📂 Bulkimport van documenten

"Upload slimmer, niet harder."
Importeer eenvoudig grote sets documenten, assets of risico's zonder handmatig werk.

1️⃣ Waarom bulkimport gebruiken?

Soms moet u een grote set documenten uploaden vanuit uw lokale mappenstructuur, of assets, risico's of andere items importeren die te veel tijd zouden kosten om handmatig aan te maken.

Met de optie "Documenten/assets in bulk aanmaken" in het mapbeheermenu kunt u: veel bestanden in één keer uploaden.

📌 Deze functie is ontworpen om uren aan repetitief werk te besparen en tegelijkertijd de gegevensconsistentie te waarborgen.

2️⃣ Uploadopties

1. Submenu Zip/Excel-bestand uploaden.

Dit is het eerste scherm dat u ziet, waar u kunt kiezen voor het uploaden van een "Excel-document" om meerdere items uit Excel-regels aan te maken, of "Zip-upload" om een volledige lokale mappenstructuur te importeren.

2. Upload een Excel-document met meerdere items die in de huidige map moeten worden aangemaakt (bijv. Excel met risico's, assets, non-conformiteiten, kwetsbaarheden, enz.).

U kunt het sjabloon uit stap 4 in de schermafbeelding gebruiken. Na het uploaden gaat u naar stap 5.

3. Upload een ZIP-bestand (gebruik een standaard zip-bestand).

Dit kan worden gebruikt om een volledige lokale maphiërarchie met documenten te importeren. Tijdens de import worden ze geüpload met dezelfde mappenstructuur binnen de huidige map. De oorspronkelijke aanmaakdatums van de geïmporteerde bestanden blijven behouden.

4. Hier kunt u de Excel-sjabloonstructuur downloaden die in stap 2 wordt gebruikt (zie de video onderaan de pagina voor een geavanceerder voorbeeld van risico-import).

Het Excel-sjabloon heeft twee tabbladen:

Eerste tabblad: Inhoud die moet worden geïmporteerd (elke rij maakt een nieuw document aan).

• Moet de exacte namen van "DocumentType" uit het tweede tabblad gebruiken.
• Extra kolommen kunnen worden gekoppeld aan:
• 1. Variabelen in documentsjablonen
  2. Maatstaven voor risicometingen

Tweede tabblad: Bevat een lijst van alle beschikbare documenttypen die u kunt gebruiken onder "DocumentType".

📌 Door vanuit het sjabloon te starten, voorkomt u latere validatieproblemen.

5. Na het uploaden van uw Excel-bestand in stap 2 moet u de Excel-kolomnamen koppelen aan de door Brainframe verwachte waarden.

💡 Tip: Als er geen unieke identificatiecode is ingevuld, wordt deze genegeerd.

6. Vul documentsjabloonvariabelen automatisch in, rechtstreeks vanuit Excel-waarden, door ze te koppelen aan Brainframe-variabelen.

💡 Tip: Door het selectievakje aan te vinken, kunt u dezelfde waarden ook toewijzen aan documenteigenschappen.

7. Configureer hoe risico's moeten worden geïmporteerd:

1. Schakel een risicometing in op geïmporteerde documenten voor een specifiek risicotype.
2. Schakel een configuratie voor resterend werk in voor geïmporteerde risico's.
3. Koppel meetwaarden vanuit Excel-kolommen.
4. Schakel het selectievakje Doel in om ook doelwaarden vanuit Excel te koppelen voor initiële risicometingen.

📌 Probeer altijd vanuit onze sjablonen te starten en laat geen "lege" regels aan het einde van het eerste tabblad staan, om fouten tijdens de validatie te voorkomen.

8. Valideer uw import.

3️⃣ Tutorial: meerdere risico's importeren

De tutorialvideo begeleidt u door:

• Het koppelen van documenttypen, sjablonen en eigenschappen tijdens de import.
• Het configureren van automatische initiële en doel-risicometingen.
• Het uitvoeren van foutloze imports.

4️⃣ Best practices

• 📂 Configureer het Excel-sjabloon om opmaakproblemen te voorkomen.
• 🗂️ Houd mappenstructuren overzichtelijk voordat u ze zipt.
• 📝 Gebruik variabelen in sjablonen om content automatisch vooraf in te vullen.
• 🔍 Controleer koppelingen dubbel voordat u de import voltooit.
• 🚨 Valideer risico's bij import om ervoor te zorgen dat compliancegegevens compleet zijn.

🎯 Visuele checklist

• Excel-/ZIP-bestand voorbereid
• Documenttypen gecontroleerd in sjabloon
• Kolomkoppelingen gecontroleerd
• Sjabloonvariabelen toegewezen
• Risicomappings geconfigureerd
• Import succesvol gevalideerd

Bijgewerkt op: 14/07/2026