❓ Documentvragenlijsten

"Maak van terugkerende controles gestructureerde Q&A."
Leveranciersreviews, onboarding van werknemers of policybevestigingen—alles met een auditspoor.

1️⃣ Waarom vragenlijsten gebruiken?

Wanneer je een review moet uitvoeren met een consistente set vragen—zoals leveranciers-due diligence, onboarding van werknemers of compliancecontroles—bieden documentvragenlijsten een gestructureerde oplossing.

2️⃣ Een vragenlijst aanmaken

Vragenlijsten worden aangemaakt in de Werkruimte-instellingen en later gekoppeld aan documenttypes.

① Nieuwe vragenlijst toevoegen

Start vanuit de sectie Vragenlijsten in de werkruimte-instellingen.

② Titel van vragenlijst

Voer een titel in die je later gebruikt om de vragenlijst aan een documenttype te koppelen.

③ Categorieën

Definieer categorieën om gerelateerde vragen overzichtelijk te groeperen.

④ Vragen

Koppel je vragen aan categorieën, formuleer de tekst en kies het antwoordtype.

Elke vraag kan bevatten:

1. Categorie – Groep uit de vorige stap.
2. Vraag – De formulering.
3. Antwoordtype voorbeeld: Vrije tekst met optioneel standaardantwoord.
4. Standaardantwoord – Vooraf ingevulde tekst als leidraad.
5. Antwoordtype voorbeeld: Inhoud van bestaand(e) document(en).
6. Link naar het document in Brainframe.
7. Antwoordtype voorbeeld: Ja/Nee – Eenvoudige binaire antwoorden.

3️⃣ Vragenlijsten gebruiken

Wanneer gekoppeld aan een documenttype, krijgen alle documenten van dat type een Q&A-tabblad.

Functies zijn onder meer:

1. Vragen gegroepeerd per categorie.
2. Elke vraag toont zijn status.
3. Een actieknop laat je antwoorden geven op basis van het antwoordtype.

📌 De rest van het document werkt normaal—vragenlijsten zijn een extra laag.

4️⃣ Antwoorden beheren

Opties voor beheerders:

1. Antwoorden bekijken – Bekijk alle gegeven antwoorden.
2. Toevoegen aan werkbank – Als er meer informatie nodig is, of de vragenlijst meer werk vereist, kun je deze rechtstreeks toevoegen aan je taken.
3. Vergrendelde antwoorden – Verdere bewerkingen van antwoorden zijn verboden.
4. Antwoorden vergrendelen – Verbied verdere wijzigingen.
5. Resultaten afdrukken – Genereer een geconsolideerd Q&A-document.

5️⃣ Best Practices

• 📌 Groepeer vragen altijd in categorieën voor betere leesbaarheid.
• 💡 Gebruik standaardantwoorden voor veelvoorkomende reacties om input te versnellen.
• 🔍 Koppel vragenlijsten aan documenttypes die terugkerende validatie vereisen (bv. leveranciersrisico).
• 🖨️ Gebruik de optie resultaten afdrukken om antwoorden als formeel bewijs te archiveren.
• 🚨 Vergrendel antwoorden zodra reviews voltooid zijn om ongewenste wijzigingen te voorkomen.

🎯 Checklist

• [x] Vragenlijst aangemaakt in werkruimte-instellingen
• [x] Categorieën gedefinieerd
• [ ] Gekoppeld aan relevant documenttype
• [ ] Vragen beantwoord in Q&A-tabblad
• [ ] Resultaten vergrendeld & afgedrukt voor audit

Bijgewerkt op: 19/09/2025