🏷️ Documenteigenschappen

"Organiseer slimmer, zoek sneller."
Classificeer documenten met attributen zoals Eigenaar, Risicotype of Classificatie.

Documenteigenschappen vormen de ruggengraat van documentbeheer in Brainframe. Ze stellen je in staat om te groeperen, filteren en zoeken op basis van attributen, waardoor compliance-workflows sneller en consistenter worden.

1️⃣ Documenteigenschappen aanmaken en bewerken

Je kunt documenteigenschappen beheren via het menu Workspace-instellingen.

Bij het toevoegen van een nieuwe eigenschap kun je configureren:

1. Titel van de eigenschap – De naam van de eigenschap.
2. Beschrijving – Legt het doel van de eigenschap uit.
3. Type eigenschap:

• Vrije tekst → Elke waarde kan worden ingevoerd.
• Enkele selectie → Dropdown met één selecteerbare optie (bv. Type non-conformiteit).
• Meervoudige selectie → Dropdown met meerdere opties (bv. Oorsprong risico).
• Link naar document → Verbindt de eigenschap met specifieke documenttypes (bv. Eigenaar gelinkt aan Werknemer, Consultant of Rol/Verantwoordelijkheden).

2️⃣ Voorbeelden in de praktijk

1. Voorbeeld van een verplichte eigenschap: Betrokkene moet worden geselecteerd voor dit documenttype.
2. Voorbeeld van een gekoppelde eigenschap: Eigenaar kan verwijzen naar 3 verschillende documenttypes (Werknemer, Consultant, Rol/Verantwoordelijkheden).

💡 Bij het typen in zulke velden zal Brainframe:

• Overeenkomende bestaande documenten voorstellen.
• Je de mogelijkheid geven snel een nieuw gekoppeld document aan te maken als dit nog niet bestaat.

📌 Wanneer een documentsjabloon is geconfigureerd met variabelen, worden deze automatisch ingevuld zodra het in stap 2 wordt geselecteerd.

3️⃣ Eigenschappen gebruiken als filters

📌 In het menu Inventarisoverzicht kun je deze eigenschappen gebruiken om snel door je documenten te filteren op basis van hun eigenschappen.

4️⃣ Best Practices

• 🏷️ Houd eigenschapsnamen kort en duidelijk (bv. Eigenaar in plaats van Verantwoordelijke partij voor document).
• 🔄 Gebruik gekoppelde eigenschappen waar mogelijk om consistentie te bewaren.
• 🚨 Markeer kritieke eigenschappen als verplicht (bv. Eigenaar, Classificatie).
• ⚡ Maak gebruik van eigenschappen in sjablonen om repetitieve data automatisch in te vullen.

🎯 Checklist

• [x] Belangrijke eigenschappen aangemaakt in Workspace-instellingen
• [x] Standaard Brainframe-eigenschappen nagekeken
• [ ] Verplichte eigenschappen afgedwongen
• [ ] Gekoppelde eigenschappen geconfigureerd waar relevant
• [ ] Inventarisfilters getest met documenteigenschappen

Bijgewerkt op: 19/09/2025