Documentopmerkingen & Activiteit

💬 Documentopmerkingen & Activiteit

"Houd discussies en geschiedenis op één plek."
Volg activiteiten, voeg opmerkingen toe en werk rechtstreeks samen aan elk document.

1️⃣ Overzicht van het Activiteitentabblad

Elk document in Brainframe heeft een Activiteitentabblad waar je kunt:

Het document bespreken, los van goedkeuringsstappen.
Alle activiteitenlogs bekijken die aan het document gekoppeld zijn.
Vertrouwen op automatische updates telkens wanneer een wijziging wordt gemaakt.

📌 Dit creëert een permanent auditspoor van opmerkingen en acties.

Opmerkingen worden momenteel nog niet ondersteund in documenten die in markdown-formaat staan.

2️⃣ Een opmerking toevoegen

Ga naar een document en klik op de knop Activiteiten rechtsboven.

Klik in het opmerkingenveld Opmerking toevoegen om de editor te openen.

Je kunt:

Opmerkingen of feedback schrijven over het document.
Gebruikers taggen met @gebruikersnaam om hen per e-mail te informeren.
Reageren op getagde opmerkingen — meldingen worden automatisch verstuurd.

📌 Alle opmerkingen blijven aan het document gekoppeld voor context.

3️⃣ Extra acties

Vanuit het Activiteitentabblad kun je ook:

Nieuwe taken aanmaken.
Risicometingen toevoegen.
KPI-metingen toevoegen.

💡 De beschikbare opties hangen af van het documenttype.

4️⃣ Documentleeftijd bijhouden

Door het vakje “Markeer deze documentversie als gereviewd” aan te vinken, zie je de reviewstatus terug in de mapinhoud (indien geactiveerd voor dat type).

📌 Dit helpt om lopende review-compliance aan te tonen zonder onnodige versie-aanpassingen.

5️⃣ Een opmerking toevoegen aan specifieke tekst

Als je wilt dat je opmerking gekoppeld is aan een specifieke tekstsectie, kun je de ingebouwde commentaarfunctie gebruiken die vergelijkbaar is met Word. Selecteer de tekst waaraan je de opmerking wilt toevoegen en klik op het opmerkingenmenu. Dit opent een apart opmerkingenvenster, waar je meerdere opmerkingen kunt toevoegen en relevante gebruikers kunt informeren. Je kunt opmerkingen ook verwijderen of als opgelost markeren.

Teksten met opmerkingen verschijnen in het geel en bij erover bewegen zie je de opmerkingengeschiedenis.

Het oplossen van een opmerking verbergt de gele tekst, maar bewaart het bericht voor auditdoeleinden.

6️⃣ Opmerkingen bekijken en beantwoorden

Net zoals bij het toevoegen van een nieuwe opmerking, vind je in de activiteitensectie van een document alle eerdere opmerkingen over dat document.

Door op de antwoordknop te klikken kun je reageren op opmerkingen van andere gebruikers en zij worden geïnformeerd over jouw bijdrage.

📌 Als je documenten in Word-formaat staan, kun je de opmerkingen zien in onze geïntegreerde editor, net zoals in Word.

7️⃣ Best Practices

📌 Tag altijd de relevante gebruikers om reacties te versnellen.
💡 Gebruik opmerkingen voor samenwerking, niet alleen voor versienotities.
🗂️ Controleer activiteitenlogs tijdens audits om effectiviteit van controls aan te tonen.
🔍 Gebruik leeftijdstracking om te verzekeren dat policies en procedures regelmatig worden herzien.

Wist je dat wanneer je Documentdistributies of Externe contacten informeren gebruikt, je externe contacten ook opmerkingen kunnen achterlaten bij documenten, die je vervolgens in de opmerkingensectie terugziet?

🎯 Checklist

[x] Activiteitentabblad geopend
[x] Eerste opmerking toegevoegd
[ ] Taken of risicometingen aangemaakt vanuit activiteitenweergave
[ ] Documentreview gemarkeerd als afgerond
[ ] Opmerkingen van externe contacten nagekeken

Bijgewerkt op: 19/09/2025

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!