📄 Documentweergave

"Jouw centrale hub voor het creëren, bewerken en beheren van content."
Policies, procedures, assets, risico’s, non-conformiteiten of notulen — allemaal beheerd in dezelfde weergave.

Wanneer je een document opent vanuit eender welke module, verschijnt dit in volledig scherm binnen de Documentweergave. Hier krijg je toegang tot de inhoud, kun je eigenschappen bijwerken, goedkeuringen opvolgen en afhankelijkheden koppelen.

1️⃣ Een document openen

Om de documentweergave te openen, klik je op een document vanuit eender waar in de applicatie.

① Tabbladen in Documentweergave

De documentweergave biedt verschillende tabbladen om je document te beheren en ermee te werken:

• Document – Hoofdweergave van de inhoud.
• Risico – Geschiedenis van risicometingen. Meer info bij risicobeheer.
• KPI – Geschiedenis van KPI-metingen. Meer info bij performancemanagement.
• Planning – Voeg het document toe aan proceschecklists in de Werkbank.
• Herinnering – Configureer eenmalige of terugkerende herinneringen.
• Een optioneel tabblad Documentvragenlijsten kan worden ingeschakeld om evaluaties op documenten bij te houden.

② Bovenbalk-elementen

• Documenttype-icoon – Klik om het documenttype te bewerken.
• Identificatie & Naam – Bewerkbaar via het potloodicoon.
• Maturity Tracker – Optioneel volg je hiermee de maturiteit van documenten (ingeschakeld voor policies, procedures, bewijsstukken).

③ Configuratietabbladen

Toegang tot diepere configuratie via deze tabbladen:

• Revisies – Documentversies, goedkeuringen en reviews.
• Governance – Classificeer als asset, controle of risico en pas verder aan.
• Afhankelijkheden – Bekijk documentlinks en relaties.
• Documenteigenschappen – Categoriseer het document met attributen (bv. Eigenaar, Leverancier, Non-conformiteit,...).
• Gekoppelde documenten – Alle verbonden documenten.
• Gekoppeld als eigenschap – Toont waar dit document elders wordt gerefereerd.
• Taken – Taken die gekoppeld zijn aan dit document, inclusief deadlines en verantwoordelijkheden.

④ Documentinhoud

Twee editoropties zijn beschikbaar:

• Standaardeditor – Eenvoudige teksteditor voor inline schrijven.
• Geavanceerde Editor (OnlyOffice) – Werk rechtstreeks met Word-, Excel-, PowerPoint- en PDF-bestanden.

⑤ Acties in Documentweergave

• Nieuwe versie maken – Voor versiebeheer-documenten.
• Bewerken – Voor niet-versiebeheer-documenten.
• Snelmenu (⋯): Externe contacten informeren. Afhankelijkheden tonen. Goedkeuringsstappen configureren.
• ⚡ Bliksemschicht-icoon – Voeg snel documentgerelateerde taken toe.

⑥ Activiteitentabblad

• Registreert alle activiteiten gelinkt aan het document.
• Voeg opmerkingen toe voor samenwerking.
• Tag gebruikers met @gebruikersnaam om hen te informeren.

2️⃣ Geavanceerde Editor (OnlyOffice)

De Geavanceerde Editor integreert OnlyOffice voor professioneel bewerken:

• Upload en bewerk Word-, Excel-, PowerPoint- en PDF-sjablonen.
• Kies het editortype bij het aanmaken van nieuwe documenten.
• Alle wijzigingen worden bijgehouden met volledig versiebeheer.

3️⃣ Formulierweergave

Als alternatief kun je "Formulierweergaven" maken voor je documenten van verschillende types (of de vooraf geconfigureerde in de tool gebruiken). De Formulierweergave toont eigenschappen en metadata in een logische layout.

Formulierweergave inschakelen

1. Ga naar Workspace-instellingen → Documentformulier.
2. Bekijk bestaande formulieren.
3. Voeg toe of bewerk indien nodig.

Formulierweergave maken/bewerken

1. Sectie toevoegen – Groepeer een set gerelateerde eigenschappen in één sectie.
2. Sectie hernoemen – Dubbelklik op de titel.
3. Drag & Drop – Plaats componenten in secties.
4. Ordenen – Zet componenten in logische volgorde voor je proces.

Eenmaal geconfigureerd zie je snel alle relevante eigenschappen in één gestructureerde weergave.

✅ Samenvatting

• Documentweergave – Klassieke weergave voor documentinhoud en acties.
• Geavanceerde Editor – Professioneel bewerken van Office- & PDF-bestanden.
• Formulierweergave – Gestructureerde, aanpasbare manier om eigenschappen te beheren.

4️⃣ Best Practices

• 📄 Gebruik Standaardeditor voor lichte documenten.
• 🛠 Gebruik Geavanceerde Editor voor Office/PDF-sjablonen met versiebeheer.
• 🗂 Gebruik Formulierweergave voor gestructureerde processen zoals leveranciersreviews.
• 🔄 Gebruik Revisiestabblad om goedkeuringen en audits bij te houden.
• 👥 Werk samen met opmerkingen en @mentions voor verantwoordelijkheid.

🎯 Checklist

• [x] Document geopend in Documentweergave
• [x] Tabbladen bekeken (Risico, KPI, Planning, Herinnering)
• [x] Eigenschappen en afhankelijkheden geconfigureerd
• [ ] Correcte editor gekozen (Standaard of Geavanceerd)
• [ ] Formulierweergave aangepast voor processen
• [ ] Revisies gecontroleerd voor auditvoorbereiding

Bijgewerkt op: 19/09/2025