✅ Documentgoedkeuringen

"Maak het officieel, houd het controleerbaar."
Verzamel goedkeuringsbewijzen voor policies, risico’s en andere kritieke documenten.

Documentgoedkeuringen bieden een controleerbaar bewijs van welke manager of stakeholder welke versie van een document heeft goedgekeurd (bv. policies, risicobeoordeling, notulen).

Wanneer een nieuwe versie wordt toegewezen en het documenttype een goedkeuringsworkflow heeft ingesteld (bv. policies en procedures), verschijnen de goedkeuringsstappen met knoppen Goedkeuren en Weigeren.

1️⃣ Goedkeuren of Weigeren van een Document

• Als er geen gebruiker vooraf is toegewezen voor de eerste stap, zie je de knoppen Goedkeuren en Weigeren om tussen de fasen te schakelen.
• Bij je eerste goedkeuring/weigering word je gevraagd om twee-factor-authenticatie (2FA) te configureren via QR-code (Authy, Google Authenticator, Microsoft Authenticator).
• Eenmaal ingesteld, vereisen toekomstige goedkeuringen alleen nog de 6-cijferige code.

2️⃣ Goedkeuringsstappen en Meldingen Configureren

Goedkeuringsstappen kunnen per document worden aangepast via de optie Configure approval stages.

1. Stap & goedkeurders – Wijs toe wie elke stap kan goedkeuren/weigeren. Goedkeurders ontvangen automatisch een uitnodiging zodra de stap bereikt wordt. Als er geen gebruiker is toegewezen, kan iedereen deze stap goedkeuren.
2. Meldingslijst – Selecteer gebruikers of externe contacten die op de hoogte moeten worden gebracht wanneer een stap is bereikt (alleen-lezen).
3. Stap toevoegen – Voeg nieuwe fasen toe indien nodig.
4. Eindmeldingen – Bepaal wie wordt geïnformeerd zodra het document volledig is goedgekeurd.
5. Type goedkeuring – Kies Statisch (geen wijzigingen toegestaan tijdens goedkeuring) of Dynamisch (wijzigingen toegestaan tijdens goedkeuring).
6. Voorkom dezelfde gebruiker voor meerdere stappen – Voorkomt dat één persoon meerdere fasen goedkeurt.
7. Opslaan reset huidige goedkeuringen – Reset alle bestaande goedkeuringen van deze versie naar stap 1.
8. Kopieer van – Importeer de configuratie van een andere workflow.
9. Stem workflow af – Zorg dat de workflow overeenkomt met de standaardinstellingen van het documenttype.

3️⃣ Standaard Goedkeuringsstappen per Documenttype

Je kunt standaard goedkeuringsworkflows definiëren voor alle documenten van een bepaald type in Documenttypes & Templates.

• Toon goedkeuringsstappen – Activeert statische goedkeuringsfasen, waarbij geen bewerkingen zijn toegestaan tijdens goedkeuring.
• Dynamische stappen – Laat updates toe tijdens goedkeuring (handig in kwaliteitsmanagement of wanneer informatie nog moet worden verzameld tijdens het goedkeuringsproces).
• Stappen bewerken – Opent hetzelfde configuratiescherm als hierboven.

4️⃣ Mijn Documentgoedkeuringen

Elke gebruiker kan zijn/haar lopende goedkeuringen bekijken in Mijn Documentgoedkeuringen.

5️⃣ Document Review-verzoeken

Via de knop Meer in de documentweergave kun je Document review aanvragen.

• Deze reviewtaken verschijnen in Mijn Compliance onder Taken.
• Ideaal voor ad-hocgoedkeuringen of peer reviews.

6️⃣ Best Practices

• 🔐 Schakel 2FA vroeg in om goedkeuringen te stroomlijnen.
• 👥 Gebruik groepen in plaats van individuen bij het toewijzen van goedkeurders.
• 📩 Stel meldingen in zodat stakeholders op de hoogte blijven zonder goedkeuringsrechten.
• 🚨 Voorkom belangenconflicten door dezelfde gebruiker niet meerdere fasen te laten goedkeuren.
• 📝 Documenteer je goedkeuringsbeleid voor auditors.

🎯 Checklist

• [x] 2FA geconfigureerd voor goedkeurders
• [x] Goedkeuringsworkflow toegewezen
• [ ] Meldingen ingesteld voor belangrijke stakeholders
• [ ] Documenttype-standaarden afgestemd
• [ ] Lopende goedkeuringen nagekeken in Mijn Documentgoedkeuringen
• [ ] Reviewverzoeken opgevolgd in Mijn Compliance

Bijgewerkt op: 19/09/2025