📤 Documentuploadverzoeken

"Stop met achter bewijs aan te jagen — laat het naar je toekomen."
Vraag eenvoudig compliance-bewijs op, volg het op en sla het direct op de juiste plek op.

1️⃣ Waarom Uploadverzoeken gebruiken?

Het verzamelen van compliance-bewijs voor audits betekent vaak dat je collega’s of leveranciers moet najagen via e-mails, telefoontjes en chattools.

📌 Brainframe vereenvoudigt dit door je toe te laten om documentuploadverzoeken rechtstreeks vanuit de doelmap te versturen:

• Verzoeken kunnen worden verstuurd naar iedereen met een e-mailadres.
• Uploads worden automatisch in de juiste map opgeslagen.
• Je ontvangt meldingen wanneer uploads voltooid zijn of wanneer opvolging nodig is.

2️⃣ Een Uploadverzoek aanmaken

Selecteer vanuit de gewenste map Verzoek tot upload van bestand.

Vul het formulier in:

1. Naam van de ontvanger
2. E-mailadres van de uploader – Adres waar het verzoek naartoe wordt gestuurd.
3. Beschrijving – Instructies die worden opgenomen in de uitnodiging (bv. “Gelieve de ondertekende NDA te uploaden”).
4. Terugkerende herinnering – Inschakelen indien bewijs periodiek nodig is, met configureerbare frequentie.
5. Bijlage toevoegen (optioneel) – Voeg een ondersteunend bestand toe (bv. een in te vullen sjabloon).

3️⃣ Bewijstracking van verzoeken

Bij aanmaak genereert Brainframe automatisch een Uploadverzoekdocument in dezelfde map, zodat je je verzoeken kunt opvolgen.

1. Het uploadverzoek zelf.
2. Bijlagen worden opgeslagen en gelinkt aan het verzoek.
3. Metadata-informatie van het verzoek.
4. Link die je opnieuw kunt kopiëren en naar een ander contact buiten Brainframe kunt sturen indien nodig.
5. Opmerkingen & Activiteit registreert wie werd geïnformeerd en wanneer. Bij terugkerende verzoeken wordt hier alle individuele activiteit bijgehouden.

4️⃣ Verzoekmail & Uploadpagina

Ontvangers krijgen een e-mail met:

• Jouw beschrijving.
• Eventuele bijgevoegde bestanden.
• Een beveiligde uploadlink.

Wanneer erop geklikt wordt, opent de link een beveiligde uploadpagina waar bestanden kunnen worden neergezet of geselecteerd.

5️⃣ Bevestiging van Upload

Zodra de upload voltooid is:

• Ontvangen zowel de aanvrager als de uploader een bevestigingsmail.
• Een link naar het geüploade bestand is inbegrepen.
• Het Uploadverzoekdocument wordt automatisch gelinkt aan het bewijs in dezelfde map.

6️⃣ Best Practices

• 📌 Gebruik terugkerende verzoeken voor periodiek bewijs (bv. kwartaalreviews van toegangsrechten).
• 💡 Voeg altijd een duidelijke beschrijving toe om heen-en-weer communicatie te beperken.
• 🔍 Gebruik Opmerkingen & Activiteit om te bewijzen wie wanneer bewijs heeft geleverd.
• ✅ Archiveer voltooide verzoeken om je mappen overzichtelijk te houden.

🎯 Checklist

• [x] Uploadverzoek aangemaakt vanuit map
• [x] Contact ontving e-mailuitnodiging
• [x] Bewijs geüpload en gelinkt
• [ ] Terugkerende herinnering ingeschakeld indien nodig
• [ ] Verzoek gearchiveerd na voltooiing

Bijgewerkt op: 19/09/2025