📂 Bulk Document Import

"Slimmer uploaden, niet harder."
Importeer eenvoudig grote sets documenten, assets of risico’s zonder handmatig werk.

1️⃣ Waarom Bulk Import gebruiken?

Soms moet je een grote set documenten uploaden vanuit je lokale mappenstructuur, of assets, risico’s of andere items importeren die te veel tijd zouden kosten om handmatig aan te maken.

De optie “Maak documenten/assets in bulk aan” in het mapbeheer-menu laat je toe om veel bestanden in één keer te uploaden.

📌 Deze functie is ontworpen om uren repetitief werk te besparen en tegelijk dataconsistentie te garanderen.

2️⃣ Uploadopties

1. Upload Zip/Excel-bestand submenu.

Dit is het eerste scherm dat je ziet waar je kunt kiezen voor een "Excel-document"-upload om meerdere items aan te maken vanuit Excel-rijen, of een "Zip-upload" om een volledige lokale mappenstructuur te importeren.

2. Upload een Excel-document met meerdere items die in de huidige map moeten worden aangemaakt (bv. Excel met risico’s, assets, non-conformiteiten, kwetsbaarheden, ...).

Je kunt de template gebruiken uit stap 4 in de screenshot. Na de upload ga je naar stap 5.

3. Upload een ZIP-bestand (gebruik een standaard zip).

Dit kan worden gebruikt om een volledige lokale mappenhiërarchie met documenten te importeren. Tijdens de import worden ze geüpload met dezelfde mappenstructuur binnen de huidige map. De originele aanmaakdata van de geïmporteerde bestanden blijven behouden.

4. Hier kun je de Excel-templatestructuur downloaden die wordt gebruikt in stap 2 (zie video onderaan de pagina voor een geavanceerd voorbeeld van risico-import).

De Excel-template heeft twee tabbladen:

Eerste tabblad: Inhoud die moet worden geïmporteerd (elke rij creëert een nieuw document).

• Je moet exacte "DocumentType"-namen gebruiken van het tweede tabblad.
• Extra kolommen kunnen worden toegewezen aan:

1) Variabelen in documenttemplates

2) Maatregelen voor risico-inschattingen

Tweede tabblad: Toont alle beschikbare documenttypes die je kunt gebruiken onder "DocumentType".

📌 Door vanuit de template te starten vermijd je validatiefouten later.

5. Na het uploaden van je Excel in stap 2 moet je Excel-kolomnamen toewijzen aan de verwachte waarden van Brainframe.

💡 Tip: Als er geen unieke identifier is ingevuld, wordt deze genegeerd.

6. Vul documenttemplate-variabelen automatisch in vanuit Excel-waarden door ze te koppelen aan Brainframe-variabelen.

💡 Tip: Door het selectievakje aan te vinken kun je dezelfde waarden ook toewijzen aan documenteigenschappen.

7. Configureer hoe risico’s moeten worden geïmporteerd:

1) Activeer een risicolezing op geïmporteerde documenten voor een specifiek risicotype.

2) Activeer een remaining work-configuratie voor geïmporteerde risico’s.

3) Koppel maatregelwaarden vanuit Excel-kolommen.

4) Vink de Target checkbox aan om ook doelwaarden vanuit Excel te koppelen voor initiële risico-inschattingen.

📌 Start altijd vanuit onze templates, en laat geen “lege” lijnen aan het einde van het eerste tabblad om validatiefouten te voorkomen.

8. Valideer je import.

3️⃣ Tutorial: Meerdere Risico’s Importeren

De tutorialvideo leidt je door:

• Het koppelen van documenttypes, templates en eigenschappen tijdens de import.
• Het configureren van automatische initiële en doel-risicolezingen.
• Het uitvoeren van foutloze imports.

4️⃣ Best Practices

• 📂 Gebruik de Excel-template om formatteringsproblemen te vermijden.
• 🗂️ Houd mappenstructuren overzichtelijk voor je ze zipt.
• 📝 Gebruik variabelen in templates om inhoud automatisch vooraf in te vullen.
• 🔍 Controleer mappings dubbel voordat je de import afrondt.
• 🚨 Valideer risico’s bij de import om te verzekeren dat de compliance-data volledig is.

🎯 Checklist

• [x] Excel/ZIP-bestand voorbereid
• [x] Documenttypes geverifieerd in template
• [ ] Kolommappings nagekeken
• [ ] Template-variabelen toegewezen
• [ ] Risicomappings geconfigureerd
• [ ] Import succesvol gevalideerd

Bijgewerkt op: 19/09/2025