📋 Aanvraagformulieren

"Laat de informatie naar jou toekomen."
Verzamel, volg en verwerk aanvragen met ingebouwde compliance-workflows.

1️⃣ Waarom aanvraagformulieren?

Effectief beveiligings- en compliancebeheer werkt het best wanneer mensen naar jou toekomen, in plaats van dat je hen moet achtervolgen voor updates.

We raden aan om een eenvoudige intranet-hub van één pagina te maken met links naar je managementsysteem, gehost op een makkelijk te onthouden domein (bv. compliance.company.com).

📌 Deze pagina kan deel uitmaken van je bestaande intranet (Google Sites, SharePoint Team Sites) en alleen toegankelijk zijn voor medewerkers.

Elk item op deze hub linkt naar een dediceerd proces in je managementsysteem, waardoor het eenvoudig beschikbaar is voor je medewerkers.

2️⃣ Geïntegreerde formulieren

De uitdaging met simpele links is: wat gebeurt er na de klik?

Belangrijke vragen zijn:

1. Hoe verzamel je de juiste informatie?
2. Hoe verzamel je bewijs?
3. Hoe start je automatisch goedkeuringen?
4. Hoe passen aanvragen in meerstapsprocessen?
5. Hoe herwaardeer je risico’s die aan een aanvraag gekoppeld zijn?

📌 Brainframe-aanvraagformulieren lossen dit op door aanvragen te creëren, te verspreiden en te integreren in workflows.

Formulieren worden aangemaakt in het Formulierenmenu, met instellingen afhankelijk van het formulierstype.

3️⃣ Standaardformulieren

Bij het maken van een standaardformulier kun je:

1. Het formulierstype selecteren (hierboven is het standaardformulier).
2. Het documenttype definiëren dat wordt aangemaakt met antwoorden.
3. De doelmap kiezen voor voltooide formulieren.
4. Specifieke gebruikers op de hoogte brengen wanneer antwoorden binnenkomen (optioneel).
5. De documentgoedkeuringsworkflow automatisch activeren en een versie toewijzen.
6. Ontvangen antwoorden in een Kanban-stadium in de Werkbank plaatsen.

Op het volgende scherm definieer je de algemene informatie van het formulier:

1. Formuliertitel
2. Uitlegtekst voor gebruikers die het formulier invullen
3. Dit veld wordt samen met de formuliertitel gebruikt om de documentnaam van het antwoord te genereren

① Vragentypes

Na de setup configureer je de vragen. Er zijn drie hoofdantwoords­types:

1. Vrije tekst – verzamel algemene informatie.

2. Documenteigenschap – leg gestructureerde metadata vast.

3. Risicomapping – multiple choice met gewogen scores voor risico’s.

Voor elke risicomappingvraag kun je:

1) De vraagtekst opgeven.

2) Het antwoords­type selecteren.

3) Een gewicht toewijzen om impact te meten.

4) Mogelijke antwoorden definiëren.

5) Scores (0–5) toewijzen.

6) Een vrij opmerkingenveld toestaan.

7) Antwoordopties toevoegen/verwijderen.

Voorwaardelijke zichtbaarheid instellen (op basis van eerdere antwoorden).

9) De vraag verwijderen.

10) Een nieuwe vraag toevoegen na de huidige.

11) Een verplicht antwoord instellen.

📌 Risicomapping zorgt ervoor dat aanvragen direct worden geïntegreerd in je risicobeheerworkflows.

4️⃣ Werken met een formulier

Eenmaal aangemaakt kun je:

1. Andere formulieren beheren.
2. De publieke link kopiëren om te delen.
3. De publieke formulierlink bekijken.
4. Toegang krijgen tot de antwoordmap.
5. Wijzigingen opslaan.

5️⃣ Documentformulieren

Deze werken zoals standaardformulieren, maar hier geef je een Word-/Excel-document uit je mappenstructuur.

• Zoek en selecteer een documentsjabloon uit je werkruimte.
• Het formulier begeleidt de gebruiker bij het invullen van tekst of het uploaden van bewijsmateriaal.

1. Definitieve documentnaam
2. Bewerkbare tekstvelden uit de sjabloon
3. Bijlagen uploaden als bewijs (afbeeldingen, PDF’s, Word-bestanden)

1. Documentnaam
2. Word-documentinhoud, direct in het formulier in te vullen

📌 Bijlagen via drag-and-drop worden alleen ondersteund in de eenvoudige editor (niet in OnlyOffice).

6️⃣ Formulieren insluiten

Formulieren kunnen gedeeld worden via een publieke link of rechtstreeks in websites ingesloten.

💡 Voorbeelden:

• Een GDPR-aanvraagformulier ingesloten op je privacypagina.
• Een leveranciers-onboardingformulier ingesloten op je intranet.

Brainframe levert een HTML-insluitcode die je ontwikkelteam op je site kan plaatsen.

7️⃣ Best Practices

• 📂 Bewaar voltooide formulieren in toegankelijke mappen voor eenvoudige auditopvraging.
• 🚨 Test elk formulier end-to-end voor publicatie.
• 🔗 Sluit formulieren in op je intranet/publieke site om handmatige aanvragen te verminderen.

🎯 Checklist

• [x] Standaardformulier geconfigureerd met goedkeuringsworkflow
• [ ] Documentformulier getest met bijlagen
• [ ] Ingesloten GDPR-aanvraagformulier live

Bijgewerkt op: 19/09/2025