📤 Envoyer à des contacts externes

"Partagez en toute sécurité, sans donner un accès complet."
Envoyez des politiques, procédures ou documents à des parties externes pour retour, sensibilisation ou preuve d’audit.

Parfois, vous devez informer ou demander un retour à quelqu’un au sujet d’une politique, procédure ou d’un document spécifique dans Brainframe — sans lui donner un accès direct au système.

1️⃣ Envoyer à des contacts externes

Depuis n’importe quel document, ouvrez le menu Voir plus en haut à droite et sélectionnez Envoyer à des contacts externes.

① Sélectionner des contacts individuels

Choisissez un ou plusieurs contacts externes dans la liste.

📌 Ces contacts doivent déjà être définis dans les paramètres de votre entreprise sous Contacts externes.

② Sélectionner des tags

Choisissez de notifier tous les contacts externes partageant un tag spécifique (ex. : Direction, Employé).

③ Exclure des tags

Supprimez certains groupes tagués pour qu’ils ne reçoivent pas la notification.

④ Ajouter un texte d’invitation personnalisé

Rédigez un message personnalisé qui apparaîtra dans l’e-mail du destinataire.

⑤ Ajouter une protection par mot de passe

Sécurisez le lien partagé avec un mot de passe.

2️⃣ Bonnes pratiques

• 🔐 Activez toujours la protection par mot de passe pour les documents sensibles.
• 🏷️ Utilisez les tags pour les envois groupés plutôt que de sélectionner les contacts un par un.
• 📩 Gardez le texte d’invitation professionnel et concis, en expliquant clairement l’objectif.
• 🚨 Envoyez les mots de passe séparément pour réduire le risque d’interception.

🎯 Checklist

• [x] Contacts externes configurés dans les paramètres
• [x] Destinataires ou tags sélectionnés
• [ ] Texte d’invitation personnalisé
• [ ] Protection par mot de passe activée
• [ ] Mot de passe partagé via un canal séparé

Mis à jour le : 11/09/2025