📢 Documentdistributie

"Breng de juiste documenten bij de juiste mensen."
Verspreid goedgekeurde policies, procedures en kritieke informatie veilig — intern en extern.

1️⃣ Waarom Distributies gebruiken?

Het hoofddoel van deze module is om de verspreiding van essentiële documenten te stroomlijnen binnen je organisatie en naar externe partners zoals consultants en auditors.

Door distributies te gebruiken zorg je ervoor dat:

1. Iedereen toegang heeft tot de laatste versies.
2. Je een overzicht hebt van wie de documenten heeft gelezen.
3. Je uren werk bespaart omdat je tijdens een audit niet achter documenten hoeft aan te gaan.

2️⃣ Wat is een Distributie?

Een distributie is een samengestelde set documenten die een gemeenschappelijk doel dienen, zoals:

• Policies
• Procedures
• Inwerkmateriaal
• Security & Privacy-training
• Juridische klantdocumenten

💡 Distributies helpen informatie te centraliseren en bewijs van kennisname af te dwingen.

3️⃣ Stappen om een Distributie te maken

① Distributie toevoegen

• Open het Distributiemenu.
• Klik op Distributie toevoegen.

1. Titel – geef je distributie een naam (bv. Policies).
2. Bewijs – schakel lees-/goedkeuringsregistratie in.
3. Aangepaste tekst – voeg een aangepast bericht toe dat naar de ontvangers wordt gestuurd.
4. Wachtwoordbeveiliging – standaard kan een distributie eenvoudig worden geopend via de verstrekte link. Voor gevoelige distributies (bv. bewijsverzameling voor auditors) kun je de link beveiligen met een wachtwoord en dat wachtwoord via een ander kanaal delen (bv. sms).

② Categorieën

Definieer op het volgende scherm categorieën om documenten te groeperen.

1. Meerdere categorieën mogelijk.
2. Categorieën kunnen worden verwijderd (documenten worden ontkoppeld, niet verwijderd).
3. Nieuwe categorieën kunnen op elk moment worden toegevoegd.

③ Ontvangers

Definieer vervolgens de ontvangers vanuit je externe contacten.

Je kunt toewijzen:

1. Individuele contacten.
2. Meerdere contacten tegelijk op basis van tags (bv. Marketing, Development,...).
3. Contacten uitsluiten op basis van tags.

4️⃣ Documenten Toewijzen

Je kunt elk document uit je workspace toewijzen, waaronder:

• Word-, Excel-, PowerPoint-bestanden
• PDF’s
• YouTube/video-opnames

Stappen om toe te wijzen:

1. Klik op de drie puntjes naast een document.
2. Selecteer Toevoegen aan distributie.
3. Kies de doel-distributie en categorie.

5️⃣ Overzicht van een Distributie

Wanneer je een bestaande en geconfigureerde distributie opent, zie je:

1. Distributienaam & selector – snel wisselen tussen distributies.
2. Link kopiëren – kopieer de URL van de distributie om intern of extern te delen.
3. Voorbeeld – bekijk wat de ontvangers zullen zien.
4. Beheer & Notify Contacts – volg kennisnames op als deze zijn ingeschakeld. Zie meer info hieronder.
5. Acties:

• Distributie bewerken
• Distributie verwijderen (tracking verwijderd, documenten ontkoppeld maar niet verwijderd)
• Bijlagen downloaden (niet-printbare bestanden zoals Word, Excel, Zip,...)
• Downloaden als één geïndexeerd document (handig om te delen met auditors).

6. Documentlijst – herordenen via drag & drop.
7. Versiebeheer – verouderde versies worden rood weergegeven. Je kunt ervoor kiezen je contacten een oudere versie te tonen terwijl je aan een nieuwe werkt.
8. Acceptatie % – toont hoeveel mensen het document hebben erkend. Door op de %-knop te klikken zie je precies wie dit wel en niet heeft gedaan.
9. Documenten bewerken/verwijderen – de bewerkknop opent het document in de originele map, zodat je het kunt aanpassen. De verwijderknop ontkoppelt het document van de huidige distributie zonder het te verwijderen.

6️⃣ Beheer & Notify Contacts

Om externe contacten uit te nodigen:

1. Klik op Beheer & Notify contacts (stap 4 hierboven).
2. Vanaf hier kun je:

• Acceptatievoortgang per contact volgen.
• Snel nieuwe contacten toevoegen.
• Uitnodigingen per e-mail versturen.

Belangrijke acties

1. Lijst niet-toegewezen contacten – overzicht van contacten die momenteel NIET in de distributie zitten. Voeg ze toe met de "Toevoegen"-knop.
2. Lijst toegewezen contacten – volg kennisnames en percentages per gebruiker, en selecteer contacten om een melding te sturen via het selectievakje.
3. Laatste activiteitsdatum – toont de meest recente “gemarkeerd als gelezen”.
4. Markeer als gelezen (admin) – als je documenten via een ander systeem verspreidt maar de voltooiing toch in Brainframe wilt bijhouden voor audits, kan een administrator een document handmatig als gelezen markeren namens een medewerker.
5. Stuur melding – nodig alle geselecteerde contacten uit om de distributie te bekijken.

De e-mail bevat:

• Distributienaam (bv. CISOMatic)
• De branding/logo van je organisatie (geconfigureerd in Custom Branding)
• Een directe toegangslink

📌 Externe contacten hoeven niet in te loggen — de link in de e-mail geeft directe toegang.

7️⃣ Best Practices

• 📌 Groepeer documenten altijd per categorie voor duidelijkheid.
• 💡 Gebruik bewijsregistratie om te voldoen aan auditvereisten.
• 🔐 Pas wachtwoordbeveiliging toe voor gevoelige externe distributies.
• 🔍 Controleer regelmatig de acceptatie % om gaten in kennisname te ontdekken.
• 📂 Gebruik de download PDF-optie voor auditors of snelle zoekopdrachten.

🎯 Checklist

• [x] Distributie aangemaakt
• [x] Categorieën gedefinieerd
• [x] Ontvangers toegewezen
• [ ] Documenten toegevoegd en gegroepeerd
• [ ] Meldingen verstuurd
• [ ] Acceptatie gevolgd via dashboard

Bijgewerkt op: 19/09/2025