenaar, Classificatie).
• ⚡ Maak gebruik van eigenschappen in sjablonen om repetitieve gegevens automatisch vooraf in te vullen.

🎯 Visuele checklist

• Belangrijke eigenschappen aangemaakt in werkruimte-instellingen
• Standaard Brainframe-eigenschappen doorgenomen
• Verplichte eigenschappen afgedwongen
• Gekoppelde eigenschappen geconfigureerd waar relevant
• Inventarisatiefilters getest met documenteigenschappen

Bijgewerkt op: 15/07/2026