📑 Documenttypes & Sjablonen

"Standaardiseer je content, vereenvoudig je workflows."
Maak, pas aan en gebruik sjablonen om documenten consistent, gebruiksvriendelijk en audit-ready te houden.

1️⃣ Aan de slag

Als je je eigen documenttypes of sjablonen wilt maken, ga naar:

👉 Werkruimte-instellingen → Documenttypes & Sjablonen (linksonder in het dashboard).

📌 Alle aangepaste types en sjablonen worden hier centraal aangemaakt en beheerd.

2️⃣ Aangepaste documentsjablonen

De meeste documenttypes die Brainframe biedt, bevatten standaardsjablonen.

Je kunt ook je eigen sjablonen maken, die zijn:

• De initiële tekst die verschijnt bij het aanmaken van een nieuw document.
• Volledig versiebeheerd voor audits.

Hoe maak je een sjabloon:

1. Ga naar Werkruimte-instellingen.
2. Selecteer Documentsjablonen.
3. Klik op Toevoegen.

Sjablonen kunnen worden gemaakt met:

• 📝 Standaardeditor (simpele tekst, markdown, variabelen).
• 📊 Geavanceerde editor (OnlyOffice) voor Word/Excel/PowerPoint.

📌 Sjablonen helpen je tijd besparen en consistentie afdwingen binnen teams.

3️⃣ Standaardeditor

De standaardeditor ondersteunt tekst, Markdown en herbruikbare variabelen.

① Opties bij het maken van een sjabloon

1. Sjabloontitel – Naam die verschijnt bij het aanmaken van een document.
2. Instellen als standaardsjabloon – Zet dit sjabloon als standaard voor documenten van dit type.
3. Editortype – Kies Standaard of Geavanceerd.
4. Markdown-schakelaar – Schakel Markdown-opmaak in.
5. Sjablooninhoud – De tekst die documenten vooraf invult.
6. Voorbeeldvenster – Toont Markdown in realtime.
7. Licentie toevoegen – Voeg een licentie toe.

4️⃣ Geavanceerde editor (OnlyOffice)

Gebruik de Geavanceerde editor als je wilt dat sjablonen in hun originele Office-formaten blijven.

Stappen:

1. Upload een bestaand Word-, Excel-, PowerPoint- of PDF-bestand.
2. Selecteer het juiste documenttype.
3. Bewerk de inhoud rechtstreeks in OnlyOffice.

📌 Handig voor juridische, HR- of auditintensieve documenten waar het originele bestandsformaat behouden moet blijven.

5️⃣ Aangepaste documenttypes

Na het maken van sjablonen kun je deze koppelen aan aangepaste documenttypes.

Documenttype aanmaken

1. Ga naar Documenttypes in het linkermenu.
2. Klik op Toevoegen.

1. Identificatie inschakelen – Vereis unieke ID’s met optionele prefixen (bv. R-00x, CAPA-).

2. Naam documenttype – Hoe het verschijnt bij “Document aanmaken.”
3. Beschrijving – Tooltip-ondersteuning.
4. Categorie & icoon – Wijs toe aan Security, Privacy, Quality, enz. en kies een icoon.
5. Eigenschappen – Stel verplichte vs. optionele eigenschappen in.
6. Goedkeuringsstappen – Configureer statisch (geen wijzigingen per status) of dynamisch (wijzigingen toegestaan) en wijs goedkeurders toe.

7. Sjabloon – Prefill met een gekozen sjabloon.
8. Vragenlijst – Koppel Q&A-tracking voor audits.

9. Gekoppelde documenttypes – Stel gerelateerde types voor bij aanmaak.
10. Maturiteit bijhouden – Schakel maturiteitsmeting per document in.

11. Trackingtype – Kies of je wilt volgen op basis van aanmaakdatum of laatste wijzigingsdatum.

6️⃣ Standaardmap configureren voor een documenttype

Om te vermijden dat je documenten één voor één moet toevoegen aan hun map, voorzien we een standaardconfiguratie waarmee alle documenten van een bepaald type automatisch in de juiste map terechtkomen. Dit is vooral nuttig voor documenttypes die altijd in een specifieke map thuishoren (bv. voor correctieve acties, risico’s, incidenten, leveranciers, kwetsbaarheden, ...).

Dit is de header die je ziet bij het aanpassen of aanmaken van een documenttype. Om de standaardmap voor dit type document te definiëren, klik je op de corresponderende knop.

Dit opent het volgende venster:

Selecteer doelmap

• Gebruik de actieve map (standaard: INBOX).
• Of selecteer een bestaande map in de werkruimte.

Gedrag nieuw item

1. Sla alle data op in dezelfde doelmap als document.
2. Maak een submap met de itemnaam.
3. Maak een mapweergave met de itemnaam.

📌 Onze standaarddocumenten hebben deze functie al ingeschakeld en vooraf geconfigureerd, maar je kunt ze lokaal overschrijven voor volledige personalisatie.

7️⃣ Sjablonen toepassen op bestaande documenten

Sjablonen kunnen ook worden toegepast op bestaande documenten:

Tijdens documentaanmaak

Gebruik het ⭐ ster-icoon om een sjabloon toe te passen bij het aanmaken van een nieuw document.

In BEWERK-modus

Pas een sjabloon toe tijdens het bewerken van een bestaand document.

Wanneer je een sjabloon toepast, zie je:

1. Bronwerkruimte
2. Sjabloonnaam
3. Zoekbalk
4. Voorbeeld van het sjabloon
5. Formaat-indicator (Standaard, Markdown, Word, Excel, PowerPoint)
6. AI-ondersteunde bewerkingsoptie
7. Licentiedetails (toegepast op alle documenten gemaakt vanuit dit sjabloon)
8. Pas je configuraties toe

8️⃣ Best Practices

• 📝 Gebruik Standaardeditor voor tekstgebaseerde sjablonen met variabelen en nieuwe documenten die je aanmaakt.
• 📊 Gebruik Geavanceerde editor wanneer originele Office-formaten behouden moeten blijven.
• 🚨 Configureer goedkeuringen voor volledige audit-compliance.
• 💡 Herzie sjablonen elk kwartaal om ze in lijn te houden met je policies.

🎯 Checklist

• [x] Aangepast sjabloon gemaakt
• [x] Standaard- of geavanceerde editor gekozen
• [ ] Nieuw documenttype geconfigureerd
• [ ] Goedkeuringsstappen toegewezen
• [ ] Sjablonen toegepast op bestaande documenten

Bijgewerkt op: 19/09/2025