📄 Documentweergave

"Uw centrale hub voor het maken, bewerken en beheren van content."
Beleid, procedures, assets, risico's, non-conformiteiten of vergadernotities — allemaal beheerd in dezelfde weergave.

Telkens wanneer u een document vanuit een module opent, verschijnt het op volledig scherm in de documentweergave. Hier heeft u toegang tot de content, werkt u eigenschappen bij, volgt u goedkeuringen en koppelt u afhankelijkheden.

1️⃣ Een document openen

Om de documentweergave te openen, klikt u ergens in de applicatie op een document.

① Tabbladen in de documentweergave

De documentweergave biedt verschillende tabbladen voor het beheren van en werken met uw document:

• Document – Hoofdweergave van de inhoud.
• Risico – Geschiedenis van risicometingen. Lees meer over risicobeheer.
• KPI – Geschiedenis van KPI-metingen. Lees meer over prestatiebeheer.
• Planning – Voeg het document toe aan proceschecklists in de Workbench.
• Herinnering – Configureer eenmalige of terugkerende herinneringen.
• Een optioneel tabblad Documentvragenlijsten kan worden ingeschakeld om evaluaties op documenten bij te houden.

② Elementen van de bovenste balk

• Documenttype-icoon – Klik om het documenttype te wijzigen.
• Identificatiecode en naam – Te bewerken via het potloodicoon.
• Volwassenheidstracking – Optioneel de documentvolwassenheid bijhouden (ingeschakeld voor beleid, procedures, bewijs).

③ Configuratietabbladen

Krijg toegang tot diepere configuratie via deze tabbladen:

• Revisies – Documentversies, goedkeuringen, reviews.
• Governance – Classificeer als asset, beheersmaatregel of risico, en pas verder aan naar behoefte.
• Afhankelijkheden – Bekijk koppelingen en relaties van het document.
• Documenteigenschappen – Categoriseer het document op basis van kenmerken (bijv. eigenaar, leverancier, non-conformiteit, enz.).
• Gekoppelde documenten – Alle verbonden documenten.
• Gekoppeld als eigenschap – Toont waar dit document elders wordt gerefereerd.
• Taken – Gerelateerde taken die op dit document moeten worden uitgevoerd, evenals deadlines en verantwoordelijkheden.

④ Documentinhoud

Er zijn twee editoropties beschikbaar:

• Standaardeditor – Eenvoudige teksteditor voor inline schrijven.
• Geavanceerde editor (OnlyOffice) – Werk rechtstreeks met Word-, Excel-, PowerPoint- en PDF-bestanden.

⑤ Acties in de documentweergave

• Nieuw concept maken – Voor geversioneerde documenten.
• Bewerken – Voor niet-geversioneerde documenten.
• Snelle-actiemenu (⋯): Externe contacten informeren. Afhankelijkheden weergeven. Goedkeuringsfasen configureren.
• Bliksemicoon ⚡ – Snel documentgerelateerde taken toevoegen.

⑥ Tabblad Activiteiten

• Registreert alle activiteit die met het document is verbonden.
• Voeg opmerkingen toe voor samenwerking.
• Tag gebruikers met @gebruikersnaam om ze te informeren.

2️⃣ Geavanceerde editor (OnlyOffice)

De geavanceerde editor integreert OnlyOffice voor professioneel bewerken:

• Upload en bewerk Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF-sjablonen.
• Kies het editortype bij het aanmaken van nieuwe documenten.
• Alle wijzigingen worden bijgehouden met volledige versiebeheersing.

3️⃣ Formulierweergave

U kunt ook zogenaamde "formulierweergaven" maken voor uw documenten van verschillende typen (of de reeds vooraf geconfigureerde weergaven in de tool gebruiken). De formulierweergave toont eigenschappen en metagegevens in een logische indeling.

Formulierweergave inschakelen

1. Ga naar Werkruimte-instellingen → Documentformulier.
2. Bekijk bestaande formulieren.
3. Voeg toe of bewerk naar behoefte.

Een formulierweergave aanmaken/bewerken

1. Sectie toevoegen – Groepeer een gerelateerde set eigenschappen in één sectie.
2. Sectie hernoemen – Dubbelklik op de titel.
3. Slepen en neerzetten – Plaats componenten in secties.
4. Rangschikken – Orden componenten op een logische manier voor uw proces.

Eenmaal geconfigureerd, kunt u snel alle relevante eigenschappen zien in één gestructureerde weergave.

✅ Samenvatting

• Documentweergave – Klassieke weergave voor documentinhoud en -acties.
• Geavanceerde editor – Professioneel bewerken voor Office- en PDF-bestanden.
• Formulierweergave – Gestructureerde, aanpasbare manier om eigenschappen te beheren.

4️⃣ Best practices

• 📄 Gebruik de standaardeditor voor lichtgewicht documenten.
• 🛠 Gebruik de geavanceerde editor voor Office-/PDF-sjablonen met versiebeheer.
• 🗂 Maak gebruik van de formulierweergave voor gestructureerde processen zoals leveranciersreviews.
• 🔄 Gebruik het tabblad Revisies om goedkeuringen en audits te volgen.
• 👥 Werk samen met opmerkingen en @vermeldingen voor verantwoording.

🎯 Visuele checklist

• Document geopend in documentweergave
• Tabbladen doorgenomen (Risico, KPI, Planning, Herinnering)
• Eigenschappen en afhankelijkheden geconfigureerd
• Juiste editor geselecteerd (Standaard of Geavanceerd)
• Formulierweergave aangepast voor processen
• Revisies gecontroleerd op auditgereedheid

Bijgewerkt op: 14/07/2026