📦 Documentbundels

"Eén keer groeperen. Overal koppelen."
Maak herbruikbare documentcollecties en koppel ze direct aan elk record — leveranciers, risico's, beheersmaatregelen en meer.

1️⃣ Waarom documentbundels gebruiken?

Bij compliancebeheer werkt u zelden met één document afzonderlijk. De toevoeging van een nieuwe leverancier activeert een checklist van beleidsdocumenten. Een audit vereist een consistente set bewijsstukken. Een risico brengt een reeks gerelateerde beheersmaatregelen met zich mee.

Met documentbundels kunt u gerelateerde documenten vooraf groeperen en ze allemaal tegelijk koppelen — in plaats van ze elke keer afzonderlijk toe te voegen.

Door bundels te gebruiken zorgt u ervoor dat:

1. Gerelateerde documenten altijd consistent gegroepeerd zijn — nooit meer een vergeten beleidsdocument.
2. Onboarding- en complianceprocessen sneller verlopen — één klik in plaats van vele.
3. Uw records overzichtelijk en controleerbaar blijven — elke koppeling is bewust en traceerbaar.

2️⃣ Wat is een documentbundel?

Een documentbundel is een benoemde verzameling documenten die voor een gemeenschappelijk doel bij elkaar horen. Bundels zijn herbruikbaar: maak ze eenmalig aan en koppel ze vervolgens aan zoveel records als nodig.

Enkele veelvoorkomende voorbeelden:

• Leveranciersbeheersmaatregelen — gegevensverwerking, contractuele overeenkomsten, screeningsprocedures
• Beheersmaatregelen voor vertrouwelijke gegevens — toegangsreviews, MFA, beheer van versleutelingssleutels
• SaaS-beheersmaatregelen — penetratietests, gedragscode, beveiligingsarchitectuur
• Inwerkpakket — HR-beleid, gedragscode, IT-beveiligingsbasislijn

💡 Beschouw een bundel als een sjabloon voor de documenten die altijd samen van toepassing zijn.

3️⃣ Een bundel aanmaken

① Instellingen voor documentbundels openen

• Navigeer naar de instellingen van de werkruimte.
• Selecteer Documentbundels.
• Klik op + Toevoegen om een nieuwe bundel aan te maken.

② Uw bundel een naam geven

Geef de bundel een duidelijke, beschrijvende titel die de inhoud weerspiegelt — bijvoorbeeld Leveranciersbeheersmaatregelen of Beheersmaatregelen voor vertrouwelijke gegevens.

③ Documenten toevoegen

Voeg de relevante documenten toe aan de bundel. Dit kunnen alle bestanden zijn die al in uw werkruimte staan:

• Word-, Excel-, PowerPoint-bestanden
• PDF's
• Website-snapshots of video-opnames

Na het opslaan verschijnt de bundel in de lijst samen met de gekoppelde documenten.

4️⃣ Een bundel koppelen aan een record

De werkelijke kracht van bundels komt naar voren bij het koppelen. In plaats van documenten handmatig één voor één toe te voegen, koppelt u een volledige bundel aan een record — en alle bijbehorende documenten volgen automatisch.

Bundels kunnen worden gekoppeld aan:

• Leveranciers — koppel alle leveranciersbeheersmaatregelen direct bij het onboarden van een nieuwe partner
• Risico's — verbind elk relevant beleid of elke procedure direct aan een risicorecord
• Beheersmaatregelen — raadpleeg de onderliggende bewijsdocumenten direct vanuit de beheersmaatregel
• Elk ander document

Een bundel koppelen:

1. Open het document.
2. Navigeer naar het tabblad "Gekoppelde documenten".
3. Klik op "Documentbundels bewerken".
4. Selecteer de bundel(s) die u wilt koppelen.

Alle documenten in de bundel worden direct zichtbaar onder de gekoppelde documenten.

5️⃣ Praktijkvoorbeeld: leveranciersonboarding

Bij het onboarden van een nieuwe leverancier is er een standaardset documenten die elke leveranciersrelatie moet onderbouwen — vereisten voor gegevensverwerking, contractuele overeenkomsten, screeningsprocedures voor medewerkers en meer.

Zonder bundels zou u elk van die documenten handmatig aan elke nieuwe leverancier moeten toevoegen. Met bundels ziet het proces er zo uit:

1. Maak eenmalig de bundel Leveranciersbeheersmaatregelen aan met alle relevante documenten.
2. Wanneer een nieuwe leverancier wordt toegevoegd, koppelt u de bundel Leveranciersbeheersmaatregelen aan het bijbehorende record.
3. Elk document in de bundel is nu direct toegankelijk vanuit de leverancier — consistent, elke keer opnieuw.

6️⃣ Bundels beheren over tijd

Bundels zijn levende verzamelingen — u kunt ze bijwerken naarmate uw documentenbibliotheek groeit.

• Een document toevoegen aan een bundel maakt het automatisch beschikbaar in elk record waaraan de bundel is gekoppeld.
• Een document verwijderen uit een bundel ontkoppelt het van die records, maar verwijdert het originele bestand niet.
• Een bundel hernoemen of bewerken heeft geen invloed op de gekoppelde records — alleen de inhoud van de bundel telt.

7️⃣ Best practices

• 📌 Maak bundels per thema — één per domein (leverancier, beveiliging, HR) in plaats van één grote bundel.
• 💡 Controleer de inhoud van bundels regelmatig om te zorgen dat documenten actueel en volledig zijn.
• 🔗 Koppel bundels vroeg in elk onboarding- of risicobeheerproces — wacht niet tot een audit op handen is.

🎯 Visuele checklist

• [x] Bundel aangemaakt met een duidelijke naam
• [x] Relevante documenten toegevoegd aan de bundel
• [x] Bundel gekoppeld aan document
• [ ] Inhoud van de bundel gecontroleerd en actueel gehouden
• [ ] Meerdere bundels gekoppeld waar meerdere domeinen van toepassing zijn

Bijgewerkt op: 02/06/2026