📤 Demandes de dépôt de documents

"Arrêtez de courir après les preuves — laissez-les venir à vous."
Demandez, suivez et stockez facilement les preuves de conformité au bon endroit.

1️⃣ Pourquoi utiliser les demandes de dépôt ?

La collecte de preuves de conformité pour les audits signifie souvent courir après des collègues ou fournisseurs via e-mails, appels et messageries.

📌 Brainframe simplifie cela en vous permettant d’envoyer des demandes de dépôt de documents directement depuis le dossier cible :

• Les demandes peuvent être envoyées à tout contact disposant d’une adresse e-mail.
• Les fichiers déposés sont automatiquement sauvegardés dans le bon dossier.
• Vous êtes notifié lorsque les dépôts sont effectués ou si un suivi est nécessaire.

2️⃣ Créer une demande de dépôt

Depuis le dossier souhaité, sélectionnez Demander un dépôt de fichier.

Remplissez le formulaire :

1. Nom du destinataire
2. E-mail du déposant – Adresse à laquelle la demande est envoyée.
3. Description – Instructions incluses dans l’invitation (ex. : « Merci de déposer la NDA signée »).
4. Rappel récurrent – Activez si la preuve est nécessaire périodiquement, avec une fréquence configurable.
5. Ajouter une pièce jointe (optionnel) – Inclure un fichier de support (ex. : un modèle à compléter).

3️⃣ Suivi des preuves demandées

Lorsqu’elle est créée, Brainframe génère automatiquement un document de demande de dépôt dans le même dossier, vous permettant de suivre vos demandes.

1. La demande de dépôt elle-même.
2. Les pièces jointes sont sauvegardées et liées à la demande.
3. Les métadonnées de la demande.
4. Un lien que vous pouvez copier et renvoyer à un autre contact externe si nécessaire.
5. Commentaires & Activité enregistrent qui a été notifié et quand. Pour les demandes récurrentes, toutes les activités individuelles sont consignées ici.

4️⃣ E-mail de demande & page de dépôt

Les destinataires reçoivent un e-mail avec :

• Votre description.
• Les fichiers joints le cas échéant.
• Un lien sécurisé de dépôt.

En cliquant, le lien ouvre une page de dépôt sécurisée où les fichiers peuvent être glissés-déposés ou sélectionnés.

5️⃣ Confirmation du dépôt

Une fois le dépôt terminé :

• Le demandeur et le déposant reçoivent un e-mail de confirmation.
• Un lien vers le fichier déposé est inclus.
• Le document de demande de dépôt est automatiquement lié à la preuve dans le même dossier.

6️⃣ Bonnes pratiques

• 📌 Utilisez les demandes récurrentes pour les preuves périodiques (ex. : revues d’accès trimestrielles).
• 💡 Incluez toujours une description claire pour éviter les allers-retours.
• 🔍 Utilisez Commentaires & Activité pour prouver qui a fourni quelle preuve et quand.
• ✅ Archivez les demandes complétées pour garder vos dossiers propres.

🎯 Checklist

• [x] Demande de dépôt créée depuis un dossier
• [x] Contact invité par e-mail
• [x] Preuve déposée et liée
• [ ] Rappel récurrent activé si nécessaire
• [ ] Demande archivée après finalisation

Mis à jour le : 11/09/2025